Od października 2018 roku przedsiębiorcy są zobowiązani do sporządzania oraz przesyłania sprawozdań finansowych, zarówno jednostkowych jak i skonsolidowanych, w formie elektronicznej do właściwych urzędów. Struktura oraz format tych dokumentów zostały określone i udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Powyższy obowiązek dotyczy jednostek wpisanych do KRS oraz podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe. Nowe regulacje wiążą się z koniecznością dostosowania się przez firmy do zmian, między innymi w obszarze wykorzystywanych systemów ERP.

Odpowiednio dostosowany do zmian prawnych system ERP jest w stanie kompleksowo wesprzeć proces przygotowania oraz wysyłki e-Sprawozdania finansowego – według struktur wymaganych ustawą o rachunkowości oraz zgodnie z wymaganych przepisami dotyczącymi e-Sprawozdań w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego. Ww. proces powinien składać się z następujących etapów:

• Przygotowanie danych, na podstawie których będą sporządzane sprawozdania. Etap ten obejmuje zamknięcie ksiąg rachunkowych, w tym: weryfikację dokumentów, wycenę aktywów i pasywów, utworzenie rezerw, ustalenie wyniku finansowego oraz inwentaryzację.
• Przygotowanie e-Sprawozdania finansowego składającego się z bilansu, rachunku wyników, zestawienia zmian w kapitale, czy też rachunku przepływów pieniężnych.
• Przygotowanie danych uzupełniających i not objaśniających.
• Przygotowanie struktury logicznej dla e-Sprawozdania: wybór paczki sprawozdań oraz dostosowanie szczegółowości pozycji sprawozdań do indywidualnych potrzeb jednostki poprzez zdefiniowanie tzw. pozycji użytkownika.
• Przygotowanie e-Sprawozdania w module JPK: wybranie odpowiedniej struktury logicznej, wypełnienie wprowadzenia do sprawozdania finansowego, wypełnienie danych dla sprawozdań tabelarycznych, dodanie not objaśniających.
• Weryfikacja danych prezentowanych w e-Sprawozdaniu.
• Wygenerowanie pliku xml, złożenie podpisów, zapisanie pliku xml, a następnie wysłanie go poprzez portal KRS lub KAS.
• Pobranie UPO.

Funkcja e-Sprawozdań w systemie Softlab ERP by Asseco

System Softlab ERP by Asseco wspiera tworzenie, weryfikację, podpisywanie, wysyłkę oraz archiwizowanie elektronicznych sprawozdań finansowych. Program obsługuje wszystkie opublikowane przez Ministerstwo Finansów struktury e-Sprawozdań, zarówno w złotych jak i tysiącach, co daje możliwość tworzenia różnych dokumentów dla spółek, biur rachunkowych, grup kapitałowych, itp. Rozwiązanie pozwala także dostosować e-Sprawozdanie do wymagań danej jednostki poprzez dodawanie pozycji uszczegóławiających na każdym poziomie sprawozdania. Funkcja e-Sprawozdań jest dostępna w ramach modułu JPK.
Możliwość przypisania do kontrahentów atrybutów określających rodzaj i stopień powiązania ułatwia użytkownikom Softlab ERP by Asseco sporządzenie zarówno skonsolidowanego e-Sprawozdania, jak również sprawozdań jednostkowych np. podział należności ze względu na powiązanie i zaangażowanie w kapitale.

Współpraca z modułem finansowo-księgowym

Rozwiązanie JPK Softlab ERP by Asseco współpracuje z modułem finansowo-księgowym (FK), w którym można zdefiniować e-Sprawozdanie, dostosowując je do potrzeb jednostki i zakładowego planu kont, a następnie automatycznie napełnić danymi w złotych lub tysiącach za każdy okres sprawozdawczy. Ewidencja prowadzona w module FK pozwala automatycznie sporządzić raport będący wymaganym elementem e-Sprawozdania, dotyczący podatku dochodowego oraz trwałych i przejściowych różnic pomiędzy wartościami bilansowymi oraz podatkowymi w podziale na źródła z zysków kapitałowych i pozostałych.
Moduł JPK pobiera ponadto dane z modułu finansowo-księgowego, a także pozwala przygotować sprawozdanie poza systemem i zaimportować je do modułu JPK w postaci pliku xls. Dane umieszczane we wprowadzeniu do sprawozdania są pobierane z kartoteki kontrahentów oraz innych słowników – nie trzeba ich wprowadzać za każdym razem od nowa, np. polityki rachunkowości.

Wprowadzanie, weryfikacja i zatwierdzanie

Softlab ERP by Asseco umożliwia ręczne wprowadzanie danych i wielokrotne modyfikowanie zawartości e-Sprawozdania. Program udostępnia również funkcje weryfikujące dane – zarówno ich zgodność z wymaganą przez Ministerstwo Finansów strukturą, jak też ich poprawność logiczną.
System udostępnia ponadto podgląd e-Sprawozdania w czytelnej postaci, co ułatwia zapoznanie się z treścią i zatwierdzenie dokumentu przez osoby akceptujące (np. biegły rewident, członkowie zarządu, itp.).

Podpis i wysyłka

System Softlab ERP by Asseco umożliwia złożenie elektronicznego podpisu pod e-Sprawozdaniem przez wiele osób. Rozwiązania pozwala następnie zapisać wygenerowany plik xml na dysku, skąd można go pobrać i umieścić na portalu e-KRS. Możliwa jest też automatyczna wysyłka pliku xml na portal KAS (webservice).

Archiwum e-Sprawozdań

Przygotowane za pomocą systemu Softlab ERP by Asseco e-Sprawozdania są archiwizowane, co więcej – można przechowywać ich wiele wersji. Pozwala to na łatwy dostęp do e-Sprawozdań, także tych dokumentów z poprzednich lat.

Plany rozwoju

W niedługim czasie system Softlab ERP by Asseco zostanie wzbogacony o dodatkowe funkcjonalności w obszarze e-Sprawozdań, takie jak:

• możliwość zarchiwizowania dokumentów związanych ze sprawozdaniem za dany rok m.in. uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności czy sprawozdania z badania biegłego rewidenta,
• importowania podpisanych poza systemem sprawozdań i innych dokumentów.