W związku z przepisami przejściowymi ustawy zmieniającej zasady wystawiania zaświadczeń o niezdolności do pracy do końca czerwca 2018 roku obowiązuje okres, w którym ubezpieczeni, płatnicy oraz lekarze mogą posługiwać się zamiennie drukami ZUS ZLA, elektronicznymi zaświadczeniami e-ZLA oraz wydrukami systemowymi zaświadczeń elektronicznych e-ZLA.

Z upływem czerwca 2018 roku ustaje jednak możliwość wystawiania przez lekarzy oraz przyjmowania przez pracodawców – płatników składek na ubezpieczenia społeczne pracowników – druków ZUS ZLA w tradycyjnej formie papierowej na formularzu (zielony formularz).

Od 1 lipca w obrocie będą funkcjonować elektroniczne zaświadczenia o niezdolności do świadczenia pracy, bądź wyjątkowo ich drukowana forma opatrzona podpisem i pieczęcią lekarza.

Z dniem 1 lipca 2018 roku pracodawcy jak dotychczas będą informowani o niezdolności do pracy pracownika poprzez informację dostępną w ramach Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS – informacja pojawi się w PUE na skutek wpisu umieszczonego przez upoważnionego lekarza. Alternatywnie, jeśli pracodawca jako płatnik nie jest zarejestrowany na PUE, otrzyma od ubezpieczonego pracownika wydruk zaświadczenia elektronicznego e-ZLA. Inna możliwość nie będzie już niedostępna.

Pracodawca niezarejestrowany w PUE ZUS ma obowiązek informować nowoprzyjętego pracownika (w terminie 7 dni od daty zatrudniania) o konieczności pozyskiwania od lekarza wydruku systemowego zaświadczenia e-ZLA dla celów dokumentowania tytułu do świadczeń na wypadek niezdolności do pracy. Gdy pracodawca zarejestruje się na platformie PUE ZUS ma obowiązek w tym samym terminie, od daty własnej rejestracji, poinformować pracownika o ustaniu konieczności pozyskiwania wydruków zaświadczeń elektronicznych.

W ujęciu praktycznym

Dostęp do PUE dla osoby fizycznej

W tym miejscu warto wskazać, że profil płatnika składek na ubezpieczenia społeczne na platformie PUE ZUS zakładany jest dla osoby fizycznej. Także wieloosobowe przedsiębiorstwa, poprzez osoby nimi zarządzające, otrzymują dostęp dla osoby fizycznej do PUE i udzielą pełnomocnictw na zasadach ogólnych (ogólne zasady reprezentacji osób fizycznych w Kodeksie cywilnym ) osobom prowadzącym dział kadrowy, bądź przedstawicielom firm zewnętrznych świadczących usługi kadrowe.

Kilku pracodawców

Jeśli dana osoba jest zatrudniona przez kilku pracodawców (np. zatrudnienie pracownika prowadzi każda ze spółek z grupy), pracownik powinien dostarczyć każdemu z niezarejestrowanych pracodawców wydruk e-ZLA. Jeśli każdy z pracodawców jest zarejestrowany na PUE ZUS zawiadomienie o tytule do świadczenia wpłynie automatycznie do każdego z podmiotów zatrudniających i będzie dostępne poprzez platformę usług elektronicznych.

Informacja o zaświadczeniu mailem

Przepisy nie przewidują innej możliwości przekazania niezarejestrowanemu na PUE pracodawcy (płatnikowi) zaświadczenia o niezdolności do pracy, jak forma wydruku opatrzonego pieczęcią i podpisem lekarza. Stąd nie ma możliwości wysyłania przez pracownika obrazu otrzymanego wydruku np. emailem. Taki dokument nie stanowi podstawy dokonywania rozliczeń z ZUS.

Podstawa do rozliczeń z pracownikiem i ZUS

Pomimo możliwości dokonywania eksportów danych o zaświadczeniach z Platformy Usług Elektronicznych ZUS tylko forma elektroniczna danych będzie podstawą rozliczeń w systemie ubezpieczeń społecznych. Jeśli pracodawca korzysta z usług kadrowych firmy zewnętrznej, powinien udzielić jej indywidualny dostęp do PUE, wskazując osobę fizyczną u dostawcy odpowiedzialną za dostęp do danych oraz nadzór nad nimi. Prowadzenie eksportów danych z PUE lub wykonywanie wydruków nie jest konieczne, a czasami może skutkować błędami przetwarzanych danych.

Oczywiście jedna osoba fizyczna może być upoważniona przez wielu niezależnych płatników celem prowadzenia ich rozliczeń.

Pracownicy wykonujący pracę za granicą

Jeśli zatrudniamy pracowników, którzy za granicą podlegają ubezpieczeniu społecznemu, powinniśmy ich pouczyć o konieczności pozyskania podpisanego i opieczętowanego wydruku zaświadczenia e-ZLA celem przedstawienia zagranicznemu płatnikowi składek – powyższe w sytuacji, jeśli w Polsce pracownik wykona badania lekarskie.

Wydruk prywatny z sytemu elektronicznego może zostać nieuznany przez zagraniczną instytucję zarządzającą ubezpieczeniami społecznymi.

Podstawa prawna:
Art. 23 ust. 1 i inne Ustawy z dnia 15 maja 2015 r.o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw
Art. 55 ust.1, art. 55a ust. 6 i inne Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa