PIP sprawdza pracę zdalną – 60% kontroli z nieprawidłowościami

W 2023 r. Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadziła wśród pracodawców 248 kontroli dotyczących wdrożenia pracy zdalnej. W przypadku większości z nich – bo aż 60% – kontrolerzy stwierdzili nieprawidłowości, ujawnili także 7 wykroczeń. I chociaż tym razem nie nakładali kar finansowych, to w przyszłości może się to zmienić – wynika z raportu Grant Thornton „Praca zdalna pod lupą”.

Praca zdalna to także obowiązki pracodawcy, które sprawdzi PIP

Przepisy o pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 r. Tym samym praca zdalna stała się w polskim systemie prawnym rozwiązaniem stałym, a nie jedynie tymczasowym – stosowanym w warunkach nadzwyczajnych, spowodowanych epidemią COVID-19.

Wspomniana nowelizacja Kodeksu pracy dała możliwość stosowania trzech rodzajów pracy zdalnej:

• „właściwej”/„systemowej” pracy zdalnej wykonywanej całkowicie lub częściowo poza zakładem pracy z miejsca uzgodnionego z pracodawcą,
• pracy zdalnej na jednostronne polecenie pracodawcy, wykonywanej na czas określony z przyczyn obiektywnych, losowych i niezależnych od pracodawcy,
• a także okazjonalnej pracy zdalnej w maksymalnym wymiarze do 24 dni w roku wyłącznie na wniosek pracownika.

Rodzaj pracy zdalnej przesądza o konieczności przygotowania i wprowadzenia w firmie odpowiednich dokumentów. Pracodawca musi także ponieść szereg kosztów związanych z jej wykonywaniem oraz zapewnić pracownikowi niezbędne do wykonywania pracy zdalnej szkolenia i pomoc techniczną. Prawidłowe wywiązanie się z powyższych obowiązków ma prawo sprawdzić Państwowa Inspekcja Pracy.

Jakie uprawnienia ma PIP w zakresie kontroli pracy zdalnej?

Do zakresu kompetencji Państwowej Inspekcji Pracy należy między innymi nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy. W trakcie przeprowadzanych kontroli PIP ma prawo zweryfikować zarówno przepisy wewnątrzzakładowe, jak i dokumentację związaną z pracą zdalną. Dodatkowo, inspektorzy mogą ocenić, czy pracodawca spełnia niezbędne obowiązki informacyjne wobec pracowników.

Należy jednak zaznaczyć, że inspektorzy PIP nie mają kompetencji do oceny uzasadnienia odmowy pracy w trybie zdalnym, chyba że wynika to z przyczyn formalnych, takich jak np. brak uwzględnienia wniosków pracowników w szczególnych sytuacjach. Ponadto, PIP nie posiada uprawnień do przeprowadzania kontroli warunków pracy zdalnej w miejscu zamieszkania pracowników.

W trakcie kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy, pracodawcy są zobowiązani przedstawić przede wszystkim dokumentację związaną z uzgodnieniem pracy zdalnej, czyli:

• odpowiedni dokument określający zasady wykonywania pracy zdalnej – np. regulamin pracy zdalnej albo porozumienie (zbiorowe lub indywidualne);
• dodatkowe dokumenty wymagane przez Kodeks pracy (np. w zakresie BHP oraz bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym ochrony danych osobowych);
• stosowne oświadczenia pracowników wykonujących pracę zdalną.

Kontrole pracy zdalnej w 2023 r.- wyniki

Z danych przekazanych na wniosek Grant Thornton przez Departament Planowania, Analiz i Statystyki w Głównym Inspektoracie Pracy z datą 29 grudnia 2023 r., wynika, że od wprowadzenia pracy zdalnej dnia 7 kwietnia 2023 r. do końca 2023 r., inspektorzy Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzili 248 kontroli w celu oceny właściwego wdrożenia pracy zdalnej przez pracodawców. W przypadku 149 kontroli (60%) zauważono nieprawidłowości w zakresie implementacji przepisów dotyczących pracy zdalnej w firmach. Brak odstępstw od przepisów odnotowano natomiast w 99 przypadkach kontroli (40%).

W trakcie kontroli PIP najwięcej nieprawidłowości stwierdzano w następujących obszarach:

Wśród stwierdzonych nieprawidłowości znalazło się jedynie 7 wykroczeń, jednak w stosunku do podmiotów, u których stwierdzono wykroczenia, zastosowano wyłącznie środki oddziaływania wychowawczego i nie nakładano kar grzywien.

Jak wprowadzić pracę zdalną w firmie?

Formalności związane z wprowadzeniem pracy zdalnej sprawiają przedsiębiorcom trochę trudności. Na szczęście z Merit ERP bez problemu można przekazać pracownikom wymagane dokumenty i odebrać od nich niezbędne oświadczenia. Zobacz, jakie to proste.