Elektroniczne faktury w KSeF mają odpowiednią strukturę, w której jest miejsce na NIP. Jeżeli dostawca wystawi dla Twojej firmy fakturę w KSeF (NIP Twojej firmy pojawi się w sekcji nabywcy, odbiorcy bądź płatnika e-Faktury*), to nasz system pobierze ją z KSeF. Jak często powinniśmy sprawdzać, czy mamy do odbioru fakturę? Nie wdając się w szczegóły techniczne można powiedzieć, że system robi to cały czas od momentu, w którym zdecydujesz się korzystać z usługi Businesslink.
*Dla ścisłości należy dodać, że nie tylko nabywca, płatnik i odbiorca otrzymają fakturę, ale te szczegóły omówimy innym razem.
Businesslink na bieżąco komunikuje się z KSeF i sprawdza, czy są do odbioru faktury od Twoich dostawców. Jeśli tak, to faktura jest przekazywana do specjalnego bufora w systemie ERP i czeka na kolejny krok w procesie. Od kiedy KSeF będzie obligatoryjny, data otrzymania faktury przez nabywcę będzie równa dacie nadania fakturze numeru przez KSeF.
Faktura w KSeF – data wystawienia i otrzymania
Faktura odebrana – i co dalej?
Mamy kilka propozycji i zachęcamy do przeanalizowania możliwości wspólnie z naszymi konsultantami. Najprościej jest uruchomić elektroniczny obieg faktur zakupu. Dostępne są również inne ścieżki.
Elektroniczny obieg faktur zakupu
Elektroniczny obieg faktur zakupu – z KSeFem to najprostszy sposób odbioru!
E-faktury nie trzeba rejestrować, skanować ani odczytywać OCRem. Elektroniczna wersja dokumentu trafia od razu do systemu ERP i tu jest automatycznie rejestrowana. Pomaga w tym nasz asystent Genius , wykorzystujący sztuczną inteligencję. Inteligentny asystent działa w tle i może podpowiadać typ faktury, ścieżka akceptacji lub nawet wskazywać osoby akceptujące fakturę merytorycznie.
Następnie uprawniony użytkownik sprawdza podpowiedzi Geniusa, ewentualnie uzupełnia osoby akceptujące i dokument rusza w dalszą drogę. Cały proces obiegu dokumentu kończy się dekretacją faktury w Finansach bądź wczytaniem jej do Logistyki.
Na co zwrócić uwagę w trakcie przygotowań do konfiguracji systemu:
- Szczególne przypadki dotyczące ścieżek akceptacji i reguł podpowiadania osób opisujących i akceptujących dokumenty.
- Sposób obsługi podziałów controllingowych, które są wprowadzane jako merytoryczny opis faktury. Na ich podstawie można automatycznie tworzyć dekrety.
- Opisy księgowe, cechy dokumentu księgowego, które zostaną wykorzystane w dalszej części procesu.
- Powiązanie faktury z innymi dokumentami, np. zapotrzebowaniami, załącznikami dostarczanymi przez dostawców lub pracowników niezależnie od KSeF.
Bezpośrednia rejestracja dokumentu księgowego
Dla kontrahentów Genius może automatycznie ustalić rejestr księgowy, rodzaj dokumentu, rejestr VAT, grupę VAT. Jeżeli w systemie ERP nie będzie wystarczających danych do działania Geniusa, to program poczeka na wskazówki od użytkownika. Następnie, już w module Finanse nastąpi dekretacja i akceptacja dokumentu.
W systemie Macrologic ERP
Ułatwienia procesu przekazania e-Faktury do modułu Logistyka
- Przypisanie pobranej faktury do konkretnego typu dokumentu.
- Powiązanie faktury z wybranym stanowiskiem zakupu na podstawie wybranych parametrów pracy.
- „Tłumaczenie” artykułów z faktury dostawcy na nasze pozycje magazynowe.
- Weryfikacja i akceptacja dokumentów.
W systemie Softlab ERP
Ułatwienia procesu przekazania e-Faktury do modułu Logistyka
- Przypisanie pobranej faktury do wybranego rodzaju dowodu i magazynu.
Powiązanie faktury z wybranym dokumentem przyjęcia (PZ) lub korekty z dokumentem korygowanym. - Powiązanie faktury odebranej z KSeF z zamówieniem do dostawcy, zapotrzebowaniem.
- Automatyzacja i wspomaganie przypisania artykułów z faktury dostawcy na nasze pozycje magazynowe.
- Kopiowanie opisów i danych dodatkowych z wcześniej przygotowanych dokumentów .
- Kopiowanie wymiarów kontrolingowych ze wskazanego dokumentu.
Poważne wyzwanie?
Systemy ERP Asseco Business Solutions są przygotowane do współpracy z KSeF. Pamiętamy, że nasze programy są przeznaczone dla Państwa. Dlatego na bieżąco wprowadzamy dodatkowe elementy, które mogą ułatwić pracę użytkownikom. Dbamy o zgodność naszych systemów z przepisami polskiego prawa. Stale monitorujemy zmiany, jakie pojawiają się w nowych ustawach i rozporządzeniach.
Ale to tylko jedna strona wdrożenia e-Faktur. Druga – nieraz trudniejsza i bardziej czasochłonna – to opracowanie procesów w konkretnej organizacji. Możemy to zrobić tylko ściśle współpracując z Państwem.
Potrzebne są ustalenia
Czy będzie można utrzymać dotychczasowy podział obowiązków?
Czy zachowamy kolejność operacji?
Czy potrzebne zmiany będą niewielkie, czy gruntowne?
Jak zgrać nowy model z pracą w programie ERP?
Jak wykorzystać automatyzację aby maksymalnie ograniczy pracochłonność i koszty obsługi dokumentów?
I najważniejsze – ile czasu zajmie nam zaplanowanie i wprowadzenie zmian?
