Współpraca pomiędzy sieciami handlowymi oraz ich partnerami biznesowymi coraz częściej opiera się o długoterminowe umowy, które dokładnie określają obowiązki każdej ze stron. Decydując się na zakontraktowaną współpracę z dystrybutorami i producentami, sieci detaliczne mogą uzyskać wymierne korzyści w postaci dodatkowych benefitów. W tym przypadku kluczowe jest jednak sprawne rozliczenie kontraktu i poprawne wyliczenie rabatów za dany okres. Obecnie stanowi to prawdziwe wyzwanie, biorąc pod uwagę fakt, że powyższa współpraca dotyczy dziesiątek, a nawet setek współpracujących z siecią partnerów biznesowych. Takie przedsięwzięcie zajmuje zbyt wiele czasu, angażuje zbyt wiele osób do żmudnej pracy i jest realizowane zbyt rzadko.
Jednym z elementów zapisów kontraktowych bardzo często są parametry dotyczące dodatkowych bonusów przysługujących sieciom oraz ich sklepom za realizację konkretnych działań oraz osiągnięcie określonych wyników sprzedaży. Zasady wynagradzania sieci zależą od wielu różnych czynników, takich jak np. poziom obrotu, okres sprzedaży, typy sklepów, kategorie produktów, indywidualne warunki u dystrybutorów itp.
Obecne problemy i ograniczenia w kontroli i rozliczaniu kontraktów
Istotnym problemem, z którym borykają się detaliści, jest zbyt mała efektywność realizacji rozliczeń z powodu braku automatycznego przepływu danych na linii sieć-dystrybutorzy-producent. Detaliści bardzo często analizują pliki pozyskane od wielu partnerów handlowych w sposób tradycyjny (ręcznie), już po zamknięciu okresu rozliczeniowego, np. kwartału. Następnie odbywa się walka z czasem, aby je zestandaryzować, zsumować, sprawdzić itd.
Największym ograniczeniem biznesowym dla procesu rozliczeń jest brak dostępu dla sieci i jej punktów sprzedaży do informacji o aktualnych poziomach realizacji kontraktu – w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Z tego powodu sieć nie może odpowiednio reagować na zaistniałe trudności i stosować działania naprawcze, nie ma już także możliwości wykorzystania pojawiających się szans sprzedażowych.
Czas na zmiany: automatyzacja współpracy
Rozwiązaniem powyższych problemów jest automatyzowanie procesu rozliczeń, zarówno tych stałych, jak i akcyjnych.
Aby to osiągnąć konieczne jest:
- zautomatyzowanie przepływu niezbędnych danych (na linii detalista-dystrybutorzy -producent),
- przeniesienie go do jednego środowiska (dostępnego dla wszystkich uczestników),
- wykorzystanie rozwiązania, które na bazie pozyskanych, oczyszczonych i znormalizowanych danych oraz zdefiniowanych parametrów wynikających z zawartych kontraktów, wyliczy benefity według zdefiniowanych reguł.
Warto też podkreślić, że posiadając już takie rozwiązanie i pozyskane dane, można je analizować również w innych obszarach (nie tylko kontraktowych) w celu budowania warunków do rozwoju sieci handlowej.
Za zarządzanie ww. środowiskiem powinien odpowiadać jeden dostawca, który dba o wymianę danych, ich jakość, poprawność, komunikację oraz generowanie z nich wartościowych informacji, tzw. insightów (jak np. Asseco Business Solutions za pomocą platformy wymiany danych pomiędzy partnerami handlowymi).
Dostęp do rozliczeń każdego dnia
Zgromadzenie w jednym środowisku wszystkich partnerów objętych zakontraktowaną współpracą oraz wykorzystanie w tym procesie jednego spójnego rozwiązania to gwarancja dostępu do gotowych rozliczeń. Zarówno na poziomie centrali sieci, jak i poszczególnych sklepów, według ustalonych warunków handlowych – na bieżąco, każdego dnia, w trakcie obowiązującego okresu rozliczeniowego.
W rezultacie detalista otrzymuje codzienną porcję gotowych, dobrej jakości oraz przetworzonych na jego potrzeby danych na temat rozliczeń i przysługujących mu benefitów, a także kondycji jego biznesu.Bieżące wyliczanie wartości rabatu
Rozliczanie warunków rabatowych (ustalonych pomiędzy siecią a producentami) opiera się o aktualne i faktyczne dane o zakupach u dystrybutorów. Wszystkie zainteresowane strony otrzymują bieżące informacje o wartościach rabatu (do poziomu sklepu/producenta/dystrybutora/produktów danego producenta) oraz o poziomie realizacji warunków dodatkowych związanych z rabatem (np. standardzie ekspozycyjnym w danym sklepie).
Korzyści biznesowe
Dzięki automatyzacji procesu rozliczeń, sieć handlowa jest w stanie:
- Aktywnie działać w celu realizacji kontraktu w czasie jego trwania, zamiast czekać na wynik post factum
- Zdecydowanie obniżyć koszty obsługi procesu
- Ograniczyć liczbę błędów w rozliczeniach i iteracji angażujących pracowników wynikających z ich naprawy
- Zarobić więcej – skuteczniej realizując cele wynikające z umów i wpływając (poprzez działania biznesowe) na ich poziom realizacji.
