Wszystko, co musisz wiedzieć przed wdrożeniem ERP w firmie – Dobry Podcast o Biznesie #10

W odcinku dziesiątym Dobrego Podcastu o Biznesie rozmawiamy z Krzysztofem Romaniukiem, założycielem firmy BiznesSoft.pl, wieloletnim współpracownikiem Asseco Business Solutions, oraz Partnerem Wapro ERP., który posiada bogate i praktyczne doświadczenie w branży oprogramowania dla firm. Dowiesz się z niego m.in.: czym jest system ERP dla przedsiębiorstwa, jak wyglądał rozwój polskiej przedsiębiorczości na przestrzeni lat i jakie pytania powinna sobie zadać firma przed wdrożeniem systemu.

Na sam początek, czy może Pan nam opowiedzieć o tym, czym jest tak w praktyce system ERP?

To bardzo szerokie pytanie, a odpowiedź zmieniała się na przestrzeni lat. Kiedyś, w latach 90-tych wystarczało, jak program potrafił wystawić fakturę, przyjąć zamówienie. Dzisiaj oczekiwania od systemu ERP są dużo większe. Krótko, jednym zdaniem można określić,

że system ERP to jednocześnie system nerwowy i system sterujący przedsiębiorstwa.

Oczywiste jest, że dzisiejsze systemy ERP stają w obliczu znacznie większych wyzwań.

Wyzwaniem jest również skuteczna integracja systemu ERP z różnorodnymi aplikacjami, zwłaszcza gdy w przedsiębiorstwach funkcjonują one jako osobne „wyspy”. Ta integracja musi być zrobiona po to, żeby informacja o jakimś procesie, która znajdzie się w systemie, niezwłocznie dotarła do innych użytkowników, którzy jej potrzebują i żeby była wiarygodna. Sytuacja, w której w tym samym systemie znajdują się sprzeczne informacje na temat tego samego procesu, jest niewłaściwa i może prowadzić do błędnych decyzji.

Kolejnym aspektem, który warto podkreślić, to dopasowanie i optymalizacja procesów biznesowych. Nasze aplikacje powinny maksymalnie odciążać pracowników od rutynowych zadań, wspierając jednocześnie cele biznesowe firmy. Kluczowym elementem tego procesu jest stworzenie wskaźników produktywności (KPI), które pozwalają na pomiar jakości i efektywności każdego procesu.

Mierząc jakość i produktywność, gromadzimy istotne dane zarządcze.

Podsumowując, system ERP pełni rolę nerwowo-sterującą dla rozwijającej się firmy. Wyobraźmy sobie dzisiaj przedsiębiorstwo, które funkcjonuje bez oprogramowania, a pracownicy nie mają kontaktu z komputerem. W dzisiejszych czasach komputer stał się naturalnym narzędziem, które wspiera codzienną pracę każdego z nas.

A do czego możemy porównać takie oprogramowanie? Spotkał się Pan z porównaniem systemu ERP do ludzkiego ciała?

Tak, zdecydowanie można porównać zarządzanie dużą firmą do funkcjonowania ludzkiego ciała, a ta analogia rzeczywiście może pomóc w zrozumieniu skomplikowanej struktury i procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Im większa firma, tym bardziej złożony jej organizm.

Wspominając o firmach globalnych, z pewnością można podkreślić, że zarządzanie nimi jest wyjątkowo trudne ze względu na ogromną liczbę zmiennych, zasobów, ludzi oraz różnorodność wewnętrznych interesów i sprzeczności. I pomyślałem sobie w pewnym momencie, co może być uważane na świecie za najlepszą organizację na świecie? Właśnie ludzkie ciało.

Przeczytałem, że jedynie 3% ludzkiego umysłu jest wykorzystywane przez człowieka do podejmowania codziennych decyzji, takich jak wybór posiłku czy planowanie działań strategicznych, na przykład gdzie pojedziemy na wakacje. Co robi pozostałe 97% mózgu? Steruje wszystkim tym, co dzieje się wewnątrz nas. W mózgu znajdują się miliardy komórek i setki organów, które ze sobą doskonale komunikują się bez naszej aktywnej roli.

Dlatego dążenie do stworzenia organizacji w firmach, która przypominałaby tę naturalną harmonię – choć oczywiście nigdy nie osiągniemy tego poziomu – jest dziś możliwe dzięki zaawansowanym technologiom IT. Chodzi o to, aby sygnały automatyzujące procesy komunikacji między działami, między ludźmi, działały jakby w automacie, eliminując potrzebę naszego zaangażowania czasowego.

Proszę sobie wyobrazić, że musielibyśmy świadomie sterować każdym ruchem podczas pisania e-maila – podnoszenia palca, kładzenia go na właściwym klawiszu, znowu podnoszenia drugiego palca.

Jednak tego nie robimy świadomie. To dzieje się samo.

Analogia do ludzkiego organizmu pokazuje, że system IT może pełnić rolę systemu nerwowego, sprawnie i szybko przekazując komunikację między organami i komórkami, zdecydowanie efektywniej niż człowiek.

Już blisko 30 lat pracuje Pan w branży IT i obserwował Pan przez te wszystkie lata rozwój polskiej przedsiębiorczości –  pracował Pan przez cały czas z przedsiębiorcami bardziej lub mniej bezpośrednio i też nieustannie sam Pan się rozwijał. Czy może nam Pan powiedzieć o takim momencie przełomowym, który ukierunkował Pana pracę w stronę systemów dla przedsiębiorstw?

Rozważając kluczowe momenty mojej kariery, przypomniałem sobie cztery przełomowe chwile, które skierowały mnie na obecne miejsce. Pierwszym z nich było odkrycie elektroniki w szkole podstawowej, co zainspirowało mnie do studiowania elektroniki na Politechnice Warszawskiej. W trakcie studiów zafascynowałem się technologią cyfrową, szczególnie tworzeniem urządzeń kontrolujących procesy produkcyjne.

Po zakończeniu studiów włączyłem się bezpośrednio w świat biznesu, dołączając do firmy mojego brata, specjalizującej się w elektronice i sprzedaży komputerów. Choć z czasem zdałem sobie sprawę, że komputery to za mało. Oprogramowanie było potrzebne.

Następnie podjąłem pracę w zarządzie Wapro, gdzie zdobyłem doświadczenie w zarządzaniu firmą na rynku globalnym. Pomimo sukcesów, jako inżynier pragnąłem bardziej bezpośredniego kontaktu z oprogramowaniem i klientami, co doprowadziło do założenia mojej firmy w 2004 roku. W międzyczasie odkryłem tabele przestawne, które są podstawowym narzędziem analitycznym do wielowymiarowej analizy danych i tym sposobem odkryłem potencjał analizy danych co stało się podstawą mojej firmy, oferującej kompleksowe rozwiązania analityczne.

I przechodzimy już do Pana firmy, do Pana działalności. Wspomniał Pan o raportowaniu, analizach i tabelach przestawnych, oraz o roli systemu ERP w ich obszarze. Jednak aby przystąpić do analizy, konieczne jest najpierw pozyskanie i utrzymanie danych w obiegu. Teraz, wyobraźmy sobie sytuację, gdy przedsiębiorca klient przychodzi do Pana firmy, do BiznesSoftu. I co wtedy się dzieje?

Wtedy zawsze uruchamiamy pełną mobilizację, angażując wszystkie dostępne siły:) Zawsze staramy się, aby nasz klient wyszedł z naszego spotkania z czymś wartościowym. Kiedy klient przychodzi, często nie ma jeszcze sprecyzowanych potrzeb.

Naszym zadaniem jest dokładne zrozumienie jego potrzeb biznesowych i kierowanie go w odpowiednim kierunku.

Istnieją klienci, którzy posiadają już bardzo szczegółowe wymagania, nawet na poziomie technicznym, ponieważ przywykli rozmawiać z firmami informatycznymi w języku technicznym. Jednak my staramy się zrozumieć klienta i prowadzimy rozmowę w języku biznesowym. Pytamy klienta o problemy w biznesie, cele, dokąd zmierza. Im lepiej zrozumiemy, tym skuteczniej dostosujemy rozwiązanie informatyczne, które jest dla nas jedynie narzędziem.

Często przytaczam przykład: jeśli klient potrzebuje narzędzia do notowania czegoś na papierze, proponujemy długopis. Jeśli problem jest bardziej skomplikowany, proponujemy rozwiązanie informatyczne. W obu przypadkach chodzi o dostarczenie narzędzi.

Różnią się poziomem skomplikowania, dlatego czasem wprowadzam trochę teorii zarządzania, aby klient zastanowił się nad strategią swojej firmy, ustalając długookresowe cele strategiczne, które następnie zamienia się na krótkookresowe cele biznesowe. Następnie do tych sprecyzowanych celów dobierane są odpowiednie zasoby, w tym ludzkie, sprzętowe i inne.

Strategia jest takim dużym słowem. Ale czy jest to coś osiągalne dla tych małych przedsiębiorstw?

Przy naszym wsparciu to możliwe. Pomagamy klientom w opracowaniu strategii rozwoju systemu IT, uwzględniając ich cele biznesowe. Wystarczy powiedzieć nam, co chciałbyś osiągnąć w biznesie, jakie są Twoje cele, a my dzielimy się naszą najlepszą wiedzą i doświadczeniem, sugerując odpowiednie rozwiązania IT.

I jak klienci reagują na takie podejście. Nie od razu dostają coś, nie zostają zasypani informacjami, tylko po prostu ich słuchacie.

Na wstępie, wbrew pozorom, muszę podkreślić, że ten proces skraca drogę od zapytania do osiągnięcia pozytywnego rezultatu dla klienta. Patrząc na całość i rozumiejąc potrzeby klienta w sposób bardziej ludzki i biznesowy, jesteśmy w stanie szybciej i trafniej zaproponować rozwiązania, które często klient sam nie dostrzega. Perspektywa spojrzenia na całość jest zatem kluczowa dla osiągnięcia korzyści dla klienta.

Oczywiście, reakcje klientów mogą być różne. Niektórzy mogą początkowo podejrzewać, że próbujemy zorganizować ich firmę, mimo że przyszli do firmy informatycznej. Jednak z naszej strony przestaliśmy być tradycyjną firmą informatyczną.

Staramy się pełnić rolę partnera i doradcy w rozwoju biznesowym klienta, wykorzystując technologię na końcu tego procesu.

Spotykamy się również z klientami, którzy dostrzegają tę zmianę i czerpią z niej korzyści. Ich zadowolenie stanowi naszą największą satysfakcję. Historycznie patrząc, bardzo niewielki odsetek klientów, którzy rozpoczynają z nami współpracę, decyduje się odejść, ponieważ dostrzegają, jakie korzyści przynosi im nasze zaangażowanie.

Wspominał Pan o tym, że ogromną satysfakcję dostarcza zadowolenie klientów. Oprócz tego, co jeszcze sprawia, że chce się codziennie stawiać czoła wyzwaniom tej pracy?

Zawsze miałem naturalne skłonności do poznawania nowych rzeczy i rozwijania się, ponieważ życie wokół nas to ciągła zmiana. Gdybym przez wiele lat zajmował się stale tym samym bez możliwości odkrywania nowych ścieżek rozwoju, prawdopodobnie szybko bym się zawodowo wypalił. Dlatego też idea wspierania klientów w rozwijaniu ich biznesu poprzez inteligentne wykorzystanie technologii, skupiając się przy tym na ich specyficznych potrzebach, dostarcza ogromnej satysfakcji. Nie chodzi tu tylko o referencje czy pochwały z pieczątką na kartce. Osobiście najbardziej cenię sobie emocjonalne reakcje klientów, te spontaniczne słowa radości wyrażane tuż po wdrożeniu nowych rozwiązań. Przykładowo, jeden klient powiedział: „Panie Krzysztofie, nie zdaje sobie Pan sprawy, jak bardzo cieszę się, że Pana poznałem”. To firma istniejąca na rynku od kilkunastu lat, która dotąd nie znalazła partnera do właściwego rozwoju i realizacji swoich celów w obszarze informatyki. Inny klient podkreślił po wdrożeniu modułu: „Panie Krzysztofie, czy wie Pan, że dzięki temu modułowi będę mógł otworzyć oddział zagraniczny?” To właśnie te momenty stanowią dla mnie prawdziwe źródło satysfakcji.

Kiedy klient otrzymuje kolejne rozwiązanie, wchodzimy w nowe obszary biznesowe i wspieramy go. W pewnym momencie, gdy projekty i rozwiązania stają się dedykowane, konieczne jest tylko ustalenie z klientem, o co mu chodzi, napisanie specyfikacji i kosztorysu. Klient przy kolejnych projektach nie pyta już o kosztorys, bo wie, że się dogadamy. Wierzy w nasze podejście, bo już wielokrotnie czerpał korzyści z naszych rozwiązań. To sprawia ogromną satysfakcję, gdy klient nie musi już zwracać uwagi na koszty, ponieważ doświadczył, że nie naciągamy go finansowo. Pieniądze, które z tego płyną do firmy, stają się naturalnym skutkiem takiego partnerskiego podejścia do rynku.

Z pewnością wielu marzy o pracy, która przynosi przede wszystkim satysfakcję, a pieniądze są efektem ubocznym. Stwierdził Pan również, że w ofercie biznesowej znajdują się rozwiązania dedykowane, rozbudowujące funkcjonalności oprogramowania Wapro. Czy mógłby Pan podzielić się więcej informacji na ten temat?

Tak, Wapro stanowi swoiste serce naszej oferty. To wysoce wydajne, skalowalne i stabilne oprogramowanie, które zaspokaja około 80% podstawowych potrzeb większości firm, spełniając jednocześnie wymogi prawne i procedury.

Istnieją trzy kluczowe obszary, na które skupiamy się podczas tego procesu.

• Pierwszym z nich jest integracja. Jeszcze wielu klientów działających w segmencie B2B, B2C nie mają zintegrowanych swoich rozwiązań z systemem ERP. Dla przykładu, gdy zamówienie wpływa do sklepu, wpada powiadomienie mailowe, i następuje potrzeba ręcznego przypisywania zamówienia do systemu. To się sprawdza tylko przy małej skali biznesu. Dla nas ważne jest umożliwienie klientom integracji różnych oprogramowań, eliminując potrzebę ręcznego zarządzania danymi.
• Poza tym staramy się skupiać na ich procesach biznesowych, tłumacząc, że jeśli pozwolą nam się przyjrzeć ich procesom, to jesteśmy w stanie lepiej je za modelować w systemie Wapro. Wariant Prestiż Plus stwarza takie możliwości, że możemy rozbudowywać tą funkcjonalność, dodawać tam pewne obszary, zmieniać trochę przepływ informacji. Później, jeżeli już są procesy biznesowe,  dobrze by było mieć jakiś pomiar tych procesów kluczowych, najistotniejszych dla firmy, ich produktywności. Czy jest dobrze czy źle? Czy produktywność spada, czy rośnie w świecie konkurencyjnym? To jest bardzo istotne, bo to ma wpływ na ograniczanie kosztów działalności firmy.
• No i tu się zaczynają już narzędzia analityczne, czyli tzw. KPI, które pozwalają mierzyć i budować wręcz w narzędziach typu Power BI kokpit menadżerskie, które sygnalizują, czy jesteśmy w normie, czy nie. To tak, jakbyśmy siedli za pulpit odrzutowca i mieli tam kluczowe wskaźniki, które nas informują, czy mam podjąć jakąś reakcję czy nie. Oprócz tego są analizy wielowymiarowe, które pozwalają skupiają się na analizie przychodów, kosztów w moduł, analizy rotacji, planowania dostaw.

W zasadzie każdy obszar działalności firmy można poddać analizie, a z tego wyciągać wnioski. Wspomniałem o module analizy rotacji i planowania dostaw i tutaj mamy pewien element przewidywania popytu sprzedaży, co w praktyce stanowi pewien składnik procesu prognozowania. Prognozowanie obejmuje zarówno ustalanie budżetów, jak i pomiar ich realizacji. Większość firm handlujących zazwyczaj ma wdrożone plany sprzedaży i rozlicza ze sprzedaży pracowników działu handlowego, ale już w innych obszarach jest z tym gorzej. Dlatego ważne jest, aby im się przyjrzeć, ponieważ poprawa produktywności w istotnym procesie może przynieść znaczne korzyści dla firmy.

Z ciekawości: czy trafiają do Pana takie twarde dane, np. że po wdrożeniu rozwiązania dedykowanego rosną wyniki danej firmy?

Jeśli firma potrafi w odpowiednim momencie mierzyć, to tak. I to właśnie wtedy kluczową rolę odgrywają narzędzia takie jak nasz autorski moduł do analizy rotacji i planowania dostaw. Ten moduł, który rozwijam od piętnastu lat, odnotował swoje pierwsze wdrożenie, gdy pojawiła się potrzeba klienta.

Case study klienta:

I tutaj dochodzimy do pewnej konkluzji: zarówno konkretne dane, jak i satysfakcja płynąca z zadowolenia klientów sugerują, że warto się rozwijać. Ponieważ rozwój może obejmować nie tylko obszary biznesowe, ale również te prywatne, chciałabym aby podzielił się Pan z naszymi słuchaczami jakąś ciekawostką czy inspiracją. Może to być książka lub słowa, które ostatnio do mnie przemówiły i dostarczyły paliwa do dalszego rozwoju.

Moją prywatną inspiracją jest fizyka współczesna, ale nie będę się dzielił literaturą, ponieważ może to być zbyt skomplikowany temat, taki jak teoria kwantowa czy czasoprzestrzeń. Wróćmy jednak do biznesu. Faktem jest, że jestem inżynierem z wykształcenia. Przez całą karierę miałem głód w obszarze niepewności związanej z zarządzaniem firmą, procesami biznesowymi. Tego się uczyłem w trakcie kariery zawodowej, obserwując także klientów często zagubionych w chaosie. Firmy często przechodzą kryzysy wynikające z warunków rynkowych i różnych sytuacji. W poszukiwaniu firmy szkoleniowej w obszarze biznesu dla naszych klientów, która otworzyłaby im pewne idee, natknąłem się na pewne spostrzeżenia. Co mnie przyciągnęło do tej firmy?

Kluczowe pytanie, które zadawane jest właścicielom małych i średnich firm rozwijających się, brzmi: czy stworzyłeś sobie fajne, dobrze płatne miejsce pracy 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, czy jednak chcesz zbudować firmę, czyli markę, która w perspektywie osiągnie pewną wartość na rynku, umożliwiając jej ewentualną sprzedaż w razie potrzeby?

To pytanie i udzielenie na nie odpowiedzi determinuje cały dalszy ciąg wydarzeń, kształtując nasze życie na przyszłość. Bo w zależności od tego, albo pracujemy w tej firmie do końca życia i jesteśmy zadowoleni, albo też budujemy wartość, którą doceni globalny rynek.