Systemy ERP w chmurze są wdrażane przez coraz więcej firm. Z pewnością ich kluczową zaletą jest brak konieczności inwestowania w zakup i utrzymanie kosztownej oraz skomplikowanej infrastruktury informatycznej. Usługowy model dostępu do systemu do zarządzania polega na korzystaniu z niego przez internet, rozliczając się w oparciu o comiesięczną opłatę z dostawcą. Producent oprogramowania odpowiada wówczas za jego utrzymanie, aktualizację, dostosowanie do nowych przepisów, a także eksploatację elementów systemu we własnym data center, dzierżawę aplikacji i urządzeń czy usługi integracyjne oraz administracyjne.
Wdrożenie systemu ERP to prawdziwa rewolucja dla wielu firm. Poza zaangażowaniem dużej liczby osób, pojawiają się w związku z nim także inne zagadnienia, które powodują, że decyzja o nowym projekcie implementacji jest bardzo często traktowana jako tzw. „zło konieczne”. Dlatego też jest odsuwana w czasie w wielu organizacjach. To przede wszystkim spore koszty. Z czym wiąże się zatem tradycyjne wdrożenie systemu ERP, jeśli chodzi o wydatki? Są to koszty związane z zakupem oprogramowania (zakup licencji) i jego wdrożeniem (koszt prac wdrożeniowych). Dodatkowo jeszcze firma musi zapewnić sobie odpowiednio dobraną infrastrukturę sprzętową, która bez ciągłego monitorowania i modernizowania nie zagwarantuje odpowiedniej jakości pracy z systemem ERP – jednorazowa inwestycja w infrastrukturę nie gwarantuje, że będzie ona naszej firmie służyć latami. Jej rozwój to zatem kolejne wydatki oraz zaangażowanie pracowników na dalsze lata. Oczywiście teza ta jest prawdziwa przy założeniu rozwoju przedsiębiorstwa, wiążącego się ze zwiększeniem działań operacyjnych, a co za tym idzie coraz bardziej zaawansowanej pracy z rozwiązaniem ERP.
Co zagwarantuje nam dostawca ERP w chmurze?
Odpowiedzą na powyższe „bolączki” firm jest system ERP w chmurze, w ramach którego zapewniana jest niezbędna do pracy programu infrastruktura informatyczna. Na etapie analizy przedwdrożeniowej są przeważnie od razu określone jej wymagania, by następnie móc ją odpowiednio przygotować w data center dostawcy.
Warto też podkreślić, że poza licencjami na system ERP niezbędne jest zapewnienie również licencji „firm trzecich” (np. na system operacyjny, serwer bazy danych, itp.) celem uruchomienia oprogramowania. Takie licencje przestają być w przedmiotem uwagi klienta w przypadku usługi ERP w chmurze – są one wówczas po prostu wkalkulowane w koszt tej usługi.
Ponadto w przypadku ERP w chmurze wszystkie działania związane z bezpieczeństwem danych, kopiami bezpieczeństwa czy zapewnieniem wydajności systemu ERP wykonuje dostawca, zaś firma użytkująca system może skupić się na swojej bieżącej działalności:
| Obszar | Użytkownik systemu | Dostawca systemu |
| Stały monitoring infrastruktury IT, zwiększanie wydajności, zapewnienie bezpieczeństwa i kontrolowanego dostępu do danych. |
– |
√ |
| Zapewnienie aktualności serwerów, na których hostowane jest oprogramowanie; zapewnienie bezpieczeństwa przed atakami z zewnątrz. |
– |
√ |
| Zabezpieczenie przed utratą danych, czyli cykliczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa bazy danych. |
– |
√ |
Oczywiście mając do dyspozycji wykwalifikowany i dość liczny dział IT, można z powodzeniem podjąć się wyzwania, jakim jest tradycyjne wdrożenie systemu ERP. W praktyce jest to rozwiązanie korzystne w szczególności dla korporacji lub dużych firm. Mniejsze czy średnie organizacje nie mają aż takich możliwości (finansowych i osobowych), by zapewnić odpowiedni poziomu usług związanych ze obsługą sprzętu. Przykładowo (aby to lepiej zobrazować) w dużej organizacji oprogramowanie działające na własnych serwerach wymaga pracy od kilku do kilkunastu osób w trybie 24/7.
ERP w chmurze – spokój o bezpieczeństwo danych wg RODO
W związku z wejściem w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO) zagadnienia gotowości oprogramowania i infrastruktury sprzętowej do spełnienia wymogów tegoż dokumentu są chyba najbardziej gorącym tematem w branży. Konsekwencje niedostosowania się do nowych przepisów mogą być dla przedsiębiorców odczuwalne finansowo, więc zasadnym wydaje się pytanie o to, jak sobie z tym poradzić, a najlepiej jak najmniejszym kosztem. W przypadku ERP w chmurze to na dostawcy systemu ciąży odpowiedzialność za przygotowanie systemów do przepisów RODO.
Jak oszacować wydatki na system ERP?
Do oceny prognozowanych wydatków na rozwiązania informatyczne wykorzystuje się model TCO – całkowity koszt posiadania (ang. Total Cost of Ownership), na który składają się koszty zakupu, instalacji, użytkowania i utrzymania infrastruktury w określonym czasie. Warto taką kalkulację wykonać celem porównania kosztów posiadania własnej infrastruktury z modelem cloud computing (ERP w chmurze) – ale należy pamiętać, aby uwzględnić także czynniki, które bardzo często są pomijane w planowaniu wydatków – koszt utrzymania serwerów, dostaw prądu, przestrzeni biurowej, itd.
Dowiedz się więcej na temat Softlab ERP w Chmurze!
