Oprogramowanie ERP jest coraz częściej udostępniane w tzw. chmurze, czyli w formie usługi polegającej na korzystaniu z systemu do zarządzania przez Internet. Przedsiębiorstwa nie muszą wówczas kupować oprogramowania na własność, natomiast rozliczają się z jego dostawcą w oparciu o comiesięczną opłatę.
Na usługową formę współpracy z producentem systemu ERP decydują się firmy, które stawiają na nowoczesność i które starają maksymalnie skupić się na swoim podstawowym biznesie, zostawiając resztę partnerom i podwykonawcom. Chmura ponadto opiera się na rozliczaniu z dostawcą aplikacji w postaci abonamentu, co pozwala w dużo prostszy sposób szacować koszty niezbędne do korzystania z systemu ERP.
Licencja dla użytkownika – możliwość elastycznego kształtowania comiesięcznych kosztów
ERP w chmurze wprowadza pojęcie licencji dla użytkownika. Najczęściej jedna licencja dotyczy dostępu dla jednego pracownika i obejmuje wybrane przez firmę moduły biznesowe w ramach jednego operatora systemu ERP (np. Finanse i Księgowość, Logistyka i Sprzedaż oraz Business Intelligence). Opłata jest pobierana właśnie za każdą licencję, zatem miesięczny abonament za dostęp do systemu dla danej organizacji równa się kosztowi jednej licencji razy ilość pracowników.
Taka forma rozliczenia jest bardzo prosta – można ją łatwo wyliczać każdego miesiąca, a także kształtować w miarę zmieniających się potrzeb, co jest szczególnie istotne w dynamicznie zmieniających się czasach i otoczeniu rynkowym. Elastyczny abonament daje możliwość m.in. okresowego sterowania liczbą operatorów mających dostęp do systemu ERP w organizacji.
Elastyczny abonament może szczególnie sprawdzić się firmach, w których wpływ na ich funkcjonowanie ma „sezonowość”. W przypadku gorącego okresu można rozważyć zwiększenie liczy osób pracujących z systemem. Przykładem może być branża przetwórcza, w której charakter prowadzonych działań operacyjnych zależy od pory roku. W okresie letnim może występować potrzeba zatrudnienia dodatkowej liczby osób, którymi trzeba zarządzać intensywniej, niż w innym czasie.
Niestety, w biznesie zdarzają się również okresy recesji. W takich sytuacjach naturalnym staje się ograniczanie kosztów działalności, w szczególności bardzo często koszty związane z IT idą na pierwszy ogień. Możliwość zmniejszenia liczby licencji w takiej sytuacji jest pożądana, gdyż pozwala bez zbędnej zwłoki zoptymalizować koszty prowadzenia firmy.
Brak konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów
W skład opłaty abonamentowej w usłudze ERP w chmurze powinno wchodzić również prawo do wymiany wersji. Innymi słowy, dzięki usługowemu modelowi dostępu do systemu ERP klienci otrzymują możliwość posiadania zawsze aktualnej wersji oprogramowania w zakresie standardu, bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Z naszego punktu widzenia, jako dostawcy rozwiązań do zarządzania, jest to element szczególnie ważny, bo pozwala dostarczać rozwiązania nie tylko dostosowane do aktualnego prawodawstwa, ale również maksymalnie bezpieczne. Przykładowo w naszej firmie wymiana wersji systemu Softlab ERP by Asseco oparta jest na unikalnym mechanizmie rozwijanym przez wiele lat, który w chwili obecnej jest na tyle bezpieczny i stabilny, że pozwolił nam na szerokie wykorzystanie go w usłudze chmurowej.
Aplikacja w chmurze a system uprawnień
Opłata abonamentowa jest przeważnie wprowadzana na operatora, czyli pracownika firmy, który będzie korzystał z systemu ERP. Pozwala ona na dostęp do wszystkich funkcjonalności wdrożonych w organizacji. Oczywiście dostęp ten może odbywać się na poziomie systemu uprawnień, dzięki odpowiedniej konfiguracji rozwiązania ERP. Wówczas każdy użytkownik otrzymuje dostęp tylko do tych obszarów aplikacji do zarządzania, które są mu niezbędne do wykonywania swojej pracy.
Dowiedz się więcej na temat Softlab ERP w Chmurze!
