Obowiązki firmy po otrzymaniu zgłoszenia sygnalisty

Ustawa o ochronie sygnalistów nakłada na firmy określone obowiązki w związku z otrzymywaniem zgłoszeń. Choć nie precyzuje dokładnie, jakie działania musi podjąć organizacja, wyznacza minimalny zakres działań, które firma jest zobligowana zrealizować po otrzymaniu zgłoszenia.

Zweryfikuj zgłoszenie sygnalisty

Pierwszym krokiem w procesie jest weryfikacja zgłoszenia przez osobę lub zespół osób, które gwarantują zachowanie bezstronności. Bezstronność można zdefiniować jako brak zewnętrznych wpływów, co można zapewnić np. poprzez wstrzymanie się kierownictwa organizacji od wydawania wiążących instrukcji w ramach procesu. Bezstronność to także stworzenie odpowiednich materialnych i organizacyjnych warunków do prawidłowego działania zespołu.

Z naszego doświadczenia wynika, że równie ważne jak zachowanie faktycznej bezstronności, jest postrzeganie działań osób uprawnionych do weryfikacji zgłoszenia jako bezstronne przez pracowników, w tym samego sygnalistę. Wątpliwości co do niezależności osób prowadzących dochodzenie mogłyby prowadzić bowiem do kwestionowania wyników postępowania.

Zachowaniu bezstronności co do zasady sprzyja zlecanie obsługi zgłoszeń podmiotom zewnętrznym, co zwiększa poczucie bezpieczeństwa sygnalistów oraz innych osób w organizacji.

Poddaj zgłoszenie kwalifikacji

Kwalifikacja zgłoszenia, to ocena, czy spełnia ono warunki określone w procedurze i będzie rozpatrywane w jej ramach, czy też będzie procedowane w innym trybie stosowanym w danej organizacji np. w przypadku zgłoszeń dotyczących naruszeń prawa pracy lub zgłoszeń anonimowych.

Proces przyjęcia zgłoszenia i zakwalifikowania go do odpowiedniej procedury powinien zakończyć się w ciągu 7 dni od jego otrzymania – w tym czasie należy poinformować sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia lub o jego odrzuceniu oraz odpowiedzieć na pytanie, czy istnieją podstawy do wszczęcia postępowania wyjaśniającego. Jeżeli istnieje jasne przekonanie, że prawdopodobieństwo potwierdzenia zgłoszonego nadużycia jest bardzo niskie, rozpoczęcie postępowania może być nieuzasadnione. To samo dotyczy sytuacji, w której zgłoszenie dotyczy już rozpatrywanej sprawy i nie zawiera nowych informacji.

W przypadku zgłoszeń anonimowych problemem może być brak możliwości uzyskania dodatkowych informacji, co utrudnia wszczęcie postępowania – dlatego warto dać anonimowym sygnalistom możliwość składania uzupełnień i udzielania odpowiedzi na pytania osób weryfikujących zgłoszenie.

Zgodnie z przepisami, brak odpowiedzi na zgłoszenie – nawet odmownej – może być uznany za jego przyjęcie, co po 7 dniach uruchamia 3-miesięczny termin na udzielenie informacji zwrotnej. Dlatego kluczowe jest utrzymanie komunikacji z sygnalistą.

Zaktualizuj rejestr zgłoszeń

Bez względu na kwalifikację zgłoszenia niezbędne jest zaktualizowanie rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Doświadczenie innych krajów pokazuje, że rejestr powinien zawierać jak najwięcej danych, co ułatwia dostęp do informacji np. w sytuacji oskarżenia o niedopełnienie obowiązków nakładanych przez ustawę. Przewagę mogą tu mieć narzędzia internetowe do obsługi zgłoszeń, które automatycznie uzupełniają rejestr, w przeciwieństwie do np. dedykowanych adresów e-mail.

Przekaż informację zwrotną

Na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej o podjętych lub planowanych działaniach mamy 3 miesiące od momentu potwierdzenia zgłoszenia. W tym terminie możemy zakończyć cały proces lub poinformować sygnalistę że nie zakończyliśmy jeszcze działań następczych. Wówczas, w naszej ocenie, o ich wyniku nadal powinniśmy poinformować sygnalistę po ich zakończeniu.

Końcowa informacja może zawierać jedynie podsumowanie podjętych przez organizację działań. Można również poinformować o wynikach działań następczych i wdrożonych krokach naprawczych. Informacje te powinny zostać jednak uprzednio zweryfikowane pod kątem przekazywanych danych osobowych i innych danych wrażliwych.

Jakie działania następcze można przeprowadzić?

Ustawa wskazuje że działania następcze mają dwa główne cele:

• ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz
• przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia

Poprzez działania następcze możemy rozumieć następujące czynności:

• postępowanie wyjaśniające,
• wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego,
• wniesienie oskarżenia,
• działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub
• zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;

Dowiedz się więcej:

• Zgłoszenie sygnalisty – obowiązki firmy krok po kroku 
• Sygnaliści – teoria a praktyka, czyli z czym przedsiębiorcy mają największe problemy?
• Ustawa o ochronie sygnalistów – nowe obowiązki już od 25 września. Co musisz wiedzieć? [INFORMATOR] 
• Jaka ochrona przysługuje sygnalistom w kontekście RODO? [INFORMATOR] 
• Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów? 
• Na jaką ochronę mogą liczyć sygnaliści? 
• Ochrona sygnalistów a odpowiedzialność członków zarządu