Każdy menedżer HR wie, że zarządzanie personelem może być dużo efektywniejsze dzięki zastosowaniu systemów informatycznych. Systemy klasy HR dają między innymi możliwość szybszego rozliczania pracowników, ale też skutecznego planowania rozwoju ich kompetencji, oceny pracy itp. To również udogodnienie dla osób zatrudnionych w dziale personalnym – część żmudnej i czasochłonnej pracy wykonuje za nie oprogramowanie. Dodatkowo portale pracownicze wprowadzają coraz większy zakres samoobsługi kadrowej. Dzięki tym wszystkim narzędziom obsługa procesów HR jest obecnie tak prosta i wygodna jak nigdy dotąd. Jednak świat cały czas idzie do przodu, pojawiają się nowe technologie, umożliwiające zastosowanie nowych modeli biznesowych. Na rynek wchodzą usługi nowego typu. Jedną z nich jest możliwość zakupu systemów informatycznych (w tym systemów klasy HR) w modelu chmurowym.
„Chmura” nieodwołalnie zmienia nasz świat!
Chmura już od jakiegoś czasu jest obecna w naszym codziennym, prywatnym życiu. Każdy z nas w większym lub mniejszym stopniu z niej korzysta. Chmurze powierzamy coraz cenniejsze zasoby – nasze środki finansowe, zdjęcia, dokumenty, filmy wideo oraz dane. Każdego dnia większość z nas korzysta przecież z takich aplikacji jak: Facebook, Linkedin, Instagram, Twitter, Gmail, Google Adwords, You Toube, Netflix, Spotify, Apple Music, Booking, Uber, Allegro, Amazon itp. Do naszych kont bankowych logujemy się przez przeglądarkę internetową albo przez aplikację mobilną. Decydując się na zakup ubezpieczenia coraz częściej wykorzystujemy serwisy www towarzystw. Co łączy wszystkie wymienione wyżej aplikacje i systemy, którym powierzamy swoje dane osobowe, prywatne zdjęcia, środki finansowe? Wszystkie one działają w modelu chmurowym! I nam, użytkownikom udostępniane są w formie usługi. Nie instalujemy ich na swoich urządzeniach – komputerach czy serwerach. Nie kupujemy licencji na korzystanie z danego programu. Płacimy za możliwość korzystania z określonych usług, materiałów, treści, które za pomocą danej aplikacji mogą być dla nas dostępne.
Tak więc wyraźnie widać, że prywatnie już od dawna (w bardzo ważnych obszarach naszego życia) jesteśmy w chmurze! Z chmury korzystamy na co dzień. Korzystamy z niej, ponieważ jest to dla nas po prostu wygodne. Nie interesują nas systemy IT, ale produkty, usługi, treści udostępniane za ich pomocą. Systemy i aplikacje są dla nas jedynie narzędziem, kanałem dostępu – tak jak narzędziem, dostawcą usługi jest dla nas taksówka. Czy obchodzi nas to „co ma pod maską”, jak się nią kieruje, ile pali, kiedy miała przegląd? Nie! Chcemy dojechać z punktu A do punktu B i oczekujemy, że zrobimy to szybko, wygodnie, bezpiecznie i w dobrej cenie. Tak samo podchodzimy do coraz większej liczby usług, które oferowane są nam w świecie cyfrowym. W chmurze.
Dlaczego boimy się chmury w firmach?
Dlaczego więc, jeżeli możemy wygodnie i bezpiecznie korzystać z chmury w życiu prywatnym, tak niechętnie robimy to w życiu zawodowym? Może wynika to z powielanych w firmach stereotypów mówiących, że wykorzystywane oprogramowanie zawsze musi być zainstalowane na serwerach użytkownika. Że każda większa firma musi posiadać swój dział IT i swoje data center. Może po prostu wydaje się nam, że nie ma innego wyjścia.
Moim zdaniem jest zupełnie inaczej.
W ciągu ostatnich dziesięciu lat w nastąpiła na świecie swoista rewolucja. Niesamowicie rozwinął się rynek usług informatycznych. Błyskawiczny rozwój technologii informatycznych wymusił na dostawcach dużo większą specjalizację. Skończyły się więc czasy, w których firma uznawała się za nowoczesną informatycznie i bezpieczną (w tym zakresie), pracując wyłącznie w oparciu o własny, kilkuosobowy dział IT. Ten dział często posiadał bardzo szerokie kompetencje: począwszy od konfiguracji sieci, poprzez serwis urządzeń i zabezpieczeń, na pisaniu własnego software kończąc.
Jeżeli dziś chcemy mieć poczucie, że działamy nowocześnie i jednocześnie jesteśmy odpowiednio zabezpieczeni, musimy albo zainwestować zdecydowanie więcej w nasze własne zasoby IT (utrzymywać grono profesjonalistów w co najmniej kilku kluczowych obszarach), albo zdecydować się na korzystanie z usług dostawców zewnętrznych – czyli z chmury!
Chmura w nowoczesnej firmie!
O chmurze wypowiadają się różni eksperci. Na przykład biuro analityczne Gartner, specjalizujące się w ocenie rozwiązań informatycznych na całym świecie, opublikowało raport, w którym opisuje chmurę jako nowe ogromne możliwości dla przedsiębiorstw. Według Gartnera system do zarządzania znajdujący się w chmurze to znacznie większa niezależność i możliwość efektywnego kontrolowania biznesu. To także jeden z najważniejszych kierunków rozwoju systemów ERP (czyli także obszaru HR)*. Na najbardziej rozwiniętych rynkach, czyli amerykańskim, azjatyckim czy zachodnioeuropejskim dynamicznie rośnie odsetek przedsiębiorstw, które decydują się na zakup aplikacji dziedzinowych w modelu chmurowym. Możemy zatem przyjąć, że w perspektywie kilku najbliższych lat również w Polsce chmurowy dostęp do aplikacji stanie się standardem.
Dlaczego warto inwestować w chmurę?
Cloud computing w zakresie systemów klasy HR, czyli tak zwana „chmura HR”, to inaczej usługa polegająca na dostępie do oprogramowania do zarządzania personelem za pomocą Internetu. Takie oprogramowanie nie znajduje się fizycznie w naszej firmie, ale na serwerach zlokalizowanych w siedzibie dostawcy aplikacji. My mamy prawo do użytkowania programu i gromadzenia w nim danych. Wszystkim innym – utrzymaniem, bezpieczeństwem, dzierżawą aplikacji oraz urządzeń, usługami administracyjnymi itp. – zajmuje się producent systemu. Taki model pracy z systemem pozwala menedżerom HR czy dyrektorom personalnym skoncentrować się na wykorzystaniu rozwiązania informatycznego do usprawnienia procesów, którymi zarządzają. Nie muszą się troszczyć o utrzymanie, rozwój czy aktualizację do zmieniających się przepisów.
Mity związane z tematem chmury!
Jak zaznaczyłem powyżej, w temacie chmury pojawiło się bardzo wiele mitów, legend czy wątpliwości. Spróbujmy kilka z nich rozwiać i wytłumaczyć.
Moje dane w chmurze nie są bezpieczne.
To oczywiście zdecydowanie nieprawda! Żadna firma, która nie zajmuje się profesjonalnie bezpieczeństwem IT, nie jest w stanie zabezpieczyć swoich zasobów tak, jak zrobi to profesjonalny dostawca systemu, oferowanego w chmurze. Firmy specjalizujące się w oferowaniu aplikacji w modelu chmurowym stale inwestują ogromne środki w technologie, urządzenia, procedury i specjalistów, gwarantujących osiągnięcie najwyższych poziomów bezpieczeństwa oferowanych systemów (a więc także i danych firm, które w oparciu o te systemy pracują). Chmura jest przeważnie chroniona na pięciu poziomach: bezpieczeństwa fizycznego, energetycznego, klimatyzacji i systemów przeciwpożarowych, bezpieczeństwa systemowego oraz bezpieczeństwa sieciowego.
Nikt nie zadba lepiej o system niż nasz własny dział IT.
To zdanie dekadę temu można by pewnie uznać za prawdziwe. Dziś już tylko w praktycznie jednym przypadku: wtedy, kiedy nasz dział IT zatrudnia kilkudziesięciu specjalistów – a to oznacza, że tak naprawdę stanowi coś w rodzaju małej firmy informatycznej. W innej sytuacji twierdzenie to jest obecnie całkowicie nieprawdziwe. Po pierwsze dostawca rozwiązania klasy HR w chmurze jest zobowiązany do stałej i bieżącej aktualizacji programu. Dzięki temu użytkownicy mogą pracować zawsze w zgodzie ze zmieniającymi się przepisami prawa. Ponadto producent systemu zapewnia bieżący rozwój jego funkcjonalności oraz ergonomii pracy: nowe moduły, nowe formy dostępu do aplikacji, stale unowocześniany interfejs, integracje z systemami zewnętrznymi.
Chmura nie zaspokoi naszych indywidualnych potrzeb.
Mitem jest twierdzenie, że w chmurze oferowane są wyłącznie małe, niemodyfikowalne aplikacje. System HR w chmurze może być udostępniony w wybranej przez użytkownika konfiguracji – na przykład z opcją dostępu do aplikacji webowych opartych na „workflow”, takich jak obiegi dokumentów i wniosków, serwis pracowniczy czy miękki HR. Możemy decydować o interesującym nas zakresie funkcjonalnym, w ramach realizowanego przez dostawcę procesu wdrożenia możemy dostosować określone procesy (obsługiwane przez system) do specyfiki naszej organizacji. HR w chmurze oferuje dodatkowo możliwość elastycznego zarządzania rozwiązaniem, na przykład w zakresie dopasowania infrastruktury do naszych okresowych potrzeb. Możemy zatem swobodnie zwiększać lub zmniejszać ilość stanowisk (np. w trybie miesięcznym), choćby ze względu na sezonowość pracy. Ponadto chmura skutecznie wspiera organizacje o rozproszonej strukturze, które wymagają dostępu do systemu i dobrze zabezpieczonych danych w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca.
Chmura nie przyniesie nam żadnych korzyści finansowych.
To nieprawda! System HR w chmurze wiąże się z niższym kosztem inwestycji. Nasza firma nie musi kupować i utrzymywać kosztownej infrastruktury ani zatrudniać dużego zespołu IT, zapewniać drogich licencji firm trzecich (np. na system operacyjny, serwer bazy danych), a także ponosić kosztów związanych z ciągłą aktualizacją oraz rozwojem oprogramowania. Co więcej, nie musimy inwestować czasu naszych ludzi (zarówno z obszaru IT, jak i HR), żeby zajmowali się bieżącym utrzymaniem oraz serwisowaniem tego systemu. Ten czas mogą przeznaczyć na realizację zupełnie innych zadań. Za wszystkie tematy związane z prawidłowym działaniem systemu, jego bezpieczeństwem, zgodnością z przepisami prawa, rozwojem technologicznym i funkcjonalnym odpowiada wyłącznie dostawca aplikacji.
Co zyskujemy dzięki chmurze?
- Przede wszystkim czas, zarówno nasz własny jako menedżerów, jak i czas naszych ludzi – pracowników działu HR. Zamiast poświęcać ten czas na „walkę z narzędziem”, będziemy mogli wykorzystać do realizacji naszych celów merytorycznych.
- Po drugie jako organizacja nie będziemy musieli inwestować środków w zakup niezbędnej infrastruktury, dodatkowego oprogramowania, budowy zabezpieczeń.
- Po trzecie nie będziemy „obciążać” naszego działu IT, wnioskować o to, aby rozbudowywał swoje zasoby, konieczne do obsługi zainstalowanych po naszej stronie systemów.
- I co niezwykle ważne – będziemy pewni, że pracujemy na aplikacjach, które są na bieżąco rozwijane, aktualizowane pod względem zgodności z przepisami, oraz zabezpieczane przez dostawcę, który się w tych działaniach specjalizuje!
Źródło: (*) Raport Gartnera “Market Guide for Service-Centric Cloud ERP Solutions”.
