Kto i kiedy musi wdrożyć
Jednolity Plik Kontrolny?

Zarówno obowiązek comiesięcznego przekazywania danych z ewidencji VAT bez wezwania organów podatkowych jak i wymóg przekazywania danych z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych na żądanie organów podatkowych wprowadzane będą etapami a termin zależy od wielkości przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorstwa muszą być gotowe:

• do przekazywania co miesiąc, bez wezwania organu podatkowego, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na serwer Ministerstwa Finansów informacji o prowadzonej ewidencji VAT (pliku JPK_VAT) od:
  • 1 lipca 2016 roku – duże przedsiębiorstwa
  • 1 stycznia 2017 roku – małe i średnie przedsiębiorstwa
  • 1 stycznia 2018 roku – mikroprzedsiębiorstwa.
• do przekazywania na żądanie organu podatkowego danych w postaci elektronicznej na potrzeby przeprowadzanej kontroli skarbowej zestawu wymaganych plików JPK od:
  • 1 lipca 2016 – duże przedsiębiorstwa
  • 1 lipca 2018 – mikroprzedsiębiorstwa, małe i średnie przedsiębiorstwa **) Zgodnie z nowelizacją Ordynacji Podatkowej z dnia 13 maja 2016, w okresie od 1 lipca 2016 do 30 czerwca 2018 przedsiębiorstwa te mogą przekazywać wymagane dane kontroli skarbowej w formie plików JPK

Podział przedsiębiorstw pod względem wielkości definiuje ustawa z dnia 2 lipca 2004 o swobodzie gospodarczej:

• Art. 104. [Mikroprzedsiębiorca] Za mikroprzedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
  1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
  2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.
• Art. 105. [Mały przedsiębiorca] Za małego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
  1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz
  2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.
• Art. 106. [Średni przedsiębiorca] Za średniego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
  1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz
  2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.

Zgodnie z art. 107 ustawy o swobodzie gospodarczej, aby przeliczyć wyrażone w euro wielkości, o których mowa w powyżej przytoczonych artykułach, przelicza się je na złote według średniego kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roku obrotowego wybranego do określenia statusu przedsiębiorcy.

Obowiązek przekazywania danych z ksiąg podatkowych, dowodów księgowych, danych z ewidencji VAT w formie elektronicznej dotyczy wszystkich przedsiębiorstw prowadzących księgi podatkowe w programach komputerowych. Duże przedsiębiorstwa, dla których wyżej wymienione przepisy już obowiązują, są już zaznajomione z powyższą tematyką, do 25 sierpnia 2016 pierwszy raz wysłały swoje informacje z ewidencji VAT za lipiec 2016. Jak już wyżej wspomniano, następne w kolejności są małe i średnie przedsiębiorstwa które po raz pierwszy wyślą do 25 lutego 2017 swoje informacje z ewidencji VAT za styczeń 2017 roku.

Ważne aby zawczasu zapoznać się z omawianą tematyką Jednolitego Pliku Kontrolnego, ponieważ zakres wymaganych przez organ podatkowy przekazywanych w postaci plików JPK może być bardzo szeroki i może obejmować większość danych rejestrowanych w systemach zarządzania tych firm a w małych i średnich firmach często zdarza się, że korzystają one z wielu programów różnych producentów. Ważne jest aby zawczasu sprawdzić, jeżeli nie pochodzą one od jednego producenta czy system firmy umożliwia wyeksportowanie w postaci plików JPK wszystkich wymaganych prawem danych. W firmach wielooddziałowych korzystających z rozbudowanych systemów zarządzania firmą sytuację może utrudniać wprowadzony w 2017 roku wymóg wysyłania informacji z ewidencji VAT w jednym pliku. W niektórych przypadkach może to wymagać sumowania danych z rejestrów VAT znajdujących się w różnych programach, w tym programach różnych producentów. Przypominamy, że dotyczy to również firm obsługiwanych przez biura rachunkowe. Zachęcamy do sprawdzenia czy oprogramowanie firmy oraz program księgowy biura rachunkowego będą prawidłowo – współpracowały przygotowując kompletny zestaw plików XML na potrzeby elektronicznej kontroli skarbowej. Obsługa JPK w biurze nie powinna wymuszać żadnej dodatkowej pracy a tym samym zwiększenia kosztów obsługi księgowej.

Drugim powodem, dla którego warto wcześniej zapoznać się z wymogami JPK może być konieczność wcześniejszego dostosowania niektórych programów do JPK jak i konieczność uzupełnienia danych w programach, które będą eksportować dane do plików JPK. Nie wszystkie dane wymagane przez schematy JPK musiały być wymagane przez programy obsługujące firmę. Jeżeli taki dane nie były wcześniej wprowadzone, teraz muszą być na potrzeby JPK uzupełnione.

Na zakończenie informujemy, że nie wdrożenie w terminie JPK przez firmę może wiązać się z odpowiedzialnością karno – skarbową.

Struktura Jednolitego Pliku Kontrolnego

Jednolity Plik Kontrolny ma umożliwić przedsiębiorstwom dostarczanie Urzędom Skarbowym danych w formie elektronicznej, na nośniku lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w podziale na wyodrębnione struktury:

Przeszkody, mogące utrudnić przedsiębiorcom wdrożenie JPK

• Brak wiedzy
  Zbyt mała świadomość przedsiębiorstw na temat konieczności wdrożenia JPK w odpowiednim czasie (duże firmy do 1 lipca 2016, małe i średnie do 1 lipca 2018).
  Brak wewnętrznej wiedzy w organizacjach, skąd czerpać informacje konieczne do wypełnienia JPK (z jakich systemów informatycznych).Asseco Business Solutions śledzi zmiany w przepisach i rozporządzania wykonawcze aby zapewnić swoim klientom na czas oprogramowanie pozwalające na realizację obowiązku zbierania danych w strukturach JPK.
• Złożoność procesów i systemów
  Złożoność procesu dostosowania wewnętrznych procedur i systemu do nowych przepisów.
  Złożoność systemów IT użytkowanych w firmach, wydłużająca czas potrzebny na opracowanie i wdrożenia odpowiedniego rozwiązania JPK.
  Często występująca heterogeniczność stosowanych programów IT, wymuszająca łączenie danych pochodzących od różnych dostawców oprogramowania (różne systemy od różnych dostawców).
• Brak w systemach wszystkich danych wymaganych przez schematy plików JPK
  Nie wszystkie dane wymagane przez schematy plików JPK są wymagane przez systemy źródłowe skąd dane są eksportowane do plików JPK. Przed eksportem, trzeba je uzupełnić, w przeciwnym przypadku przygotowywany plik nie przejdzie walidacji i nie będzie mógł być wysłany a w przypadku dużych ilości zapisów może zająć to dużo czasu. Warto zapoznać się wcześniej, które dane są obowiązkowe.
  
  System WAPRO ERP jest zintegrowanym systemem ERP o jasnej, ustalonej strukturze danych. Mimo możliwości rozbudowywania jego struktur informacyjnych umożliwia proste uzyskiwanie danych niezbędnych do tworzenia plików JPK. W systemie WAPRO ERP zaimplementowano wszystkie struktury niezbędne zarówno do przechowywania danych cząstkowych (np. dane magazynowe i sprzedażowe w systemie magazynowo-sprzedażowym) jak i danych zbieranych z wielu systemów współpracujących (zbierane w systemie finansowo-księgowym dane zarówno o sprzedaży, pobierane z wielu systemów sprzedażowych jak i dane księgowe, wyciągi bankowe itp.). Do przygotowania i wysyłki plików JPK w systemie WAPRO ERP dedykowany jest program WAPRO JPK.

JPK a systemy finansowo-księgowe

Jak się przygotować do wdrożenia JPK?

Przygotowanie firmy do wdrożenia JPK wymaga z jednej strony dostosowania swojego systemu zarządzania firmą tak aby było możliwe techniczne przygotowanie wymaganych plików JPK i wysłanie ich na serwer Ministerstwa Finansów a z drugiej strony wymaga przygotowania firmy do takiego księgowania i rejestrowania VAT aby spełniało wymagania schematów JPK. W wielu systemach uruchomienie JPK będzie wiązało się z koniecznością przeprowadzenia analizy użytkowanego oprogramowania oraz implementacji w nim funkcjonalności.

W wielu przedsiębiorstwach wdrożenie JPK będzie wiązało się z koniecznością przeprowadzenia analizy użytkowanego oprogramowania i sprawdzenia czy możliwe jest w nim prawidłowe przygotowanie plików JPK i wysłanie ich. Czasami może wymagać to implementacji w systemie nowych funkcjonalności, w najgorszym przypadku może zajść konieczność wymiany części oprogramowania.

Poza dostosowaniem systemów komputerowych w firmach, przed wejściem firmy w obowiązek przekazywania danych w formie elektronicznej należy przygotować się do wprowadzania danych zgodnie z wymaganiami schematów JPK. Jeżeli w programach dane będą niekompletne lub wprowadzone niezgodnie z tymi wymaganiami, nie przejdą walidacji i pliki JPK nie będą mogły być wysłane. Nie sposób w tym miejscu omówić wszystkie wymagania, nigdzie też nie zostały one opublikowane w prostej, zrozumiałej dla wszystkich formie. Częściowo omówione zostały w trzech pismach opublikowanych przez Ministerstwo Finansów zatytułowanych „Odpowiedzi na pytania dot. JPK” oraz w „Broszurze informacyjnej dot. struktury JPK_VAT(2)”. Opublikowane są one na portalu Ministerstwa Finansów.

Programy WAPRO ERP zostały odpowiednio przygotowane, pozwalają rejestrować wszystkie wymagane informacje jednak to użytkownicy muszą wypełnić je odpowiednio danymi. Poza uzupełnieniem nowych brakujących informacji jak na przykład dodania grupowania kont księgowych na zespoły i kategorie w programie WAPRO Fakir należy pamiętać również o podstawowych danych takich jak kompletne dane firmy, numery identyfikacyjne i dane kontrahentów czy też proste opisy dokumentów oraz opisów pozycji w dokumentach. Zarówno schemat JPK_KR – księga handlowa oraz JPK_PKPiR – księga podatkowa wymagają opisów księgowanych pozycji. Przy próbie walidacji plików bez wyżej wymienionych informacji wystąpi błąd a wysłanie plików JPK z tymi danymi nie będzie możliwe.

Wymaganie schematów JPK mogą wymusić w niektórych firmach również zmianę sposobu księgowania oraz prowadzenia rejestrów VAT. Schematy JPK wymagają szczegółowych danych. Od stycznia 2017 na przykład nie będzie możliwe w pliku JPK_VAT wprowadzanie fakturowanej sprzedaży czy też fakturowanego zakupu zapisami zbiorczymi (nie dotyczy sprzedaży zafiskalizowanej, która przeciwnie, powinna być raportowana zbiorczo). Jeżeli firmy lub biuro rachunkowe rejestrowały w ten sposób transakcje w rejestrach VAT będą musiały to zmienić.

Wcześniejsze przygotowanie firmy do raportowania plikami JPK jest bardzo ważne ponieważ niektórych informacji nie da się uzupełnić w programach bezpośrednio przed momentem wysłania żądanego pliku JPK.

System WAPRO ERP jest gotowy, stale dostosowujemy go zmieniających się przepisów. Od sierpnia 2016 roku program WAPRO JPK sprawdził się, wysyłając co miesiąc z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej informacje z ewidencji VAT wielu firm.

Zaimplementowane w systemie WAPRO ERP struktury i procedury pozwalają na szybkie i bezproblemowe pobieranie z wielu źródeł danych niezbędnych do tworzenia JPK, umożliwiają kontrolę ich poprawności formalnej i spójności, pozwalają na ich przeglądanie i tworzenie analiz opartych o te dane oraz umożliwiają przesłanie danych w formie elektronicznej lub eksport danych w ustalonym formacie do pliku w celu nagrania na nośnik i przesłania odpowiednim organom skarbowym. Poza przygotowaniem danych w programach źródłowych wszystkie operacje wykonywane są w programie WAPRO JPK

Aby dowiedzieć się więcej na temat JPK przeczytaj poniższe informacje

Podstawa Prawna i bieżące informacje na temat struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego się na stronach Ministerstwa Finansów