Inwentaryzacja to dużo papierów, dużo liczenia i generalnie dużo pracy. Dziś dowiecie się, jak ułatwić koniec roku sobie i pracownikom z rozmowy z Krzysztofem Ziółkowskim, menedżerem WAPRO Mobile.

Wolisz przeczytać? Przejdź do tekstu:

Koniec roku to czas podsumowań. Dla firm, zwłaszcza sklepów i magazynów oznacza to inwentaryzację, a w niektórych przypadkach nawet reorganizację. Jakie są największe wyzwania tego okresu?

Wykonanie remanentu, zwłaszcza gdy robimy to tylko raz w roku, wypełniając obowiązek podatkowy, to zmagania z wieloma problemami. Zmiany lokalizacji w magazynie, ten sam towar w wielu miejscach, wiele nadwyżek i niedoborów. Wydruki spisów i ich wypełnianie jest dość czasochłonne, konieczny jest nieraz wielokrotny powrót do tych samych pozycji i ponowne ich weryfikowanie. Często też zdarzają się pomyłki.

Pamiętam czasy studenckie kiedy trafiłam na inwentaryzację taką z papierem i karteczkami. Co się zmieniło od tamtego czasu?

Najprostszą metodą pozwalającą na wyeliminowanie niedogodności związanych z klasycznymi metodami to użycie urządzeń mobilnych: nasze rozwiązanie, Mobilny Magazynier, który współpracuje z programem sprzedażowo-magazynowym WAPRO Mag.

Masz na myśli urządzenia mobilne czyli kolektory danych?  

Kolektory to dość drogie urządzania, posiadają oczywiście swoje zalety – większa wytrzymałość na upadki, wysokie normy odporności na zapylenie, zalania. Na pewno dobrze się sprawdzą w ciężkich warunkach magazynowych.

Natomiast obecnie większość tych modeli już jest produkowanych z systemem android ze względu na jego popularność i uniwersalność. I również takie urządzenia możemy wykorzystać w uruchomieniu Mobilnego Magazyniera, ale możliwe jest również korzystanie z aplikacji na zwykłym smartfonie, który jest kilkukrotnie tańszy, a przeważnie już wykorzystywany w pracy.

Czyli chcesz powiedzieć, że zamiast drogiego sprzętu wystarczy zwykły smartfon z Mobilnym Magazynierem?

Jak najbardziej! Możemy wykorzystać aparat wbudowany w telefonie ale również możemy dołączyć po bluetoothie zaawansowane czytniki kodów kreskowych profesjonalizując rozwiązanie.

No dobrze,  mam system WAPRO Mag, mam smartfon z Mobilnym Magazynierem. Co teraz?

Remanent rozpoczynamy logując się na urządzeniu mobilnym. Mamy do dyspozycji przypisany cały magazyn lub tylko dedykowana listę towarów. Każdą pozycje skanujemy lub wpisujemy zwiększając ilość plus 1 lub wprowadzając konkretna ilość. Możemy oczywiście skorzystać z wielu jednostek: sztuka karton paleta a program naliczy odpowiednia ilość asortymentu. Po wprowadzeniu remanentu zapisujemy i replikujemy urządzenie, a na tym kończy się już rola sprawdzającego. Dokument dostępny jest w buforze w systemie centralnym gotowy do połączenia z innymi spisami i zatwierdzenia.

Ok, inwentaryzacja skończona. rozliczona. Czy WAPRO Mobile Mag może przydać mi się jeszcze do czegoś?

Zastosowanie aplikacji to nie tylko inwentaryzacja. Wydania z magazynu to codzienność w pracy magazyniera. Mogą to być zarówno wydania do klientów tzw. Zewnętrzne wydania, przesunięcia na inne magazyny, czy też wydania na produkcję dokumentem rozchodu wewnętrznego. Jeśli magazynier musi bazować na wydrukach lub stale zaglądać do komputera nie ma stałego dostępu do informacji i nie jest optymalne rozwiązanie.

Czyli do codziennej pracy magazyniera wystarczy smartfon z aplikacją? Aplikacja nie tylko pomoże zliczać, ale obsłużyć całość dokumentów magazynowych?

Na urządzeniu możemy również weryfikować to co zamówił nasz odbiorca a następnie jednym „tapnieciem” wystawić dokument niezbędny do wydania towaru z magazyny.

Jak na przykład wygląda przyjęcie z aplikacją WAPRO Mobile Mag?

Systemie pozwala na weryfikację dostawy na podstawie złożonego wcześniej zamówienia do dostawcy. W trakcie takiej weryfikacji możemy posłużyć się czytnikiem lub wyszukać produkty na liście, następnie porównać z zamówieniem. Na bieżąco mamy informację  i odznaczyć produkty i ich ilości zgodne z zamówieniem. Możliwa jest również weryfikacja przez wyszukanie znalezionej pozycji i wprowadzenie ilości w aplikacji. Na bieżąco mamy informacje, które pozycje jeszcze nie zostały zweryfikowane, które mają brakujący stan w stosunku do pierwotnego zamówienia, a może coś przyjechało nadmiarowo. Operator ma możliwość opisania wszystkich niestandardowych operacji.

Co dalej dzieje się z dokumentem? W jaki sposób aplikacja łączy się z systemem?

Po zatwierdzeniu dokument z poprawionymi ilościami i wprowadzonymi uwagami trafia do systemu WAPRO Mag. Tam użytkownik może zweryfikować dokument lub dołączyć fakturę zakupu. O tym, w którym momencie stan jest dostępny decyduje konfiguracja systemu.

Czyli nie trzeba iść z kolektorem do stacji dokującej, tylko wystarczy nacisnąć w aplikacji przycisk replikacji, tak?

Rzeczywiście, wystarczy wcisnąć tylko przycisk replikacji. Niezależnie czy urządzenie jest w zasięgu wi-fi czy też w odległej lokalizacji, zawsze możemy skomunikować się z firmą.

No dobrze, a czy takie połączenie jest bezpieczne? Bo przecież aplikacja przetwarza mnóstwo danych…

Program jest wyposażony w system uprawnień wymuszający zasady bezpieczeństwa. Logowanie wszelkich zmian w zakresie danych wrażliwych zabezpiecza możliwe nadużycia. A szyfrowanie połączenia urządzeń protokołem SSL zabezpiecza przed nieuprawnionym podsłuchaniem. Tak więc dane firmy są bezpieczne.

To brzmi super. Jak zacząć pracę z aplikacją w takim razie?

Pobranie, instalacja i uruchomienie to dosłownie kilkanaście minut. Konfiguracja, w zależności od potrzeb, może być dostosowywana już w trakcie pracy.

I ta konfiguracja wymaga jakiejś specjalistycznej wiedzy?

System rzeczywiście składa się z kilku elementów i konfiguracja pojedynczo każdego z nich, to tworzenie użytkowników, dostosowanie systemu WAPRO Mag… Mogło by się to spotkać z wieloma trudnościami. Dlatego dla użytkownika przygotowaliśmy kreator, który podczas pierwszego uruchomienia przeprowadzi przez wszystkie te elementy w 4 prostych krokach, od połączenia baz, stworzenia użytkowników, stworzenia usług niezbędnych do połączenia. Następnie roześle konfiguracje do użytkowników mobilnych lub pozwoli odczytać za pośrednictwem QR Code.

Zastanawiam się jeszcze jedną kwestią. Jak jest z obsługą aplikacji? Bo wiem, że kolektory maja swoje oprogramowania którego po prostu trzeba się nauczyć. Jak jest w przypadku WAPRO Mobile Mag?

Samo oprogramowanie mobilne jest bardzo proste i intuicyjne. Można również skorzystać z filmów instruktażowych, by zapoznać się z rozwiązaniem. Albo zainstalować wersję demo programu.

Jaki jest koszt tego rozwiązania?

Koszt programu jest stosunkowo niewielki względem korzyści jakie przynosi. Program jest dostępny w wariancie abonamentowym 365 Biznes, oraz w hostingu WAPRO Online, w których bariera wejścia w rozwiązanie jest niewielka.

W przypadku firm działających sezonowo WAPRO Online ma tą przewagę, że można będzie elastycznie zmienić ilość działających urządzeń – więcej w sezonie, na przykład w trakcie inwentaryzacji, a mniej poza sezonem.

WAPRO Mobile Mag brzmi dla mnie jak oszczędność czasu, pracy i pieniędzy. Niskie koszty wejście, prosta instalacja, bezpieczeństwo danych i znaczne usprawnienie pracy magazynu przekonują mnie nie tylko w sezonie inwentaryzacji.