Automatyzacja procesów sprzedażowych z KSeF

KSeF zmienia procesy związane z obsługą sprzedaży i wystawianiem faktur. Faktura wejdzie do obrotu dopiero po wysłaniu i walidacji przez KSEF oraz nadaniu jej przez KSeF numeru identyfikacyjnego. Obsługę dokumentów sprzedaży z uwzględnieniem KSeF można jednak zorganizować tak, aby dla użytkowników systemu ERP prawie nie różniła się od sposobu stosowanego obecnie. Czyli: wystawiamy faktury jak do tej pory, wysyłanie do KSeF i odbieranie UPO odbywa się „w tle”, bez angażowania uwagi i czasu użytkownika.

W poprzednich artykułach informowaliśmy, co trzeba zrobić, aby zarejestrować się w Krajowym Systemie e-Faktur: jak się zalogować oraz jak zdefiniować uprawnienia dostępu do KSeF.

Jak zarządzać uprawnieniami użytkowników w KSeF?

Kolejne zagadnienie, które na pewno warto rozważyć, to sposób generowania dokumentów sprzedaży w systemie ERP, wysyłanie ich na platformę KSeF oraz odbieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO) faktury. Z niniejszego artykułu dowiedzą się Państwo, jak proces wystawiania faktury w KSeF można zautomatyzować, używając systemów ERP dostarczanych przez Asseco Business Solutions.

Faktury ustrukturyzowane KSeF w systemach ERP Asseco Business Solutions

1. Proces rejestracji faktury zaczyna się w systemie ERP – tu powstaje plik xml zgodny ze schematem wymaganym przez Ministerstwo Finansów. Z punktu widzenia użytkownika przebiega to prawie tak samo, jak dotychczas wystawiano dokument sprzedaży.
2. Plik xml jest przekazywany do systemu KSeF.
3. KSeF sprawdza uprawnienia dostępowe oraz waliduje wystawioną fakturę, to znaczy sprawdza zgodność pliku xml z obowiązującym schematem faktury ustrukturyzowanej.
4. KSeF nadaje fakturze numer identyfikujący.
5. KSeF udostępnia UPO, potwierdzające wystawienia faktury.
6. Numer identyfikujący fakturę oraz UPO są rejestrowane w systemie ERP.

Cały proces przekazywania dokumentu do KSeF i odbioru UPO odbywa się w tle – z wymienionych wyżej czynności tylko pierwsza wymaga zaangażowania użytkownika. W większości przypadków wszystkie operacje są wykonywane w dobrze znanym użytkownikom interfejsie systemu ERP.

Za obsługę komunikacji z KSeF jest odpowiedzialna usługa Businesslink. Wykorzystujemy API, udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Usługa Businesslink automatycznie wyśle przygotowane dokumenty do KSeF, odbierze potwierdzenie ich wystawienia, w tym numer identyfikujący fakturę, a w przypadku ewentualnego błędu zgłoszonego przez KSeF – przekaże do systemu ERP informacje o niezgodnościach. Businesslink odbierze również z KSeF UPO dla wystawionych faktur. Użytkownicy odpowiedzialni za obsługę faktur w systemie ERP będą mogli na bieżąco obserwować zmiany statusów dokumentu.

Sam KSeF nie umożliwia przesyłania żadnych dodatkowych plików do faktur. Takie załączniki (na przykład specyfikacje, protokoły, zdjęcia czy inne dokumenty handlowe) można jednak przesyłać w ramach integracji Businesslinka z KSeF. Wskazany kontrahent może otrzymać załączniki wraz z wcześniej wystawioną fakturą w KSeF. Wysyłka obrazu faktury i załączników odbywa się automatycznie po otrzymaniu z KSeF potwierdzenia wystawieniu faktury.

Co należy uwzględnić, przygotowując organizację do współpracy z KSeF

1. Obecny proces wystawiania faktury sprzedaży i powiązanie z innymi dokumentami, np. zamówienia, załączniki. Informacje dodatkowe, które obecnie są przekazywane kontrahentom na przykład na fakturze lub w formie załączników, specyfikacji.
2. Rodzaje obsługiwanych operacji.
3. Ilość wystawianych faktur i liczbę pozycji na fakturach.
4. Wystawiona w KSeF faktura nie może być zmieniona – można jedynie wystawić korektę faktury.
5. Miejsca i systemy, w których obecnie są wystawiane faktury. Czy potrzebne są zmiany w przygotowanych wcześniej integracjach z systemami firm trzecich?
6. Sposób przekazania dokumentów do KSeF (na przykład: na bieżąco automatycznie, na żądanie, na koniec dnia, z ustalonym opóźnieniem).
7. Dane potrzebne do przygotowania e-Faktury muszą być zgodne z wymaganym przez KSeF formatem.
8. Indywidualne zmiany w systemie ERP, które wpływają na źródła danych do przygotowania e-Faktury oraz przebieg procesów.

Integrując swój system ERP z platformą KSeF warto sprawdzić, czy wybrane rozwiązanie do komunikacji z KSeF posiada certyfikat bezpieczeństwa. Istotna jest także skalowalność i stabilność systemu, którą mogą zapewnić tylko firmy posiadające rozbudowaną infrastrukturę techniczną oraz odpowiednich pracowników IT.

Automatyczna wysyłka faktur z systemów Asseco ERP za pośrednictwem Businesslinka

• Dokumenty generowane są tak jak do tej pory w systemie ERP.
• Cały proces odbywa się w jednym, dobrze znanym użytkownikom interfejsie.
• Wysyłanie dokumentów do KSeF odbywa się automatycznie.
• Dokument jest sprawdzany przed przekazaniem do KSeF w zakresie zgodności ze schematem wymaganym przez MF.
• System ERP automatycznie odbierze numer identyfikujący fakturę w KSeF oraz UPO.
• Zmiany statusu dokumentów są widoczne w systemie ERP, w którym pracują użytkownicy obsługujący faktury.
• W przypadku przerw w dostępie do platformy KSeF Businesslink monitoruje dostępność KSeF. Po przywróceniu dostępności KSeF dokumenty automatycznie zostaną wysłane, bez udziału użytkownika.
• Businesslink oprócz komunikacji z KSeF zapewnia również sprawną dystrybucję dokumentów i komunikację z klientami, w tym wysłanie faktury z dodatkowymi załącznikami i udostępnienie portalu dla klientów.
• Zastosowanie automatycznej komunikacji z KSeF zmniejsza koszty obsługi dokumentów i eliminuje ewentualną możliwość popełnienia błędów. Korzystanie z Businesslink skraca do niezbędnego minimum czas potrzebny na obsługę KSeF.

Ile pozostało czasu?

Zachęcamy do przeanalizowania metod działania firmy i przygotowania organizacji do współpracy z KSeF już teraz, dopóki KSeF nie jest obligatoryjny. Przejście na nowy system fakturowania wymaga nie tylko zmian technologicznych ale również weryfikacji procesów biznesowych czy proceduralnych.

Wcześniejszego sprawdzenia gotowości organizacji do obowiązkowego korzystania z KSeF. Testowa wersja usługi Businesslink pozwala na połączenie z testową wersją KSeF. Warto jak najwcześniej wystawić e-faktury „na próbę” oraz przygotować systemy ERP do KSeF, aby w okresie przejściowym dobrze przygotować się do docelowego, obowiązkowego wystawiania faktur ustrukturyzowanych.