Co nas czeka w 2025 roku w obszarach kadrowo-płacowym oraz finansowo-księgowym? Od dyrektywy o transparentności wynagrodzeń po tzw. „podatek od ogrodzeń” – odpowiadają Małgorzata Samborska i Monika Rosa, ekspertki z Grant Thornton, organizacji audytorsko-doradczej.
Co nowego w kadrach i płacach w 2025 roku?
Początek roku jak zwykle niesie dla przedsiębiorców zmiany, w tym zmiany w obszarze tak zwanego back office, czyli kadry i płace oraz finanse i księgowość. O te zmiany chciałabym dzisiaj Panie wypytać i zacznijmy od kadr i płac. Pani Moniko, jakie zmiany w 2025 roku, czego możemy się spodziewać?
Przede wszystkim myślę, że zacznę od takiej zmiany, na którą czekało bardzo dużo Polaków, bo prawie 70%, czyli od dni wolnych w pracy. Jak już wiemy, prezydent podpisał nowelizację ustawy o dniach wolnych od pracy i Wigilia Bożego Narodzenia stała się 14 dniem wolnym od pracy i ta nowa zmiana już wejdzie w życie w 2025 roku.
Od 1 stycznia zmieniły się stawki minimalnego wynagrodzenia za pracę. Na mocy rozporządzenia Rady Ministrów minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy od 1 stycznia wynosi 4666 zł brutto. Wzrosła również minimalna stawka godzinowa za pracę dla osób fizycznych, które są zatrudnione na podstawie umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług. Ta stawka godzinowa od 1 stycznia wynosi teraz 30,50 zł brutto.
Kolejną istotną zmianą, którą chciałabym poruszyć, jest doprecyzowanie definicji mobbingu. Na stronie Rządowego Centrum Legislacji znalazł się nowy projekt, w którym tutaj pojawiła się taka zmiana, która ma pomóc ofiarom mobbingu dochodzić ich praw. Czy to są dobre zmiany? Pojawiają się różne głosy. Natomiast teraz ten mobbing ma być charakteryzowany jako uporczywe nękanie pracownika. Ma być bardziej to konkretna zmiana, która ma bardziej chronić ofiary mobbingu.
„Za przejawy mobbingu będą uważane takie cechy jak zastraszanie, izolacja, umniejszanie, zaniżanie oceny przydatności zawodowej, nieuzasadniona krytyka, utrudnienie funkcjonowania w środowisku pracy.”
Na razie te nowe przepisy są dopiero w fazie projektu, ale zobaczymy, jaki będzie finalny ich kształt. Ten projekt ma trafić do Sejmu w trzecim kwartale 2025 roku.
Czyli na razie same dobre wiadomości.
Tak, można tak powiedzieć. Kolejną zmianą, myślę, którą bardzo istotną dla pracowników będą zmiany w zwolnieniach lekarskich. W obecnych przepisach, zgodnie z tzw. ustawą zasiłkową, każdy pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim nie może świadczyć absolutnie żadnej pracy zarobkowej. Natomiast już teraz pojawił się projekt i Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej obrazuje nad taką zmianą, że tak naprawdę lekarz będzie mógł zdecydować, czy pracownik będzie zwolniony z określonego rodzaju pracy.
Czyli ta zmiana oznacza tyle, że lekarz będzie mógł zdecydować, że pracownik, czy ta osoba ubezpieczona, będzie mogła wykonywać na zwolnieniu lekarskim jedną pracę, a drugiej nie będzie mogła. Czyli pojawi się taka jakby nowa definicja niepełnej zdolności do pracy. Tak najprościej to obrazując, można powiedzieć, że gdy ktoś wykonuje, tak naprawdę taki bardzo ogólny przykład, kiedy ktoś wykonuje jakąś cięższą pracę fizyczną i dodatkowo pracuje na zleceniu, wykonuje jakieś zlecenie zdalnie z domu. I lekarz może stwierdzić, że niestety jest niezdolny do tej pracy fizycznej, natomiast nie przeszkadza mu ta praca, którą wykonuje w domu, w procesie leczenia i w procesie rekonwalescencji. Więc to jest zmiana, na którą wiele osób czeka. Zobaczymy, jak te przepisy będą ukształtowane i też to jest na razie jeszcze w fazie projektu, ale to już jest bardzo dobry krok tutaj, żeby zaopiekować ten temat.
A nie budzą się takie wątpliwości, że to jest pole do nadużyć?
Cały czas się budzą, natomiast teraz pojawiają się głównie takie zarzuty, że tak naprawdę osoby, które przebywają na zwolnieniu lekarskim nie mogą nawet wystawić faktury. Ponieważ zgodnie z tymi przepisami, które obecnie obowiązują, kiedy pojawi się kontrola ZUS-u, tak naprawdę zasiłek nie za ten jeden dzień pracy, czy na przykład wystawienie faktury, czy wykonanie jakiejś bardzo prostej czynności jest uznawane za pracę podczas niezdolności do pracy, czyli za czas choroby. I zasiłek jest zabierany za cały okres. Więc jest to bardzo dotkliwa sankcja taka na dzisiaj i tutaj są właśnie potrzebne są te zmiany. Tak, żeby te lekkie takie prace, czy jakieś takie jednorazowe rzeczy można było wykonywać na tym zwolnieniu lekarskim.
Rozumiem. To co jeszcze?
No i myślę, że taka najbardziej rozgrzewająca tutaj wszystkie działy HR-owe, zmiana to wdrożenie dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń. Celem dyrektywy unijnej jest wzmocnienie, tak naprawdę stosowanie równości wynagrodzeń pomiędzy zarobkami kobiet i mężczyzn, którzy pracują w takiej samej kategorii lub wykonują taką pracę w takiej samej wartości. Ta dyrektywa ma przede wszystkim zniwelować i zmniejszyć lukę płacową pomiędzy kobietami i mężczyznami.
„Tak obrazowo, żeby to przedstawić, zgodnie z danymi Eurostatu, luka płacowa w 2022 roku w Unii Europejskiej wynosiła prawie 13%.”
Ale żeby pokazać pełny obraz tego zjawiska i pokazać, jak ważna jest ta dyrektywa, to chciałabym zwrócić uwagę na taki dzień 15 listopada. Dzień Różnej Płacy. I jest to taki symboliczny dzień w Unii Europejskiej, obchodzony, żeby uświadomić tak naprawdę wszystkie osoby o tym, że od tego dnia, czyli do końca roku, czyli około półtora miesiąca kobiety pracują za darmo.
Więc to jest, myślę, bardzo ważna dyrektywa. Tutaj jest ona odpowiedzią na te spore dysproporcje pomiędzy zarobkami kobiet i mężczyzn. Mówi się, że w Polsce nawet te dysproporcje wynoszą prawie 18%. Może to wynikać z dyskryminacji, może to wynikać ze stereotypów, czy też po prostu może to wynikać z tej strategii płacowej, z tych siatek wynagrodzeń, które po prostu nie są stworzone na bazie obiektywnych kryteriów. I tutaj mamy nadzieję właśnie, że ta dyrektywa pomoże i wesprze pracodawców, ale też jakby narzuci im pewne obowiązki, które oni będą musieli wykonywać, żeby zmniejszyć tą lukę płacową.
Co nowego w podatkach w 2025 roku?
Przejdźmy teraz do obszaru finansowo-księgowego. Czy tutaj również będziemy mieć tak w miarę spokojnie w 2025 roku, czy raczej trzeba zakasywać rękawy i brać się do pracy?
Powiedziałabym, że w podatkach i w finansach nigdy nie ma spokoju, zawsze jest tak, że jest coś do zrobienia i ten rok 2025 zapowiada się jako rok pełen przygotowań i chętnie opowiem w jakich obszarach powinniśmy się przygotować, bo myślę tutaj przede wszystkim o obowiązkowym e-fakturowaniu, czyli ustawie o KSEF, dalej mamy raportowanie JPK-CIT, no i jeszcze mamy podatek wyrównawczy, a dodatkowo od 1 stycznia mamy zmiany w zakresie podatku od nieruchomości, no i tutaj też mamy trochę takich aspektów, które wywołują chociażby burzę w Internecie albo niepokój wśród przedsiębiorców.
To zacznijmy od KSEF, bo to jest temat, który już od kilku lat pojawia się, toczą się dyskusje, potem następuje etap prac, potem znowu wracają dyskusje. Na jakim obecnie etapie znajduje się wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur?
No właśnie, to przypomnijmy gdzie jesteśmy. W czerwcu ubiegłego roku została uchwalona ustawa, która przesuwała obowiązkowe wejście KSeF w życie na luty 2026 roku, potem odbywały się liczne konsultacje, pojawił się nowy projekt i w tym projekcie mamy tę datę 1 luty 2026 roku dla dużych przedsiębiorstw, to znaczy tych, których obroty w 2025 roku przekroczą 200 milionów złotych oraz 1 kwietnia dla pozostałych.
No i tutaj już od razu dwie uwagi. Te 200 milionów będziemy wiedzieć, czy przekroczyliśmy 200 milionów złotych dopiero wtedy, kiedy skończy się 2025 rok. Więc jeżeli nas ten poziom obrotów przychodów zaskoczy w 2026 roku, no to może się okazać, że mamy tego czasu o 2 miesiące mniej niż nam się wydawało. To jest pierwsza uwaga. Druga jest właśnie taka, że pomiędzy tą pierwszą grupą a drugą nie ma zbyt wiele czasu. Druga grupa oznacza obowiązkowy KSEF również dla tych mniejszych podatników, również dla tych, którzy dzisiaj są zwolnieni z opodatkowania, także na to też uważajmy. Co prawda jedynie tak zwani wykluczeni cyfrowo, a więc wystawiający naprawdę małe faktury do 450 złotych będą mieli trochę więcej czasu, ale to jest stosunkowo nieduża grupa przedsiębiorców.
Natomiast dalej ciągle czekamy na finalne przepisy, na to aż one w końcu wpłyną do Sejmu i będą procedowane. To trochę oznacza, że uśpiona jest czujność i przedsiębiorców, ale też i firm, które przygotowują oprogramowanie w tym zakresie, a w zasadzie nie powinniśmy czekać.
„Powinniśmy już się do tego wdrożenia KSeF przygotowywać i to im większa firma tym pewnie są większe potrzeby.”
Jak myślimy o KSeF to mamy dwa aspekty tego organizacyjnie, tego całego wdrożenia. Pierwszy to jest czy my będziemy w stanie wystawiać e-faktury z wykorzystaniem systemu, a drugi element to jest jak sobie poradzimy z odbiorem faktur w KSeF. No i teraz zaczynając od tego elementu wystawiania faktur. Tutaj bym powiedziała, że trochę jestem spokojniejsza o to czy sobie przedsiębiorcy poradzą czy nie, dlatego, że skoro poradzili sobie z JPK VAT to pewnie poradzą sobie i z e-Fakturą i z jej wystawianiem, aczkolwiek konieczny jest przegląd systemów księgowych, co mamy. Czy będziemy korzystać z oprogramowania zewnętrznego, który nam dostarczy ten dostawca oprogramowania, czy też to jest oprogramowanie na przykład grupowe, gdzie tutaj będzie pomoc zagraniczna potrzebna to wtedy tacy przedsiębiorcy tym bardziej powinni się tym zająć. No i tutaj weryfikacja, czy my na pewno mamy wszystkie informacje, które są nam potrzebne do tego, żeby wystawić fakturę w KSeF. I to jest ta strona związana z wystawianiem faktur, ale i tam musimy podjąć niektóre decyzje i one na przykład wynikają z tych konsultacji, które miały miejsce pod koniec roku, kiedy okazało się, że na zasadzie dobrowolności będzie można wystawiać również faktury konsumenckie, że na zasadzie dobrowolności będzie można załączać również załączniki do faktur, ale też w XML-u. W związku z tym tutaj trzeba podjąć takie biznesowe decyzje co do tego, w który model i w które rozwiązanie wchodzimy.
Pamiętajmy, że cały czas jest uruchomione środowisko testowe, w związku z tym możemy z tego korzystać i takie przedprodukcyjne demo i to testowe, więc tak żebyśmy zaplanowali w tym 2025 roku również czas na to testowanie. Dobrze by było zaplanować również testowanie na przykład z wybranymi kontrahentami.
I to jest od strony wystawiania faktur, a teraz od strony odbierania faktur, no wydaje się, że tutaj jest jeszcze więcej do zrobienia. Zaczynając od tego, komu damy w ogóle dostęp do odbierania faktur w KSeFie. Trzeba pamiętać, że ten dostęp w KSeFie to jest taki zero jedynkowy. Czyli jeżeli ktoś ma prawo do odbioru faktur w KSeFie to absolutnie wszystkich faktur, zarówno drobnych jak i tych od najważniejszych kontrahentów, od kontrahentów B2B. W związku z tym być może nie wszystkie dane to są takie dane, które bezpiecznie chcemy ujawnić określonym osobom w firmie. Stąd też coraz więcej firm myśli o tym, że ten dostęp będzie miał wąskie grono osób w firmie. A lepszym rozwiązaniem jest zapewnienie jakiegoś łącznika pomiędzy KSeFen a własnym systemem księgowym, który może nam na przykład zapewnić zewnętrzne oprogramowanie od zewnętrznego dostawcy, kiedy my ściągniemy wszystkie nasze faktury, które niejako w tym KSeFie jakby wpadną do wspólnego worka i my teraz je musimy podzielić. W związku z tym to zewnętrzne oprogramowanie może nam pomóc posortować nasze faktury pod kątem NIP-ów kontrahenta na te faktury, które znamy i te faktury, które są dla nas pierwszy raz nowi kontrahenci. W związku z tym ich musimy zweryfikować, musimy sprawdzić, czy to są faktury scamowe, czy to są w ogóle dla nas faktury wystawione, a nie na przykład faktury pomyłkowe. Może nam pozwolić sortować te faktury pod kątem wartości, no tak żeby różne osoby mogły je dalej procesować.
Ale to też wszystko oznacza, że trzeba będzie zmienić i jakby procesy obiegu dokumentów i polityki różnego rodzaju obowiązujące w firmie. Często napisać nowe regulaminy sprzedaży albo zastanowić się, czy zmiany wymagają umowy z kontrahentami. Więc tych aspektów, o których trzeba myśleć jest bardzo dużo, a na koniec jeszcze trzeba będzie przeszkolić ludzi w firmie i to nie tylko dział księgowy, ale również i dział zakupów i dział sprzedaży i wszystkich pracowników, którzy jeżdżą w podróże służbowe i niejako będą zbierać te faktury, których nie będą teraz przywozić w ręku i zanosić do działu księgowego, tylko one będą zwyczajnie wpadały do tego jednego worka.
Także im szybciej się za to zabierzemy, tym jest większa szansa, że wykorzystamy też zalety KSeF-u, bo jakby nie możemy zapominać o tych zaletach. Skoro wszystkie faktury będą według jednego schematu, według takiego samego XML-a, to oznacza, że również ułatwi nam to bardzo mocno taki proces automatycznego zaciągania tych danych do systemu, a w związku z tym i oszczędzi czas.
Czyli jakby jak mogłaby Pani to ocenić? Czy „gra jest warta świeczki”, czyli najpierw dużo przygotowań, ale potem koniec końców księgowej będą mieli łatwiej? Czy nie jest Pani przekonana o tym, że tak będzie?
No trochę chciałabym powiedzieć, czas pokaże, jak będzie działał system, czy on faktycznie będzie działał sprawnie. Tak potrafię sobie wyobrazić, że jakby model docelowy, w którym wszystkie faktury sprawnie wystawiamy w KSeF-ie, ale też i wszystkie faktury sprawnie odbieramy w KSeF-ie, to znaczy ściągamy je zwyczajnie do naszego systemu i tam ten proces automatyzacji jest znaczny, że on nam zaoszczędzi dużo czasu i być może nawet w przyszłości przyczyni się do większej efektywności, natomiast póki co to raczej jest więcej obaw niż takiej nadziei na te lepsze rozwiązania.
