Zróbmy mały eksperyment. Rozejrzyj się wokół siebie. Czy na biurku, przy którym pracujesz, są niepotrzebne przedmioty? Materiały, które już Ci się nie przydadzą i narzędzia, których nie używasz? Organizacja przestrzeni pracy jest bardzo ważna i, szczerze mówiąc, trudna. Dobra wiadomość jest taka, że można się jej nauczyć. Obecnie biurko nie jest jedynym miejscem naszej pracy – wiele zadań wykonujemy w systemach typu ERP. Dobry system ERP można dostosować do swoich potrzeb i stylu pracy, analogicznie do blatu biurka. Przeprowadzimy ten eksperyment, używając systemu Merit ERP. Przyjrzymy się kwestii porządkowania pulpitu użytkownika z trzech różniących się perspektyw: handlowca, księgowej i dyrektora HR. Każde biurko, a więc także pulpit roboczy, wygląda inaczej.
Pulpit dla handlowca
Handlowiec kojarzy się z takimi cechami jak „przyjazny”, „łatwo nawiązujący kontakt”, „komunikatywny”, być może także „rozkojarzony”, ze względu na to, że ma wiele spraw na głowie. Dział handlowy skupia ludzi nastawionych na zewnątrz. Właściwie najważniejszym zadaniem jest dla nich utrzymanie dobrego kontaktu z klientem, co prowadzi do uzyskania dobrych wyników sprzedażowych firmy i swoich własnych.
Zadania
Jak wyglądać będzie pulpit roboczy handlowca w Merit ERP? Być może najważniejszy panel to Zadania – funkcja, która pozwala stworzyć listę zadań i monitorować na bieżąco proces ich realizacji. Jako handlowiec, będę mieć w Zadaniach sprawy związane z zamówieniami i aktualnymi informacjami na ich temat: czy coś trzeba jeszcze dogadać, znaleźć, dopisać, kogoś o coś zapytać. Wiem, które kwestie są priorytetowe – z perspektywy własnej, mojego klienta lub organizacji – a więc pierwsze do załatwienia.
Karteczki
Dodatkiem do Zadań są Karteczki – odpowiednik papierowych, samoprzylepnych karteczek. Karteczki na pulpicie Merita wyglądają jak te w realu i pełnią taką samą funkcję. Często informacja nie jest wystarczająco konkretna, by wpisać ją do Zadań, ale musi być szybko potwierdzona; zgłoszony problem trzeba sprawnie załatwić. Dla handlowca, który odpowiada za utrzymanie odpowiednich kontaktów z wieloma osobami naraz, Karteczki są przypomnieniem o czymkolwiek, co zdążył zanotować. Dzięki nim nie zapomni o niczym i będzie mógł odpowiednio pozałatwiać zgłoszone sprawy.
Skróty
Skróty to kolejne narzędzie oszczędzające czas. Handlowiec może tu umieścić najczęściej wywoływane funkcje systemu – na przykład uruchomienie sprzedaży, przegląd ofert albo szybki wgląd w dane kontrahentów. Może też dodać skróty do najczęściej wykorzystywanych serwisów internetowych, np. o branżach swoich klientów czy konkurencji.
Obszary robocze
W panelu Obszary robocze handlowiec umieści oferty, zamówienia od klientów, czy faktury sprzedaży. Może skupić się na tych, które są związane z jego rolą i zadaniami w organizacji, bez zbędnego poszukiwania potrzebnych danych w gąszczu opcji i funkcji systemu.
Raporty
Jeśli myślimy o pulpicie w programie ERP w kontekście handlowca, to w panelu Raporty znajdą się zestawienia klientów, zamówienia oraz poziom realizacji. Osoby z działu handlowego często muszą się zmierzyć z dużymi ilościami zmieniających się danych. Muszą organizować pracę i pewne procesy w wielu wymiarach, w czym mogą pomóc analizy Busines Intelligence. Handlowiec może umieścić na swoim pulpicie raport BI, który wizualizuje dane: zobaczy dzięki temu na przykład miesięczny poziom sprzedaży. Handlowiec może analizować i drążyć dane istotne dla niego oraz ocenić, czy dostanie premię na koniec kwartału.
Wyszukiwarka
Z poziomu pulpitu Merita można przeszukiwać dane zgromadzone w tym systemie, nawet jeżeli dokładnie nie wiemy, gdzie szukać. Wyszukiwanie w danych to taki „meritowy Google”. Na przykład w trakcie jazdy samochodem handlowiec odbiera ważny telefon w sprawie faktury bądź zamówienia. Nie jest w stanie zrobić notatek, zapamiętuje tylko nazwę kontrahenta. Po powrocie do pracy wyszukuje, w których danych występuje nazwa kontrahenta i w ten sposób łatwo odnajduje potrzebną fakturę. Może ją następnie sprawnie przetworzyć.
Komunikator
Sytuacja, gdy chcemy otrzymać konkretną informację jak najszybciej, zdarza się wiele razy w ciągu dnia. Komunikator, dostępny na pulpicie systemu Merit, umożliwia uzyskanie takiej informacji bez odrywania się od pracy w systemie ERP. Jeżeli handlowiec potrzebuje informacji dotyczących faktury od kolegi z firmy – nazwijmy go Krzyśkiem – nie musi się fatygować bezpośrednio do niego i stać mu nad głową, gdy Krzysiek będzie wyszukiwał dane w systemie. Może wysłać Krzyśkowi pytanie wraz z linkiem do danych przez Komunikator.
Zdjęcia
Elementami dekoracyjnymi (co wcale nie oznacza: mniej ważnymi) pulpitu użytkownika są Zdjęcia. Zdjęcia personalizują przestrzeń, w której się znajdujemy. Handlowiec może na pulpicie umieścić swoje zdjęcie w bejsbolówce albo w garniturze, krajobraz górski albo wymarzone ferrari. Nieważne co – ważne, że jego. Że będzie to wybrany przez niego obraz. W wirtualnej przestrzeni pulpitu poczuje się bardziej u siebie, a w takim środowisku łatwiej się pracuje.
Podsumowanie
Nawet zabiegany handlowiec może łatwo dostosować Merit ERP do swojego stylu pracy. Ma do dyspozycji Zadania, Karteczki, Skróty, Obszary robocze, Raporty, Wyszukiwarkę, Komunikator i Zdjęcia. Narzędzia te, zgromadzone na pulpicie pomogą mu łatwiej i wydajniej wykonywać swoje obowiązki. Kto mocniej odczuje pomoc intuicyjnego systemu niż ci najbardziej zapracowani, dla których każda dodatkowa sekunda jest zwycięstwem?
