Dzisiejsze oczekiwania związane z szybkim dostępem do prawdziwych i łatwych do porównania danych powodują, że analiza istotnych dla organizacji wskaźników wkroczyła w kolejne obszary działalności biznesowej. Tego rodzaju narzędzia z powodzeniem są wykorzystywane również w obszarze zarządzania personelem.
Zasilanie procesów zarządzania personelem odbywa się nowymi metodami. Opierają się one na łatwo mierzalnych danych i jednoznacznych wskaźnikach biznesowych. Takie podejście jest odpowiedzią na potrzebę nieustannego dążenia do podnoszenia sprawności organizacji. Po latach działań optymalizacyjnych, skupionych na twardych obszarach biznesowych, przyszedł czas na zwiększenie kontroli i efektywności zarządzania kapitałem ludzkim. Informacje typowe dla zarządzania personelem ogromnie przydają się też jako dodatkowy wymiar dla analiz dotyczących innych obszarów.
Dzięki wiedzy o różnych wskaźnikach związanych z zarządzaniem pracownikami, działy HR podejmują decyzje o kierunkach swoich działań. Ich celem jest utrzymanie zatrudnienia na właściwym poziomie oraz aby dbanie o odpowiednie kwalifikacje pracowników.
Controlling na poziomie HR
Controlling w obszarze zarządzania personelem obejmuje zagadnienia typowe dla procesów kadrowo-płacowych. Wykorzystuje usystematyzowane wskaźniki dotyczące zatrudnienia, działań rekrutacyjnych, wynagrodzeń, szkoleń pracowników, czasu pracy oraz liczby absencji, a także delegacji i ocen pracowniczych. Ważne jest, aby wskaźniki wykorzystywane do analiz w zarządzaniu personelem odpowiadały charakterowi prowadzonej działalności. Zupełnie inne wskaźniki będą miały znaczenie dla firm produkcyjnych, a inne — dla organizacji projektowych.
I tak, w obszarze zatrudnienia wskaźniki te mogą dotyczyć fluktuacji kadr i rotacji na wybranych stanowiskach, w działach czy lokalizacjach; dla rekrutacji — przyjęć do pracy i kosztów pozyskania pracownika; w obszarze wynagrodzeń — zmian płac oraz wielowymiarowych zestawień poszczególnych składników wynagrodzenia. W podziale na stanowiska czy komórki organizacyjne możliwe jest też analizowanie nadgodzin zakwalifikowanych do odbioru lub wypłaty, nieobecności pracowników, a także kosztów delegacji.
Źródłem ciekawych wniosków często jest wykorzystanie instrumentów controllingowych do analizy luk kompetencyjnych (w kontekście planowania szkoleń) oraz badania odchyleń wartości danej kompetencji w stosunku do oczekiwanego poziomu (podczas ocen okresowych).
Potrzeba uporządkowania danych
Wszystkie wskaźniki controllingowe, niezależnie od tego, jakiego obszaru działalności dotyczą, opierają się na danych. Od dostępności i jakości informacji wykorzystanych do skonstruowania wskaźników zależy efektywność analiz. Wykorzystanie wskaźników na potrzeby zarządzania personelem wymaga uporządkowania danych dotyczących obszarów kadrowych i kompetencyjnych, rzadko analizowanych w usystematyzowany sposób.
Doświadczenie pokazuje, że najlepszym źródłem danych są systemy klasy ERP. Warto wybierać te o szerokiej funkcjonalności. Wtedy równie szerokie będą zbiory danych możliwych do wykorzystania na potrzeby analiz.
Jak wykorzystuje się controlling personalny w praktyce?
Narzędzia controllingu personalnego są z powodzeniem wykorzystywane w wielu organizacjach. Przykładem jest wdrożony model controllingowy w obszarze HR, dzięki któremu obniżono koszty wyjazdów służbowych. Stosowany w tym celu wielowymiarowy model controllingowy uwzględniał m.in. koszty delegacji, paliwa oraz serwisowania floty samochodów posiadanych przez firmę. Dane pochodzą z różnych źródeł. Są to, na przykład: liczba obsługiwanych klientów, koszty wyjazdów oraz roczniki wykorzystywanych aut. Dzięki wykorzystaniu narzędzi analitycznych in-memory — służą do stworzenia wielowymiarowych zestawień. Uwzględniają one koszty wyjazdów i wydatki na obsługę floty oraz wskaźniki typowe dla obszaru zarządzania personelem. Tak uporządkowane informacje przyczyniły się do poprawy wyników finansowych.
Zestawienie danych z różnych źródeł pozwala na wnikliwą analizę, która może być podstawą do wielu, często zaskakujących dla organizacji wniosków. Kolejnym przykładem może być analiza procesów, wykonywanych przez pracowników. Badanie czasu ich trwania, pozwala na ocenę czy dany pracownik dobrze czuje się podczas realizacji powierzonych mu zadań, czy też warto wykorzystać jego kompetencje w innych obszarach.
Warto dokładnie pochylić się nad posiadanymi danymi i poddać je analizie w wielu ujęciach. Zestawianie wskaźników produkcyjnych z danymi dotyczącymi obszaru HR przekłada się na działania poprawiające współpracę z pracownikami. Tym samym wpływa na efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wnikliwą analizę oraz wyciąganie istotnych wniosków znacząco ułatwia oprogramowanie ERP. Systemy Macrologic wyposażone są w moduły analityczne, które nie tylko przekrojowo przetwarzają dane, ale także wizualizują je i tworzą zestawienia dostosowane do konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa.
