Tak, to jest możliwe! Krajowy System e-Faktur sprawdzi jedynie zgodność przesłanej faktury z wzorcem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. To sprzedawca musi zadbać o zgodność dokumentu z przepisami o VAT i innymi wymogami, związanymi z jego branżą. Nabywca również powinien weryfikować faktury zakupu, odbierane z KSeF. Jako dostawca rozwiązań dla biznesu uważamy, że cyfryzacja powinna pomagać użytkownikom w szerokim zakresie, a nie tylko w spełnieniu wymogów platformy rządowej. Dlatego pracujemy nad usługą Businesscheck Kontrola e-Faktur, która sprawdzi faktury, pomagając księgowym w ich codziennych obowiązkach.
Sprawdź faktury
Płatność MPP poniżej 15 000 złotych? Kurs waluty sprzed trzech dni roboczych? Niezgodność sum stopki VAT i kwoty do zapłaty? System KSeF przyjmie faktury z takimi błędami! Oczywiście mają Państwo w swoich systemach ERP odpowiednie algorytmy kontrolujące. Ale czy na pewno mają je Państwa dostawcy? Na przykład faktura zakupu płatna przelewem może przyjść bez numeru konta bankowego. Może pojawić się błędne wyliczenie VAT u dostawcy. Po wejściu KSeF zmienia się definicja daty wystawienia faktury i trzeba sprawdzić, czy sprzedawca był czynnym płatnikiem VAT w dniu wystawienia tej faktury – mógł wysłać fakturę dzień po przystąpieniu do grupy VAT.
Pamiętajmy, że wprowadzając KSeF Ministerstwo Finansów zyskuje dostęp do danych e-faktur przekazywanych przez podatników i przygotowuje odpowiednie systemy analityczno-kontrolne.
Mamy dla Państwa dodatkowy bufor bezpieczeństwa – nową usługę Businesscheck Kontrola e-Faktur. Businesscheck będzie udostępniał kilkadziesiąt reguł kontrolnych, które sprawdzą Państwa dokumenty sprzedaży i zakupu. Wśród nich można wyróżnić następujące grupy:
- weryfikacja zgodności danych dokumentu z przepisami ustawy o VAT,
- sprawdzenie zgodności faktur sprzedażowych i zakupowych oraz faktur historycznych,
- potwierdzenie zgodności danych kontrahenta z BLP lub VIES.
Wynikiem kontroli będą komunikaty:
OK – algorytmy kontrolujące nie znalazły niezgodności w dokumencie,
STOP – algorytmy kontrolujące znalazły błąd w dokumencie,
UWAGA – potrzebna jest weryfikacja dokumentu przez użytkownika.
Powyższy wynik zostanie udostępniony w systemie ERP.
Przykładowe formuły sprawdzające
- Sprawdzenie daty wystawienia faktury z datą sprzedaży – czy faktura nie została wystawiona zbyt wcześnie, albo zbyt późno w odniesieniu do daty dostawy towaru lub zakończenia usługi.
- Mechanizm podzielonej płatności (czy w dokumencie spełniającym odpowiednie wymogi, został zaznaczony split-payment, albo czy nie został zaznaczony w dokumencie, który nie spełnia tych wymogów).
- Dostawa towaru lub świadczenie usług zwolnionych z VAT (sprawdzamy, czy zostało podane uzasadnienie).
- Kurs waluty – czy nie jest starszy, niż dwa dni robocze (według założeń nowego projektu ustawy).
- Sprawdzenie wartości kwoty do zapłaty, suma wszystkich pozycji, obciążeń i zaliczek
- Sprawdzenie kontrahenta w serwisie BLP lub VIES
Czy Businessscheck to osobny program?
Nie, Businesscheck Kontrola e-Faktur to usługa w chmurze, którą łączymy z Państwa systemem ERP. Wykorzystanie tej usługi zależy od tego, jak są Państwo przygotowani do wystawiania i odbierania faktur przez KSeF. Można wyróżnić kilka etapów wdrażania Businesschecka.
Etapy wdrożenia usługi Businesscheck
Etap przygotowania systemu i organizacji klienta do KSeF
Korzystamy z kontroli dokumentów historycznych. Businesscheck na podstawie wcześniej zarejestrowanych dokumentów w systemie ERP, przeprowadzi kontrole dokumentów np. ze wskazanego okresu (miesiąc, kwartał, ….) i przekaże wyniki kontroli tych dokumentów nadając im odpowiedni status. (w tym przypadku nie trzeba uruchamiać komunikacji z KSeF)
Etap testów systemu
Faktura nie będzie przekazywana do KSeF. Businesscheck będzie automatycznie sprawdzał każdą wystawianą fakturę, na zgodność z wymaganym przez ministerstwo formatem e-Faktury oraz posiadanymi formułami kontrolnymi. Po sprawdzeniu faktura zostanie oznaczona w systemie ERP odpowiednim statusem, a w przypadku stwierdzenia niezgodności otrzyma dodatkową informację o ewentualnym błędzie czy ostrzeżeniem do wyjaśnienia. Pozwala to sprawdzić i na bieżąco weryfikować gotowość systemu do współpracy z KSeF, czy uwzględniono wszystkie przypadki lub np. po przygotowaniu zmian w systemie w związku z jego bieżącym rozwojem.
Produkcyjne korzystanie z KSeF
Każda faktura przed przekazaniem jej do KSeF, będzie automatycznie sprawdzana przez Businesscheck. W przypadku stwierdzenia niezgodności przekazanie faktury do KSeF zostanie wstrzymane, a użytkownik systemu ERP przez odpowiedni status dokumentu otrzyma informację o błędzie lub ostrzeżenie do wyjaśnienia. Businesscheck będzie również kontrolował faktury zakupowe pobierane z KSeF, co pozwoli szybciej zareagować i wyjaśnić z dostawcą zgłoszone przez Businesscheck uwagi do faktury.
Dlaczego Businesscheck? Nie wystarczy sam ERP?
Patrząc na nieuniknioną cyfryzację obrotu gospodarczego w całej Unii Europejskiej, przygotowujemy rozszerzenie Businesscheck Kontrola e-Faktur, które będzie towarzyszyć systemowi ERP w dalszej ewolucji. Istnieje duże prawdopodobieństwo, że za kilka miesięcy potrzeba będzie sprawdzać inne dokumenty albo inne dane na fakturach. Umieszczanie kolejnych zmian w systemach ERP, u wszystkich klientów, będzie czasochłonne.
Jak wiemy, niektóre rozporządzenia mają bardzo krótki okres vacatio legis. Dlatego bezpieczniej jest wprowadzić zmianę w systemie Businesscheck, jako kolejną formułę kontrolną, zamiast rozbudowywać systemy pracujące na Państwa komputerach.
Jak widać, system Businesscheck stanowi bufor bezpieczeństwa, który weryfikuje dane wymieniane pomiędzy systemem ERP i platformą KSeF. Zanim przekonają się Państwo do korzyści z kontroli faktur otrzymywanych z KSeF i wysyłanych do tego systemu, konieczne jest uzyskanie pierwszego dokumentu w formacie KSeF. Jak już Państwo wiedzą z naszych poprzednich wiadomości, wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych jest dużym wyzwaniem. Nie tylko informatycznym, ale również organizacyjnym i – może się okazać – logistycznym. Proszę pytać Państwa opiekunów o wolne terminy na analizę.
