Miejski Zakład Komunikacji Sp. z o.o. w Grudziądzu zoptymalizował realizowane procesy. Uzyskał też szybki dostęp do informacji zarządczej oraz zredukował czasochłonność jej przygotowania. We wprowadzeniu zmian w zarządzaniu transportem miejskim pomógł system Macrologic ERP by Asseco.
MZK Sp. z o.o. w Grudziądzu jest głównym przewoźnikiem na terenie powiatu grudziądzkiego. Zasięgiem swojego działania obejmuje miasto-gminę Grudziądz (powiat grodzki), gminę Grudziądz, gminę Rogóźno (powiat ziemski grudziądzki) oraz gminę Radzyń Chełmiński. Historia Zakładu sięga 1896 roku. Wówczas na ulice miasta jako pierwsze wyjechały tramwaje konne. Już w 1899 roku powstała trakcja elektryczna i linia tramwajowa, która dziś przebiega trasą wzdłuż osi miasta. Obecnie autobusy i tramwaje MZK w Grudziądzu obsługują 17 linii dziennych i 1 linię nocną (wykonując łącznie 2 598 001 wozokilometrów) oraz 6 linii sezonowych.
Zakład dysponuje halą stacji obsługi pojazdów oraz własną stacją paliw. Realizuje zadania zlecone przez miasto-gminę Grudziądz. Odpowiada za zimowe i letnie utrzymanie dróg, prowadzi punkt selektywnej zbiórki odpadów komunalnych i zbiórkę odpadów wielkogabarytowych. Spółka organizuje również akcje związane z usuwaniem skutków zdarzeń nadzwyczajnych (kolizje, wypadki, klęski żywiołowe). Od roku 2017 prowadzi także ośrodek opieki nad zwierzętami.
Priorytetem dla MZK w Grudziądzu jest świadczenie wysokiej jakości usług oraz zapewnienie bezpieczeństwa pasażerom. Spółka spełnia rygorystyczne wymogi stawiane firmom przewozowym w ustawie o transporcie drogowym.
Wyzwanie
Przed wdrożeniem rozwiązania Macrologic ERP MZK w Grudziądzu pracował na systemach, które nie były ze sobą kompatybilne. Istnienie wielu źródeł informacji skutkowało problemami w prawidłowym rozliczaniu kosztów oraz niską wiarygodnością prowadzonych analiz. To z kolei przekładało się na trudność podejmowania trafnych decyzji zarządczych. Zbieranie informacji, ich scalanie i przeliczanie wykonywano „ręcznie”. Skutkiem tego, analiza kosztów oraz przetwarzanie danych potrzebnych do opracowania raportów były procesami skomplikowanymi oraz czasochłonnymi.
W celu bardziej efektywnego zarządzania spółką zdecydowaliśmy się na wprowadzenie w 2014 roku jednego zintegrowanego systemu do zarządzania (klasy ERP), obejmującego także rozwiązanie do controllingu. Potrzebowaliśmy inteligentnego narzędzia, które przyczyni się do poprawy jakości danych oraz optymalizacji procesów poprzez ich automatyzację — mówi Paweł Maniszewski, prezes zarządu w Miejskim Zakładzie Komunikacji Sp. z o.o. w Grudziądzu.
Szczególnie istotne dla osób zarządzających w MZK w Grudziądzu było szybkie docieranie do informacji na temat kondycji finansowej spółki oraz do wyniku na poszczególnych rodzajach działalności w celach sprawozdawczych oraz zarządczych.
Oczekiwaliśmy elastycznego rozwiązania, dostosowanego do naszych potrzeb. Takiego, które skutecznie zintegruje się z programami do zarządzania zajezdnią i stacją diagnostyczną oraz obsłuży sprzedaż na stacji paliw — dodaje Paweł Maniszewski.
Przebieg wdrożenia
Macrologic rozpoczął wdrożenie od przeprowadzenia wnikliwej analizy wymagań, które następnie zostały zebrane w formie dokumentu. W zapisach z analizy przedwdrożeniowej uwzględniono migrację danych podstawowych kartotek, danych startowych oraz historię związaną z listami płac. Opracowany przez obie strony harmonogram prac podzielony został na etapy, aby rozłożyć w czasie zaangażowanie pracowników MZK w Grudziądzu.
Moment wprowadzania systemu Macrologic ERP wykorzystaliśmy do tego, by przy doradztwie konsultantów Macrologic wypracowany został nowy plan kont. Miał on uwzględniać możliwości systemu zintegrowanego oraz korzyści z zastosowania narzędzi controllingowych, które pozwalają na uzyskiwanie danych zdecydowanie bardziej szczegółowych niż jest to wymagane w zapisach ustawy o rachunkowości — wyjaśnia Paweł Maniszewski.
Uruchomieniu systemu towarzyszyła seria szkoleń oraz asysta przy pracy dla użytkowników aplikacji. Zarówno w początkowej fazie użytkowania systemu, jak i podczas późniejszych kluczowych działań (naliczanie list płac, zamykanie rozliczeń miesiąca czy generowanie rozliczeń do raportów controllingowych).
Korzyści
W wyniku wdrożenia systemu controllingowego Klient uporządkował wszystkie procesy realizowane w działaniach operacyjnych. Miało to pozytywne przełożenie na finanse spółki.
Z wykorzystaniem Macrologic ERP Controlling zbudowaliśmy odzwierciedlające naszą specyfikę modele controllingowe. Pozwoliły nam zwiększyć możliwości analityczne w zakresie pozyskiwania danych na temat kosztów prowadzenia poszczególnych działalności. Dzięki zdefiniowanym w modelu wymiarom takim jak: linie, pojazdy, zlecenia, rodzaje działalności czy rodzaje kosztów dokładniej ewidencjonujemy i rozliczamy wszystkie koszty. Ponadto dysponujemy pełniejszą i bardziej szczegółową informacją we wszystkich obszarach funkcjonowania spółki. Mamy możliwość szybkiej sprawozdawczości dla potrzeb wewnętrznych i zewnętrznych, zwłaszcza dotyczących rozliczeń z Urzędem Miasta Grudziądz. — Informuje Paweł Maniszewski.
W wyniku realizacji projektu MZK w Grudziądzu wprowadził jednolity model pracy nad budżetem oraz automatyczną konsolidację budżetów cząstkowych. Ponadto ma teraz możliwość kontroli realizacji planu, analizowania odchyleń, prognozowania wyniku finansowego — tak spółki, jak i poszczególnych działalności. W efekcie tego czasochłonność całego procesu budżetowania została znacznie skrócona. Informacja zarządcza jest dostarczana w czasie rzeczywistym, a spółka zwiększyła świadomość kosztową swoich pracowników.
Wdrożenie systemu Macrologic ERP pozwoliło wprowadzić elektroniczny obieg wniosków o zapotrzebowanie. Dzięki temu mogliśmy zastosować działanie wyprzedzające, polegające na kontroli przyszłego kosztu oraz jego zgodności z budżetem na etapie planowania zakupu. Teraz weryfikujemy zasadność i wysokość kosztów przed akceptacją wniosku, a nie w momencie otrzymania faktury zakupu. Takie rozwiązanie w powiązaniu z rejestracją umów długoterminowych realizowanych w ramach zamówienia publicznego pozwala nam także śledzić stan wykonania poszczególnych umów — uzupełnia Paweł Maniszewski.
Realizacja projektu w sposób istotny przyczyniła się do usprawnienia procesów związanych z gospodarką warsztatową spółki. Dotyczyło to w szczególności zarządzania wyposażeniem taboru i kontrolowania przeglądów okresowych wraz ze szczegółowym rozliczeniem kosztów wykonanych remontów i zleceń.
Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania procesami zachodzącymi w MZK w Grudziądzu okazało się niezwykle ważną inwestycją. Aktualnie przekłada się ona na wzrost wydajności oraz przejrzystości naszych działań — podsumowuje Paweł Maniszewski.
Rozwiązanie
W skrócie
Producent systemu Macrologic, firma Asseco Business Solutions S.A. spełniła w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, realizowanego w ramach zamówień sektorowych, wszystkie warunki formalne oraz oczekiwania funkcjonalne wobec narzędzia.
W wyniku przeprowadzonego projektu Asseco Business Solutions zaimplementowało w Miejskim Zakładzie Komunikacji w Grudziądzu rozwiązania Macrologic ERP w następującym zakresie:
- finanse i księgowość wraz z bankowością elektroniczną,
- majątek trwały,
- controlling z budżetowaniem,
- kadry i płace,
- rozliczanie czasu pracy,
- gospodarka magazynowa,
- zarządzanie wyposażeniem,
- sprzedaż i zakupy,
- gospodarka warsztatowa (remonty, zlecenia),
- obieg informacji (e-kancelaria, wnioski, faktury).
Główne korzyści:
|
