Komfort w pracy, czyli wygodne buty i funkcjonalny system HR

Ile czasu spędzamy codziennie za biurkiem? Ciężko się doliczyć. Dziś praca to praktycznie nasz drugi dom. Jedno jest pewne: od naszego komfortu uzależniona jest nasza efektywność oraz wydajność. Możemy sobie wyobrazić sytuację, kiedy pojawiamy się w pracy w niewygodnych, bądź niedopasowanych butach. Uwierające sekundy wydają się wlec w nieskończoność. Nie jesteśmy w stanie skupić się na niczym innym poza snuciem fantazji o wyzwoleniu. A jednak. Musimy się męczyć z obuwiem przynajmniej osiem godzin.

Uderzające podobieństwa znajdziemy w sytuacji wyboru systemu do obsługi HR. Osoby stojące przed podjęciem tej decyzji często zapominają, jak ważne jest by wybrany przez nas system ERP nigdzie nas nie uwierał. Wręcz przeciwnie: ułatwiał nam pracę i, pomimo bardzo skomplikowanych treści, był użyteczny. W przeciwnym wypadku codziennie możemy śnić na jawie o wspomnianym wcześniej wyzwoleniu. W przypadku butów nasz kiepski wybór nie ma większych konsekwencji. Jednak w przypadku skomplikowanych systemów, np. tych do obsługi HR właśnie, właściwe projektowanie rozwiązań i ich interface 'ów, czyli zapewnienie nam komfortu, jest absolutnie kluczowe.

Zadajmy sobie zatem pytanie: co można zrobić, by projektując interface, uniknąć błędów w gąszczu formularzy, funkcji i powalających ilości danych?

Dobry system IT, czyli pięć zasad według eksperta User Experience

Na początek zastanówmy się co sprawia, że oprogramowanie realnie wspomaga i ułatwia naszą pracę? Jakimi cechami powinien charakteryzować się dobry system klasy HR? Jakob Nielsen jest jednym z czołowych specjalistów w zakresie użyteczności systemów informatycznych. Przekonuje, że dobry produkt powinny charakteryzować się pewne kluczowe cechy.

Po pierwsze: łatwa nauka interfejsu użytkownika

Oznacza to tyle, że użytkownicy w łatwy sposób nauczą się obsługi programu. Funkcjonalność (nieważne jak rewolucyjna) i idące za nią, zapierające dech w piersiach nowe rozwiązania powinny być możliwe do obsłużenia szybko i sprawnie. Jaki sens ma ich istnienie, jeśli nie będziemy w stanie ich wykorzystać?

Po drugie: przyśpieszanie realizacji zleconych zadań

Jak już wspomnieliśmy, dobry program to taki, który zwiększy efektywność naszej pracy i zdecydowanie ją usprawni. W przypadku systemów do obsługi procesów HR oprogramowanie może nas wspierać przez wyświetlanie informacji potrzebnych dokładnie w odpowiednim momencie. Pozwoli nam łatwo wyszukać przydatną funkcję, bądź podpowie, jaki następny krok powinniśmy wykonać, by zrealizować postawione przed nami zadania.

Po trzecie: łatwy powrót do systemu po dłuższej przerwie

System powinien być jak rower, a sposób jego obsługi równie banalny i przez to: niezapomniany. System jest nieskończenie bardziej skomplikowany niż nasz dwukołowiec. Oznaką, że jest dobrze zaprojektowany, będzie sytuacja, w której nawet po dłuższej przerwie będziemy pamiętać jak do niego wrócić i jak go używać. Tak działają oprogramowania o logicznej strukturze, których funkcjonalności pozwalają nam nie tracić czasu.

Po czwarte: wspieranie nas w znajdowaniu błędów i ich zapobieganiu

Chyba nie ma bardziej jednoczącego ludzkość momentu, niż ten, gdy mówimy o ludzkim błędzie. Na te słowa każdy z nas spojrzy z zamyśleniem na horyzont, kiwając lekko głową. Przypomni sobie błędy, wynikające z bycia zmęczonym, rozkojarzonym, czy choćby zabieganym. Naprawdę nietrudno o pomyłki, ludzka to przecież rzecz. W przypadku, gdy nasze stanowisko wiąże się z pewnego rodzaju odpowiedzialnością, pomyłki te mogą mieć poważne i bardzo poważne konsekwencje – te popełnione w ramach zmian warunków zatrudnienia mogą przyprawić pracowników o zawrót głowy, a inne wywołać panikę na Hawajach (tak jak w przypadku jednego słynnego błędu). Przyjazny ludziom system powinien wychwycić naszą uwagę i zwrócić ją na miejsca, gdzie mogliśmy się pomylić. Powinien także pomóc nam szybko (i w miarę bezboleśnie) naprawić nasz (ludzki) błąd.

Po piąte (i najważniejsze): zadowolenie z korzystania z systemu

Zadowolony użytkownik systemu, to wydajny użytkownik systemu. Wiemy, że projektowanie przyjaznego człowiekowi interfejsu programu jest równie ważne, jak jego funkcje. Gdy intuicyjnie i z zadowoleniem korzystamy z systemu, nasza praca przebiega w przyjemnej, bezbolesnej atmosferze. Co ważniejsze, przebiega też szybko. Nie bez powodu powstało powiedzenie pracuj mądrze, a nie ciężko. W końcu system powstał jako narzędzie, które ma pomóc pracować, a nie być dodatkowym parametrem, z którym trzeba się zmagać. Pamiętamy o tym i bardzo zależy nam, by doświadczenia użytkowników naszego programu wyglądały właśnie w ten sposób.

A jak to wygląda w praktyce? Przy produkcji Merit ERP kierowaliśmy się zasadą less is more, gdyż więcej, nie znaczy lepiej. Więc na pulpicie, od którego zaczynamy pracę, znajdziemy tylko te funkcje, które będą nam w danej chwili potrzebne. Duże możliwości konfiguracyjne pozwalają na zapewnienie każdemu z pracowników dedykowanego systemu dopasowanie go do jego indywidualnych potrzeb. System daje nam możliwość decydowania, co chcemy znaleźć na jego pulpicie. Dzięki temu może być on jak najbardziej wygodny w obsłudze. Don Norman twierdzi, że design ma sprawiać, że pamięć staje się niepotrzebna.  Wszystkie niezbędne informacje znajdziemy w systemie (nasza ukochana intuicyjność). Dlatego Merit dba o to, by nawet mając dużo na głowie, nie zapomnieć o niczym ważnym.

Lista zadań

Specjalna lista zadań zapisuje wszystko, co należy wykonać w pracy. Z kolei system sam wie, co należy zrobić i automatycznie przydziela nam zadania. Jeśli przerwiesz wykonywane zadanie, chcąc później do niego wrócić, Merit przypomni Ci, że zostało coś do dokończenia. Zadba też o to, że nie przegapisz już badań lekarskich, a nawet zwróci Twoją uwagę na to, że ktoś ma do doniesienia dokumenty potrzebne np. do zatrudnienia.

To trochę tak, jakby zawsze mieć pod ręką notatki z każdego dnia pracy. Z tą różnicą, że to program automatycznie przygotowuje je za Ciebie, a potem zostawia je w widocznym dla Ciebie miejscu. Ty sam dostrzegasz je w odpowiednim czasie. Jako przykład wyobraźmy sobie, że chcemy przejść proces zatrudnienia pracownika. Wiąże się to zwykle z dużą ilością dokumentów, o których trzeba pamiętać. Merit zadba o to, żeby przeprowadzić Cię przez cały proces krok po kroku, na kolejnych ekranach wyjaśniając co należy zrobić i przypominając o istotnych kwestiach.

Niezależnie jednak czy mamy do czynienia z zadaniami rutynowymi, czy wykonywanymi bardzo rzadko, system będzie prowadzić Cię za rękę, służąc jako swego rodzaju zewnętrzna pamięć. Dzięki temu możesz skupić się na istotnych aspektach swojej pracy, pozwalając, by Merit wykonał resztę.

Działanie zorientowane na użytkownika

Jak widać, zaprojektowanie dobrego i użytecznego systemu HR nie należy do prostych zadań. Prześciganie się w wymyślaniu i dodawaniu jak największej ilości funkcji do systemu jest bezcelowe – często nie zwiększa ono ani komfortu, ani wydajności pracy. Istotna jest za to dbałość o użyteczność i pozytywne doświadczenia użytkownika. Dlatego w zespole projektowania UX staramy się łączyć wiedzę pochodzącą z różnych źródeł. Wiedza z zakresu designu, grafiki czy nawet psychologii pomaga nam w tworzeniu przejrzystych, a zarazem estetycznych systemów, które w przyjazny dla człowieka sposób będą potrafiły dostarczyć potrzebnych informacji.

Wiemy też, że oprogramowania dopasowanego do potrzeb realnych osób nie da się stworzyć wyłącznie siedząc w zamkniętym pokoju w odizolowaniu od ludzi i dlatego też staramy się poznać prawdziwych użytkowników naszych programów. Często rozmawiamy z nimi o ich zadaniach, a czasem po prostu obserwujemy ich codzienną pracę.

Gdy poznamy już specyfikę pracy i potrzeb naszych klientów i przygotujemy na ich podstawie projekty zmian, przychodzi czas na weryfikację naszych pomysłów. Ewaluując nasze pomysły sprawdzamy czy rzeczywiście usprawniają i upraszczają one Waszą pracę. Dzięki temu możemy mieć pewność, że nasze produkty stają się coraz lepsze, przekazując w ręce klientów sprawdzone rozwiązania.

Po co to wszystko?

Stworzenie dobrego systemu do wspierania pracy wymaga wiele więcej niż tylko dodawania nowych funkcji czy kosmetycznych zmian grafiki. Wiemy jednak, że dbałość o użyteczność produktu i pozytywne doświadczenia jego użytkowników są w obecnych czasach niezwykle ważne. W końcu chcemy nie tylko tego, by w systemie dało się wykonać postawione przed nami zadania, ale też by pracowało nam się prosto, bezproblemowo i po prostu przyjemnie – siedząc w wygodnych butach i pracując na wygodnym interface systemu.