Kształtowanie polityki personalnej w firmie jest jednym z kluczowych elementów zarządzania przedsiębiorstwem. Właściwe zarządzanie kapitałem ludzkim pozwala zaoszczędzić czas i środki finansowe. To przekłada się na jakość prowadzenia biznesu. Wykorzystanie nowoczesnych technologii w ramach procesu kadrowego stanowi znaczne ułatwienie w codziennej pracy działu HR, zarządu oraz wszystkich pracowników organizacji.

Co wchodzi w skład procesu kadrowego?

Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa czy prowadzonego biznesu obsługa procesu kadrowego składa się z elementów „twardych” oraz „miękkich”. Część „twarda” jest mocno powiązana z czynnościami ewidencyjnymi wynikającymi z konieczności realizowania przepisów dotyczących rozliczania wynagrodzeń, obsługi zdarzeń kadrowych czy ewidencji urlopów. Część „miękka” kładzie większy nacisk na indywidualne podejście do każdego z pracowników. Może dotyczyć procesów adaptacji pracownika, organizacji szkoleń, ocen okresowych czy też planowania rozwoju kompetencji.

Wszystkie działania realizowane w  ramach procesu kadrowego angażują wiele osób w organizacji. Przedstawicieli działu personalnego, samych pracowników, kierowników poszczególnych komórek i zarząd. Odpowiednio przygotowana i realizowana  polityka personalna umożliwia nie tylko efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich. Dzieje się to poprzez delegowanie zadań, zgodnych z posiadaną wiedzą oraz umiejętnościami, ale także w znacznej mierze upraszcza komunikację między wszystkimi uczestnikami procesu obsługi pracownika.

Wszystkie dane personalne w jednym miejscu

Dzisiaj efektywne zarządzanie personelem nie byłoby możliwe bez wsparcia ze strony odpowiedniego systemu informatycznego. Odpowiednie narzędzie pozwala na prowadzenie wszystkich czynności związanych z obsługą kadr w jednym miejscu. System HR umożliwia przede wszystkim płynną wymianę informacji.  Od momentu zatrudnienia pracownika, przez adaptację, rejestrację jego czasu pracy, naliczanie wynagrodzenia, ocenę okresową, szkolenia, aż po rozwiązanie umowy o pracę.

Dzięki integracji rozwiązania HR z innymi programami dostępnymi w firmie (np. systemy Macrologic ERP ), przedsiębiorstwo uzyskuje dostęp do wielowymiarowych analiz. Ma możliwość tworzenia niemal dowolnie zdefiniowanych raportów, planów, budżetów i prognoz w zakresie wynagrodzeń, szkoleń czy poziomu zatrudnienia.

Elektroniczne rozliczenia

Właściwe narzędzie, dedykowane do obsługi procesu kadrowego wspomaga również organizację w innych działaniach, mających wpływ na finanse. Są to m.in. budżetowanie, kontrola kosztów pracowniczych (w tym wynagrodzeń), środków przeznaczonych na szkolenia itd. System pomaga w rozliczaniu zaliczek, benefitów, potrąceń z tytułu opieki zdrowotnej, ubezpieczeń pracowniczych czy też wspiera obsługę systemu kafeteryjnego. Dzięki niemu planowanie i rozliczanie delegacji,  zarządzanie urlopami ze szczególnym uwzględnieniem pracy w strukturze rozproszonej (obieg wniosków elektronicznych) oraz samo planowanie czasu pracy pracowników, staje się znacznie prostsze i mniej czasochłonne.

Wyszukiwanie talentów i ich doskonalenie

Planowanie szkoleń jest dla organizacji często pracochłonnym procesem. Specjalna matryca pomaga w zdefiniowaniu szkoleń niezbędnych do wykonywania zadań na konkretnych stanowiskach. Dzięki niej łatwiej można planować dedykowane kursy. Co za tym idzie niezbędny do ich przeprowadzenia budżet oraz jego rozliczanie, aż wreszcie walidację i ocenę szkoleń. W efekcie pracownik ma szansę doskonalenia swojej wiedzy. Otrzymuje też możliwość rozwoju osobistego, mając znacznie prostszą drogę do awansu i rozwoju kariery zawodowej.

„Jak z szefa działu HR zmienić się we wpływowego HR business partnera?”
Dowiedz się z artykułu, jak odnajdywać potencjał pracowników i zostać szlifierzem kadrowych diamentów.”

Z drugiej strony system HR ułatwia kierownikom budowanie zespołów projektowych. Wyszukuje osoby posiadające daną kompetencję na najwyższym poziomie lub wyróżniającą się na tle organizacji. Dzięki temu łatwiej jest wyszukiwać niebanalne osobowości i talenty w firmie. Łatwiej jest  także zdiagnozować obszary  wymagające poprawy, a tym samym zainicjować wprowadzanie zmian.

Stały kontakt z pracownikiem – sprawniejszy obieg dokumentów

Zastosowanie elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie (również w obszarze kadrowym), pozwala oszczędzić czas. System przekazuje, a potem archiwizuje informacje personalne. System HR może udostępnić zarówno kadrze zarządzającej, jak i pozostałym pracownikom tzw. portale menedżerskie i pracownicze, które pozwalają zatrudnionym osobom na samodzielny dostęp do danych kadrowo-płacowych, zewidencjonowanych w systemie HR.

Za pomocą portali menedżerowie są w stanie rozliczać swoich pracowników z twardych faktów (np. finanse, urlopy, itp.). Portal wspiera również komunikację na linii pracownik-firma w zakresie kadr i płac. Tam właśnie (w jednym miejscu w aplikacji HR) znajduje się cała historia kontaktów z zatrudnioną osobą. Pracownicy mogą za pośrednictwem takiego narzędzia dokonywać samodzielnie takich czynności jak składanie wniosków, aktualizowanie danych, wysyłanie zapytań do działu HR itp.

Płynne sterowanie zdarzeniami

Każde przedsiębiorstwo posiada własną strategię zarządzania personelem. W zależności od priorytetów może stworzyć własną – bardzo skuteczną koncepcję rozwoju obszaru HR przy efektywnym wykorzystaniu rozwiązań informatycznych. Na rynku dostępnych jest wiele systemów HR. Aby dokonać dobrego wyboru takiego rozwiązania, warto zwrócić uwagę – czy spełnia ono kryteria ważne dla konkretnej organizacji.

System do zarządzania personelem Merit ERP by Asseco pozwala na sprawną realizację działań. Wspiera kluczowe procesy obsługi zasobów ludzkich we wszystkich niezbędnych aspektach – przez cały okres zatrudnienia pracownika. Kompleksowość tego narzędzia umożliwia płynne sterowanie wszystkimi zdarzeniami. Dzięki temu zarówno przełożeni jak i pracownicy otrzymują wszystkie informacje, które są im niezbędne do realizacji przypisanych do nich zadań.

Dowiedz się więcej o produktach Macrologic ERP by Asseco z artykułów ekspertów.