Polscy przedsiębiorcy czekają na kolejne informacje ze strony Ministerstwa Finansów w sprawie nowego terminu obowiązku korzystania z KSeF. Zgodnie zapowiedziami Ministerstwa obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzony, dokładny termin poznamy na przełomie kwietnia i maja, dlatego warto wcześniej przygotować swoją organizację na KSeF. Asseco Business Solutions stworzyło rozwiązania, które pozwolą nie tylko spełnić ustawowy obowiązek, lecz również skorzystać na zmianach przepisów. Wszystko dzięki automatyzacji procesów w usłudze Businesslink.
KSeF – nadchodzi rewolucja w fakturowaniu
W określaniu KSeF mianem rewolucji nie ma cienia przesady. To platforma przeznaczona do wystawiania, przechowywania, doręczania i udostępniania faktur. Gdy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe, wszystkie faktury wystawiane przez polskich przedsiębiorców będą elektroniczne i zgromadzone w jednym miejscu. Kontrahenci uzyskają komfortowy dostęp do swoich dokumentów. Natomiast organy kontrolne państwa będą miały błyskawiczny wgląd we wszystkie operacje sprzedaży towarów i usług, które wymagają faktury.
System operuje na ustrukturyzowanych fakturach – ujednoliconych dla wszystkich wystawców. Dzięki temu są one bardziej transparentne, łatwiejsze do weryfikacji, wyszukiwania i dekretowania. Dlatego Krajowy System e-Faktur to nie tylko obowiązek, lecz także szansa na unowocześnienie i uporządkowanie procesów biznesowych. Wykorzystasz ją w pełni, jeżeli wybierzesz automatyczną obsługę KSeF w usłudze Businesslink by Asseco.
Businesslink – automatyczna obsługa faktur i dokumentów firmowych
Businesslink automatyzuje wymianę dokumentów. Usprawnia procesy nadawania i odbioru, pozwala przesyłać załączniki, wysyła powiadomienia i potwierdzenia odbioru. Ponadto automatycznie mapuje faktury i konwertuje dokumenty do formatów wymaganych przez różne systemy ERP.
Dzięki opisanym funkcjonalnościom Businesslink idealnie nadaje się do automatyzacji wymiany faktur z KSeF. Jako usługa chmurowa nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania. Wystarczy dowolne urządzenie z przeglądarką internetową.
Doskonalenie relacji z odbiorcami
Po wystawieniu dokumentu usługa Businesslink wysyła powiadomienie do odbiorcy faktury. Wyprzedza ono informację z KSeF. Odbiorca ma wgląd w historię dokumentów i otrzymuje dostęp do wszystkich rozrachunków. Może sprawdzić ich status, monitorować płatności i zapoznać się z całkowitym stanem rozliczenia.
Automatyczne pobieranie faktur zakupowych z KSeF
Księgowanie faktur zakupowych nie jest obowiązkiem, ale często wykorzystywanym prawem przedsiębiorcy. Businesslink automatycznie rejestruje faktury z KSeF w Twoim systemie ERP. Nie musisz wprowadzać ręcznie danych ani używać programów OCR do rozpoznawania i digitalizacji dokumentów. Omija Cię ogrom pracy i związanych z nią kosztów.
Przepływ dokumentów pomiędzy systemami ERP kontrahentów
Businesslink obsługuje nie tylko wymianę faktur z KSeF, lecz także pośredniczy w obiegu dokumentów pomiędzy Twoim systemem ERP i systemami Twoich kontrahentów. Usługa zapewnia łatwy przepływ zamówień, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald czy specyfikacji. W praktyce portal Businesslink pozwala udostępniać dowolne dokumenty firmowe.
Jak sprawdzić faktury przed wysłaniem do KSeF?
KSeF nie weryfikuje poprawności wystawianych dokumentów. Aby zminimalizować ryzyko błędów, sięgnij po Businesscheck. Głównym zadaniem usługi jest kontrola dokumentów sprzedaży i zakupu. W zakresie jej możliwości leżą m.in.:
- weryfikacja zgodności danych na e-fakturze z zapisami ustawy o VAT;
- kontrola merytoryczna i rachunkowa, w tym porównanie kwoty do zapłaty z sumą wszystkich pozycji, obciążeń i zaliczek;
- porównanie danych kontrahenta na fakturze z informacjami dostępnymi w serwisach rządowych.
Jeżeli Businesscheck wykryje nieprawidłowości, wstrzymuje wysyłkę faktury do KSeF. Dzięki temu ogranicza możliwość przesłania dokumentów z nieprawidłowymi danymi. Businesscheck sprawdza automatycznie zarówno faktury sprzedażowe, jak i zakupowe.
Korzyści biznesowe z obsługi KSeF w Businesslink
Jeżeli wybierzesz Businesslink do obsługi KSeF, spełnisz wymogi prawne bez nadmiernego zaangażowania czasowego i ryzyka pomyłek. Jednocześnie uzyskasz szereg konkretnych korzyści biznesowych:
- automatyzacja i digitalizacja dokumentów – ułatwiają i przyspieszają załatwianie spraw, minimalizują ryzyko błędów i zmniejszają koszty obsługi dokumentów;
- optymalizacja procesów biznesowych – usprawnienie obsługi dokumentów pozwala wyeliminować wąskie gardła, co skutkuje optymalizacją wszystkich procesów biznesowych;
- lepsze relacje z klientami – dajesz swoim kontrahentom ciągły dostęp do informacji z dowolnego miejsca, co poprawia wzajemne relacje, a przy okazji zmniejsza Twoje zaangażowanie w prowadzenie biura obsługi klienta;
- optymalizacja kosztów – szybka, bezpieczna i bezbłędna obsługa dokumentów oznacza brak kar i przestojów, pozwala obniżyć koszty pracy i podnieść wydajność bez zwiększania zatrudnienia;
- bezpieczeństwo dokumentów w chmurze – Businesslink jest dostępny w linii Business Cloud, czyli chmurze obliczeniowej, która ma najwyższy dostępny na rynku poziom zabezpieczeń, trudny do osiągnięcia na serwerach firmowych;
Więcej czasu na wdrożenie obsługi KSeF
Opóźnienie może okazać się korzystne dla wielu przedsiębiorców, którzy obawiali się, że nie zdążą wdrożyć obsługi KSeF do połowy 2024 r. Teraz mają więcej czasu na analizy i wybór optymalnego oprogramowania. Już dzisiaj możesz postawić na usługę Businesslink by Asseco i zacząć czerpać korzyści biznesowe z KSeF, zanim stanie się to obowiązkiem!
