Rola HR w firmie, czyli w jaki sposób Dział Personalny może wspierać swoją organizację

Dział Human Resources, Zasobów Ludzkich, Personalny, Kadr – to różne nazwy dla jednego obszaru w organizacji. Jego dokładne zadania w każdej firmie mogą być opisane nieco inaczej, różnić się pod względem struktury, ilości pracowników czy nazw stanowisk zatrudnionych osób. Jedno jednak powinno być tutaj wspólne i niepodważalne – rola, jaką HR pełni w firmie, biorąc udział w wielu istotnych procesach. I wbrew wielu obiegowym opiniom – „stojąc” naprawdę blisko biznesu.

Dział HR codziennie wspiera funkcjonowanie swojej organizacji, m.in.

• ułatwiając menedżerom podejmowanie decyzji w oparciu o aktualne informacje o pracownikach (np. konieczności zwiększenia ich kompetencji, czy zatrudnieniu nowych osób),
• monitorując różnego rodzaju wskaźniki (płace na rynku, benefity),
• planując i wspierając zatrudnienie oraz wdrażanie nowych zasobów ludzkich,
• pomagając rozwijać kompetencje personelu,
• motywując pracowników do efektywniejszej pracy czy komunikując się z nimi.

Warto dodać, że ten katalog „usług” Działu HR nie jest ani zamknięty, ani niezmienny. Wręcz przeciwnie – wraz ze zmieniającym się światem, zmieniającymi się wyzwaniami, przed jakimi stają firmy, również zmienia – się sam HR. Wszystko po to, aby cały czas skutecznie łączyć potrzeby i cele pracowników oraz organizacji.

HR na poziomie strategicznym

HR przede wszystkim wspiera realizację strategicznych celów biznesowych przedsiębiorstwa poprzez wkład w podejmowanie kluczowych dla firmy decyzji. Robi to w oparciu o swoją wiedzę dotyczącą aktualnych zasobów ludzkich oraz przewidywanych trendów (np. związanych z rynkiem pracy).

Strategiczne cele i zadania HR wynikają bezpośrednio z celów samej organizacji i wspierają ich realizację. Czego mogą dotyczyć? Na przykład takich zagadnień jak polityka zmian w strukturze stanowisk, projektowanie systemów oceny i rozwoju pracowników, polityka wynagrodzeń, polityka rozwoju.  A wszystko to nierozłącznie w powiązaniu z celami biznesowymi firmy. Aby to było jednak możliwe, osoby zarządzające HR muszą myśleć w sposób bardziej przekrojowy, być świadome aspektów finansowych i kosztowych oraz aktywnie na nie wpływać poprzez redukowanie kosztów i optymalizowanie procesów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi.

HR na poziomie operacyjnym

Specjaliści zajmujący się płacami monitorują otoczenie firmy (branżę, konkurencję, strukturę wynagrodzeń na rynku, itp.) oraz odnoszą to do finansowych możliwości swojej organizacji. Dzięki czemu są w stanie określić realną siatkę płac w przedsiębiorstwie. Równie istotną rolę pełni monitorowanie benefitów – ich adekwatne dobranie do potrzeb pracowników pomaga zredukować koszty odchodzenia pracowników, a następnie rekrutacji i wdrożenia nowych osób.

Controlling HR w firmie

Specjaliści do spraw rozwoju pracowników odpowiadają za właściwe wdrażanie nowo zatrudnionych osób, nakierowane na zbudowanie relacji pracownika i pracodawcy. Dostarczają wsparcia w zakresie budowania dostosowanych do potrzeb programów rozwojowych dla poszczególnych działów biznesowych organizacji, mając także na uwadze strategiczne plany firmy i podnoszenie jej dochodowości. Takie osoby kreują ścieżki sukcesji, zapewniając ciągłość wiedzy i kompetencji na kluczowych stanowiskach oraz planują działania mające na celu zatrzymanie pracowników w organizacji, a tym samym – gwarancję jej stabilności.

Dużą rolę HR ogrywa także w prowadzeniu szkoleń wewnętrznych – szczególnie tych, które swoim zakresem obejmują tematykę zarządzania zasobami ludzkimi. Przykładem takich szkoleń może być: prowadzenie ocen okresowych, zasady rekrutacji w firmie, wdrożenie systemów awansów, podwyżek, itp.

No i rola najbardziej oczywista, z którą HR kojarzy się chyba najpowszechniej – wsparcie procesu rekrutacji, pozwalające na dobór osób najlepiej odpowiadających obecnym – ale przede wszystkim przyszłym potrzebom organizacji pod kątem wiedzy, umiejętności oraz postaw i motywacji.

Portal pracowniczy: mniej pracy, więcej efektów

HR blisko menedżerów

Specjaliści HR dedykowani poszczególnym obszarom biznesowym w organizacji wspierają menedżerów w planowaniu zatrudnienia oraz rozwoju pracowników. Realizują lub nadzorują nie tylko procesy rekrutacyjne, ale także aktywnie doradzają menedżerom odnośnie poszukiwania i zatrudniania najlepszych kandydatów. Wspólnie określają najbardziej potrzebne umiejętności i kompetencje, aby zapewnić skuteczne działanie zespołów.

Ponadto pracownicy Działu HR uczą i wspierają menedżerów w ocenie zatrudnionych osób również po to, aby identyfikować talenty i niewykorzystany potencjał. Wskazują im, jakie czynniki motywacyjne powinni brać pod uwagę, aby skutecznie angażować swoich podwładnych w realizację obowiązków.

HR blisko pracowników

Rolą działu HR w firmie jest również tworzenie takiego środowiska pracy, aby pracownicy czuli się zaangażowani, zmotywowani i doceniani. Specjaliści HR ds. relacji z pracownikami prowadzą badania satysfakcji pracowników, grupy fokusowe oraz angażują pracowników do opracowywania najbardziej adekwatnych do ich oczekiwań sposobów wzmacniania relacji pracownik – pracodawca, podnoszenia ich satysfakcji z pracy, co pomaga organizacji w budowaniu trwałej, satysfakcjonującej i relacji.

Procesy kadrowe w 1 miejscu

Nierzadko odpowiadają za tzw. compliance, czyli zgodność działania przedsiębiorstwa z normami i przepisami. Minimalizują narażenie organizacji i odpowiedzialność związaną z zarzutami dotyczącymi np. nieuczciwych praktyk zatrudnienia. Identyfikują, badają i rozwiązują problemy w miejscu pracy, które pozostawione bez reakcji mogą wymknąć się spod kontroli i uwikłać organizację w postępowania prawne. Wspierają rozwiązywanie sytuacji trudnych, konfliktowych, skarg pracowniczych m.in. poprzez mediacje.

Komunikacja i wdrażanie zmian

Bardzo ważną rolą HR, dotykającą zarówno poziomu strategicznego, jak i operacyjnego, jest ponadto komunikacja i wdrażanie zmiany. To w HR znajduje się kluczowa wiedza, jak wdrażać zmiany, uwzględniając strategiczne potrzeby organizacji i równocześnie minimalizując opór pracowników oraz spadek ich satysfakcji.