Do obligatoryjnego korzystania z KSeF pozostało już niewiele czasu. Będzie to niewątpliwie rewolucja w wystawianiu i odbieraniu faktur. Publikujemy artykuł naszej ekspertki z Kancelarii Prawa Podatkowego Agata Błaszczyk, w którym zebraliśmy wszystkie najważniejsze informacje na temat KSeF. Przedstawiamy stan prawny na dzień 30 kwietnia 2023.
Stan prawny
Od 2022 roku zaczęły obowiązywać przepisy dotyczące faktur ustrukturyzowanych, czyli wystawianych przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wzór takich faktur jest dostępny w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Szczegółowe zasady korzystania z KSeF na dzień dzisiejszy określa rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z KSeF (Dz. U. poz. 2481 z późn. zm.). Na podstawie tego rozporządzenia ustala się zasady dotyczące tego, kto i jakie uprawnienia posiada w systemie KSeF i w jaki sposób może z nich korzystać. Rozporządzenie reguluje również sposób, w jaki można uzyskać dostęp do faktur.
Wraz ze zmianami ustawy o VAT zostaną wprowadzone również nowe rozporządzenia wykonawcze – pierwsze będzie dotyczyć korzystania z KSeF, drugie – przypadków dokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur przy użyciu KSeF.
Sposób wystawiania faktur w KSeF
Sposób wystawiania faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) z pewnością odbiega nieco od stosowanego dotychczas sposobu wystawiania faktur.
- Pierwsza różnica polega na tym, że faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Nie wymaga ona jak do tej pory wysłania do kontrahenta, a ewentualna data wysłania jej do kontrahenta nie ma znaczenia dla uznania jej za wprowadzoną do obrotu.
- Wszystkie faktury przekazywane za pomocą KSeF będą przechowywane w tym systemie przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
- Wszystkie FV w myśl projektowanego rozporządzenia wykonawczego będą oznaczone indywidualnymi kodami QR, które umożliwią ich identyfikację.
- Na dzień dzisiejszy – kiedy wystawianie faktur za pomocą KSeF nie jest jeszcze obowiązkowe – faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane i przekazywane za pomocą KSeF (jeżeli nabywca wyrazi na to zgodę) lub mogą one być przekazywane w sposób tradycyjny (na przykład mailem). Z chwilą, kiedy system KSeF stanie się obowiązkowy, faktury będzie można przesyłać wyłącznie za pomocą tego systemu.
- Kolejną odmiennością jest regulacja stanowiąca, że każda faktura ustrukturyzowana posiada swój indywidualny numer, za pomocą którego będzie ona identyfikowana w KSeF. Uznanie faktury za otrzymaną następuje w dniu przydzielenia jej właściwego numeru w systemie KSeF.
Jak można uzyskać dostęp do KSeF
Jeżeli chodzi o rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, są to uprawnienia do:
- nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
- wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych.
Samo korzystanie z KSeF wymaga natomiast uwierzytelnienia się jednym z poniższych sposobów:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną,
- podpisem zaufanym,
- wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur tokenem.
Kto będzie zobowiązany do korzystania z KSeF
Jeżeli chodzi o regulacje prawne dotyczące obowiązkowego wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF, planuje się, że od 1 lipca 2024 będzie on miał zastosowanie do podatników wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce wykonywania działalności w Polsce, w tym również drobnych przedsiębiorców korzystających z tzw. zwolnienia podmiotowego. W przypadku tych ostatnich przepisy nakazujące obowiązkowe wystawianie FV ustrukturyzowanych wejdą w życie od 1 stycznia 2025 r.
Pozostali podatnicy będą mogli korzystać z KSeF fakultatywnie. Planuje się też, że wprowadzenie obowiązkowego korzystania z systemu KSeF spowoduje również wyeliminowanie od 1 stycznia 2025 r. faktur uproszczonych, które w chwili obecnej wystawia się dla transakcji poniżej 450 zł, jak również generalnie wyeliminowanie FV wystawianych za pomocą kasy fiskalnej.
Sankcje ustawowe
W nowych przepisach przewidziano również kary za niewystawienie FV w formie FV ustrukturyzowanej, w przypadku gdy podatnik ma taki obowiązek. W drodze decyzji naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć na podatnika karę pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.
Zalety KSeF
Z punktu widzenia prowadzenia ewidencji księgowej warto zwrócić uwagę, że ustrukturyzowany jednolity wzór faktury z pewnością pozwoli na lepszą automatyzację procesów księgowych. Dla obsługi księgowej taki sposób przekazywania faktur z pewnością uprości i skróci proces księgowania faktur. Zautomatyzowanie procesów księgowych pozwoli zredukuje również liczbę pomyłek, nieuniknionych przy ręcznym wprowadzaniu danych. To tylko część z wymienianych przez Ministerstwo Finansów zalet wprowadzenia systemu KSeF.
Poza kwestiami istotnymi dla podatników system KSeF będzie tworzył wiele zalet dla organów podatkowych. Z pewnością spowoduje szybszą i dokładniejszą weryfikację wszystkich faktur (dotyczy to zarówno weryfikacji z punktu widzenia podatku VAT, jak i podatku dochodowego). Jak nawet podkreśla Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu projektu ustawy wprowadzającej obligatoryjne korzystanie z systemu KSeF – korzystać będą musieli z niego również podatnicy zwolnieni z VAT, a to właśnie ze względu na fakt, że umożliwi to lepszą kontrolę prawidłowości wywiązywania się podatników z zobowiązań podatkowych w zakresie podatku dochodowego.
