Jak odbierać fakturę z KSeF?
W przypadku testowania wysyłki do KSeF możemy wystawiać faktury korzystając z własnego systemu ERP. Natomiast w przypadku testowania odbioru z KSeF są odbierane faktury wystawione przez kogoś innego, w których nasza firma występuje jako nabywca, płatnik lub odbiorca.
Trzy potencjalne scenariusze testów odbioru faktur zakupu z KSeF
Scenariusz 1. Testy w środowisku testowym KSeF, jako fikcyjna firma
- Do wystawienia faktury testowej wykorzystujemy dane fikcyjnej firmy. Ta firma będzie naszym testowym dostawcą.
Do „stworzenia” fikcyjnej firmy można wykorzystać generator NIP i PESEL http://generatory.it/ - Logujemy się do testowego portalu KSeF, udostępnionego przez Ministerstwo za pośrednictwem przeglądarki https://ksef-test.mf.gov.pl/web/login jako fikcyjna firma.
- Rejestrujemy w KSeF fakturę jako fikcyjny dostawca.
Faktury można wprowadzić ręcznie. - Tak przygotowaną fakturę odbieramy za pośrednictwem usługi Businesslink, połączonej z testową wersją naszego systemu ERP.
Scenariusz 2. Testy w ramach własnej grupy kapitałowej (inne spółki również prowadzą testy KSeF)
- Wykorzystujemy zanonimizowane faktury wystawione w KSeF na naszą firmę przez inną spółkę grupy kapitałowej.
- Jedna ze spółek w testowej wersji swojego systemu ERP, połączonej z usługą Businesslink, wystawia fakturę i wysyła ją do KSeF (może być to zarówno wersja testowa, jak i demo systemu KSeF)
- Druga ze spółek grupy wskazana jako odbiorca tej faktury odbiera dokument.
Scenariusz 3. Zaprzyjaźnione inne firmy
Scenariusz jest analogiczny jak w scenariuszu 2, jednak w tym przypadku zanonimizowaną fakturę wystawi zaprzyjaźniony dostawca, który rozpoczął testy KSeF.
Co dzieje się z fakturą odebraną z KSeF?
W każdym z powyższych scenariuszy faktury odbierane z KSeF trafiają do systemów ERP za pośrednictwem usługi Businesslink. Zostaną automatycznie zarejestrowane w buforze dokumentów przychodzących.
Zaraz po odbiorze faktura zostanie sprawdzona przez usługę Businesscheck, co pozwoli od razu wykryć ewentualne nieprawidłowości w dokumencie.
Automatyzacja obsługi KSeF
W kolejnych krokach możemy przetestować funkcje automatyzujące.
Inteligentny asystent systemu (Genius) może proponować:
- wybór osoby opisującej dokument,
- opisy księgowe dla dokumentu.
Automatyzacja procesów obsługi dokumentów kosztowych, na przykład
- za pośrednictwem systemu elektronicznego obiegu dokumentów,
- w powiązaniu z obsługą faktur zakupu w module logistycznym.
Czy warto czekać na ostatnią chwilę z testowaniem odbioru faktur z KSeF?
Rekomendujemy, aby rozpocząć testy już teraz. Ręczne przetwarzanie faktur można w pełni zautomatyzować w przypadku ustrukturyzowanych formatów XML, w jakim będzie zapisana e-faktura.
Rozpoczęcie testów pozwoli już teraz, zanim KSeF stanie się obligatoryjny, zweryfikować korzyści z automatyzacji obsługi faktur zakupu.
