Nowelizacja Kodeksu pracy: praca zdalna i kontrola trzeźwości pracowników, nowelizacja Kodeksu pracy – nowe urlopy i zmiany w umowach na okres próbny, autozapis do PPK, zmiana kwot wolnych od potrąceń z emerytur, rent oraz zasiłków od 1 marca 2023 roku, nowa metryka programu Płatnik, terminy składania deklaracji podatkowych oraz informacja roczna dla osób ubezpieczonych to tematy, które podejmujemy w dzisiejszym biuletynie HR Puls.
Nowelizacja Kodeksu pracy: praca zdalna i kontrola trzeźwości pracowników
27 stycznia 2023 r. prezydent podpisał ustawę z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.
Nowelizacja ta dotyczy wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy:
- możliwości wykonywania pracy zdalnej
- oraz stworzenia podstaw dla pracodawcy do wprowadzenia i przeprowadzania, gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr, prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu.
Kontrola pracowników
Przepisy te dały pracodawcy możliwość wprowadzenia kontroli trzeźwości pracowników, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia.
Wprowadzenie kontroli trzeźwości w firmie musi być poprzedzone ustaleniem jej zasad:
- w układzie zbiorowym pracy lub
- w regulaminie pracy lub
- w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca:
- nie jest objęty układem zbiorowym pracy,
- nie musi ustalać regulaminu pracy (pracodawcy zatrudniający mniej niż 50 pracowników).
Dokument wprowadzający taką kontrolę musi określać co najmniej:
- grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą (jeżeli wobec tych grup zachodzą przesłanki uzasadniające wprowadzenie kontroli),
- sposób przeprowadzania kontroli, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli,
- czas i częstotliwość jej przeprowadzania.
Praca zdalna
Wejście w życie przepisów dotyczących pracy zdalnej umożliwi pracodawcom i pracownikom korzystanie z pracy zdalnej na stałe. Jednocześnie znowelizowane przepisy mają zapewnić odpowiednie gwarancje bezpieczeństwa i ochrony pracownika wykonującego pracę zdalną.
Do Kodeksu pracy wprowadzona została definicja pracy zdalnej, zgodnie z którą będzie to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Znowelizowane przepisy Kodeksu pracę obligują pracodawcę do:
- zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
- pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub w wydanym regulaminie (albo – w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);
- zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej, niezbędnych do wykonywania tej pracy.
Pracodawca będzie mógł zlecić pracę zdalną:
- w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej,
jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić wniosek o pracę zdalną:
- pracownika – rodzica dziecka m.in. legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracownicy w ciąży,
- pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia,
- pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Przepisy dotyczące pracy zdalnej mają wejść w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw, tj. 6 kwietnia 2023 r.
Nowelizacja Kodeksu pracy – nowe urlopy i zmiany w umowach na okres próbny
8 lutego Sejm uchwalił zmiany w Kodeksie pracy dostosowujące polskie prawo do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym i prywatnym rodziców i opiekunów, czyli dyrektywy work-life balance.
Celem dyrektywy work – life balance jest zapewnienie realizacji zasady równości na rynku pracy między kobietami i mężczyznami oraz zachęcanie do równiejszego podziału obowiązków opiekuńczych między nimi. Dodatkowo ma ona wpłynąć na zwiększenie udziału kobiet w rynku pracy, rozszerzenie korzystania przez mężczyzn z urlopów rodzinnych oraz zachęcenie do elastycznej organizacji pracy.
Znowelizowane przepisy dotyczą m.in.:
- wydłużenia urlopu rodzicielskiego do 41 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka i 43 tygodni w przypadku ciąży mnogiej, a także gwarancję 9 tygodni urlopu dla każdego rodzica bez możliwości przeniesienia go na drugiego rodzica;
- zwiększenia wysokości zasiłku macierzyńskiego za cały okres urlopu rodzicielskiego do 70% podstawy wymiaru zasiłku;
- wprowadzenia tzw. urlopu opiekuńczego w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym na opiekę nad dzieckiem lub członkiem rodziny;
- wprowadzenia zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, przysługującego w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, w wymiarze dwóch dni (lub 16 godzin) w roku kalendarzowym, z wynagrodzeniem wynoszącym połowę stawki dziennej za każdy dzień takiego zwolnienia.
Nowe przepisy mają wpływ na długość umów zawieranych na okres próbny.
Maksymalna długość umów na okres próbny będzie wynosić:
- 1 miesiąc – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy,
- 2 miesiące – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.
Znowelizowane przepisy nałożą na pracodawców obowiązek informowania pracownika o wynagrodzeniu, w tym o początkowym wynagrodzeniu podstawowym, wszystkich innych elementach składowych wskazanych oddzielnie oraz częstotliwości i sposobie wypłacania wynagrodzenia, do którego pracownik jest uprawniony. Ponadto pracownik będzie obowiązany otrzymać informacje o przysługujących mu szkoleniach oraz długości płatnego urlopu.
Znowelizowana ustawa wprowadza ponadto dwie dodatkowe przerwy, wliczane do czasu pracy. Pracownik, którego dobowy wymiar pracy jest dłuższy niż 9 godzin, będzie uprawniony do drugiej przerwy trwającej co najmniej 15 minut. Prawo do trzeciej przerwy trwającej co najmniej 15 minut uzyska pracownik, którego dobowy wymiar czasu pracy będzie dłuższy niż 16 godzin.
Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw został skierowany do prac w Senacie.
Autozapis do PPK
Deklaracje o rezygnacji z uczestnictwa w programie Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) stracą ważność z końcem lutego 2023 r. Do tego czasu pracodawcy są zobowiązani poinformować wszystkich pracowników w wieku od 18 do 55 roku życia o tak zwanym ponownym autozapisie do PPK, a pracowników w wieku 55-70 lat o wygaśnięciu deklaracji rezygnacji.
Ponowny autozapis dotyczy osób, które złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Obejmie on zarówno osoby, które poprzednio złożyły tę deklarację i nie zostały zapisane, jak i uczestników PPK, którzy złożyli ją w trakcie oszczędzania w tym programie. Autozapis nie dotyczy osób, które przed 1 kwietnia 2023 r. ukończą 55. rok życia. Aby pracodawca mógł zapisać takie osoby do PPK lub wznowić za nie naliczenie wpłat, konieczne jest złożenie przez nie wniosku do 28.02.2023 r. Osoby, które przed 1 kwietnia 2023 r. ukończą 70 lat, nie będą mogły zostać uczestnikami programu.
Osoba zatrudniona, którą pracodawca poinformował o ponownym autozapisie, aby nie zostać uczestnikiem programu, musi złożyć deklarację rezygnacji. Może tego dokonać w formie pisemnej od 1 marca 2023 r.
Zmiana kwot wolnych od potrąceń z emerytur, rent oraz zasiłków od 1 marca 2023 roku
Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych określa progi dopuszczalnych potrąceń ze świadczeń emerytalno-rentowych, a co za tym idzie potrąceń ze świadczeń chorobowych.
Kwoty wolne od potrąceń są określane kwotowo i podlegają corocznej waloryzacji od 1 marca na zasadach określonych dla emerytur i rent. W roku 2020 wskaźnik waloryzacji emerytur i rent wynosi 14,8%. Oznacza to, że od 1 marca 2023 r. kwoty wolne od potrąceń wynoszą:
- 681,97 zł przy potrącaniu:
- należności alimentacyjnych egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych wraz z kosztami i opłatami egzekucyjnymi,
- należności alimentacyjnych potrącanych na wniosek wierzyciela na podstawie przedłożonego tytułu wykonawczego,
- 1125,26 zł – przy potrącaniu należności innych niż świadczenia alimentacyjne egzekwowane na mocy tytułu wykonawczego, wraz z kosztami i opłatami egzekucyjnymi,
- 900,22 zł – przy potrącaniu m.in. świadczeń wypłacanych w kwocie zaliczkowej lub nienależnie pobranych,
- 272,78 zł – przy potrącaniu należności z tytułu odpłatności za pobyt osób uprawnionych do świadczeń w domach pomocy społecznej, zakładach opiekuńczo-leczniczych lub zakładach pielęgnacyjno-opiekuńczych.
Podstawa prawna: komunikat Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia 15 lutego 2023 r. w sprawie miesięcznej kwoty przeciętnej emerytury, miesięcznej kwoty przeciętnej renty z tytułu niezdolności do pracy, miesięcznej kwoty przeciętnej renty rodzinnej, wypłacanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, kwoty dodatku za tajne nauczanie, dodatku kombatanckiego, dodatku pielęgnacyjnego i dodatku dla sierot zupełnych, kwoty świadczenia pieniężnego przysługującego żołnierzom zastępczej służby wojskowej przymusowo zatrudnianym w kopalniach węgla, kamieniołomach, zakładach rud uranu i batalionach budowlanych, kwoty świadczenia pieniężnego przysługującego osobom deportowanym do pracy przymusowej oraz osadzonym w obozach pracy przez III Rzeszę i Związek Socjalistycznych Republik Radzieckich, kwoty świadczenia ratowniczego przysługującego strażakom ratownikom ochotniczych straży pożarnych, kwot maksymalnych zmniejszeń emerytury lub renty oraz kwot emerytur i rent wolnych od egzekucji i potrąceń (Mon. Pol. z 2023 r. poz. 209).
Nowa metryka programu Płatnik
30 stycznia 2023 r. została wdrożona nowa metryka dla wersji 10.02.002 programu Płatnik.
Celem wprowadzonych zmian jest zapewnienie dostępu do aktualnych parametrów niezbędnych do ustalenia podstawy i składki na ubezpieczenie zdrowotne, należnych od stycznia 2023 r.
Terminy składania deklaracji podatkowych
28 lutego 2023 r. mija termin przekazania podatnikowi niektórych deklaracji podatkowych.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami 28 lutego 2023 r. mija termin przekazania podatnikowi:
- informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w 2022 r. (PIT-11),
- informacji o niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych w 2022 r. (PIT-8C),
- informacji o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich za 2022 r. (PIT-R).
Informacja roczna dla osób ubezpieczonych
Przypominamy, że 28 lutego 2023 r. mija termin przekazania ubezpieczonym informacji za 2022 r. o danych zawartych w imiennych raportach miesięcznych sporządzonych do ZUS, w podziale na poszczególne miesiące (informacja ZUS IMIR).
Art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obliguje płatników składek do przekazania ubezpieczonym w terminie do 28 lutego roku następnego informacji zawartych w raportach miesięcznych (korygujących) przesłanych do ZUS za rok ubiegły. Informacja roczna ma zawierać również datę jej sporządzenia, podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej oraz symbol Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego jest przekazywana składka na ubezpieczenie zdrowotne. Informację tę płatnik powinien przekazać na piśmie lub (po uzyskaniu zgody osoby ubezpieczonej) w formie dokumentu elektronicznego.
