Biuletyn HR Puls 01/2023

ZUS IWA za 2022, termin składania deklaracji podatkowych, zmiany w kodeksie pracy, które czekają na podpis prezydenta,  dyrektywa work-life balance, nowe stawki kilometrówek, diet i delegacji oraz nowa metryka programu Płatnik to tematy, które podejmujemy w pierwszym biuletynie HR Puls w tym roku.

ZUS IWA za rok 2022

Przypominamy, że do 31 stycznia 2023 roku pracodawcy są zobowiązani przekazać do ZUS formularz ZUS IWA „Informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe” za rok 2022.

Informację tę zobowiązani są przekazać płatnicy składek, którzy spełniają łącznie następujące warunki:

• byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku, za który składana jest informacja, i co najmniej jeden dzień w styczniu następnego roku,
• w roku, za który składana jest informacja, zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
• byli wpisani do rejestru REGON w dniu 31 grudnia roku, za który jest składana informacja ZUS IWA.

Terminy składania deklaracji podatkowych

31 stycznia 2023 roku mija termin składania niektórych deklaracji podatkowych do urzędu skarbowego. 

Przywołany wyżej termin przekazania do urzędu skarbowego dotyczy następujących informacji i deklaracji podatkowych: PIT-11, PIT-8C, PIT-4R, PIT-R oraz PIT-8AR. Informację IFT-1R płatnik zobowiązany jest złożyć do urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, do końca lutego.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, informacje PIT-11, PIT-8C, PIT-R oraz IFT-1R dla podatników płatnik ma obowiązek sporządzić i przekazać najpóźniej do końca lutego.

Zmiany w Kodeksie pracy: praca zdalna i kontrola trzeźwości pracowników – ustawa czeka na podpis Prezydenta

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw został uchwalony przez Sejm. Projekt ten dotyczy wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej oraz stworzenia podstaw dla pracodawcy do wprowadzenia i przeprowadzania, gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr, prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu. 

Wprowadzenie przepisów dotyczących pracy zdalnej umożliwi pracodawcom i pracownikom korzystanie z pracy zdalnej na stałe. Jednocześnie nowelizacja przepisów zapewni odpowiednie gwarancje bezpieczeństwa i ochrony pracownika wykonującego pracę zdalną.

Do Kodeksu pracy wprowadzona zostanie definicja pracy zdalnej, zgodnie z którą będzie to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Wykonywanie pracy zdalnej, tak jak obecnie wykonywanie telepracy, będzie wymagało co do zasady uzgodnienia między stronami stosunku pracy.

Zakładany projekt ustawy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków związanych z:

• zapewnieniem pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryciem kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych;
• pokryciem innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub w wydanym regulaminie (lub w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);
• zapewnieniem pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej, niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Ponadto projekt ten umożliwi pracodawcy wprowadzenie kontroli trzeźwości pracowników, jeżeli będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób albo ochrony mienia. Przepisy dotyczące prewencyjnej kontroli trzeźwości mają wejść w życie w 14 dni od uchwalenia zmian w Kodeksie pracy.

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw w dniu 16 stycznia 2023 r. został przekazany do podpisu Prezydentowi. Przepisy dotyczące pracy zdalnej mają wejść w życie po upływie dwóch miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw.

Nowelizacja Kodeksu pracy – dyrektywa work-life balance

Rząd przyjął projekt Kodeksu pracy wprowadzający zmiany dostosowujące polskie prawo do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym i prywatnym rodziców i opiekunów, czyli dyrektywy work-life balance.

Celem dyrektywy work – life balance jest zapewnienie realizacji zasady równości na rynku pracy między kobietami i mężczyznami oraz zachęcanie do równiejszego podziału obowiązków opiekuńczych między nimi. Dodatkowo ma ona wpłynąć na zwiększenie udziału kobiet w rynku pracy, rozszerzenie korzystania przez mężczyzn z urlopów rodzinnych oraz zachęcenie do elastycznej organizacji pracy.

Znowelizowane przepisy wprowadzają następujące zmiany:

• wydłużenie urlopu rodzicielskiego do 41 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka i 43 tygodni w przypadku ciąży mnogiej, a także gwarancję 9 tygodni urlopu dla każdego rodzica bez możliwości przeniesienia go na drugiego rodzica;
• zwiększenie wysokości zasiłku macierzyńskiego za cały okres urlopu rodzicielskiego do 70% podstawy wymiaru zasiłku;
• wprowadzenie tzw. urlopu opiekuńczego w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym na opiekę nad dzieckiem lub członkiem rodziny;
• wprowadzenie zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, przysługującego w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, w wymiarze dwóch dni (lub 16 godzin) w roku kalendarzowym, z wynagrodzeniem wynoszącym połowę stawki dziennej za każdy dzień takiego zwolnienia;
• wprowadzenie możliwości korzystania z elastycznej organizacji pracy dla rodziców dzieci do 8 lat.

Zgodnie z nowelizowanymi przepisami zmodyfikowane zostaną niektóre elementy umowy o pracę, a także zostaną dodane nowe. W związku z tymi zmianami umowa o pracę określać będzie strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

1. rodzaj pracy;
2. miejsce lub miejsca wykonywania pracy;
3. wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
4. wymiar czasu pracy;
5. dzień rozpoczęcia pracy;
6. w przypadku umowy o pracę na okres próbny:
   1. czas jej trwania lub dzień jej zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o możliwości przedłużenia umowy o czas urlopu, a także o czas innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli wystąpią takie nieobecności,
   2. okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę o pracę na czas określony w przypadku zamiaru zawarcia takiej umowy na okres krótszy niż 12 miesięcy, a także postanowienie o wydłużeniu umowy nie więcej niż o 1 miesiąc, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy;
   3. w przypadku umowy o pracę na czas określony – czas jej trwania lub dzień jej zakończenia.

Znowelizowane przepisy wprowadzą również zmiany w elementach umów o pracę. Modyfikacji mają ulec poniższe składowe umowy o pracę:

• Określenie stron stosunku pracy – nastąpi doprecyzowanie tego elementu o wskazanie także siedziby pracodawcy, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną – adresu zamieszkania,
• Dzień rozpoczęcia pracy – projekt nowelizacji wskazuje, że stosunek pracy nawiązywany będzie w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy.

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw został skierowany do prac w Parlamencie.

Wzrost stawek kilometrówek

2 stycznia 2023 r. w Dzienniku Ustaw opublikowane zostało rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Rozporządzenie zwiększyło wysokości stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, według których pracodawca pokrywa koszty używania pojazdów prywatnych używanych przez pracowników do celów służbowych.

Podwyższone stawki maksymalne za 1 kilometr przebiegu pojazdów niebędących własnością pracodawcy, używanych do celów służbowych weszły w życie po 14 dniach od ogłoszenia rozporządzenia, czyli 17 stycznia 2023 r.

W wyniku nowelizacji przepisów rozporządzenia maksymalna wysokość powyższych stawek wynosi:

• dla samochodu osobowego:
  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł;
• dla motocykla – 0,69 zł;
• dla motoroweru – 0,42 zł.

Wzrost wysokości diety i delegacji z tytułu krajowej i zagranicznej podróży służbowej

14 listopada opublikowane zostało w Dzienniku Ustaw rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. 

Rozporządzenie podwyższyło wysokość diety przysługującej w czasie podróży krajowej, przeznaczonej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, do 45 zł za dobę podróży.

W wyniku zmiany wysokości diety podwyższeniu uległ ryczałt: 

• na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej, obliczanego jako 20% diety, który wynosi 9 zł (do 31 grudnia 2022 r. obowiązywała kwota 7,60 zł),
• za nocleg stanowiący 150% diety (gdy pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i jeżeli pracownik nie przedłożył rachunku), który wynosi 67,50 zł (dotychczas 57 zł).

Dodatkowo wzrosła maksymalna wysokość zwrotu kosztów noclegu za jedną dobę hotelową do 900 zł (nie może być on wyższy niż dwudziestokrotność stawki diety, a odbywa się na podstawie rachunku).

Podwyższone kwoty diety za dobę w krajowej podróży służbowej obowiązują od 1 stycznia 2023 roku. 

Wzrosły ponadto kwoty limitów za nocleg oraz dietę, przysługujące pracownikowi z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Nowe wysokości diet i limitów noclegowych w podróży zagranicznej zaczęły obowiązywać 14 dni po opublikowaniu rozporządzenia w Dzienniku Ustaw, czyli od 29 listopada 2022 roku. Wysokości te określa załącznik do rozporządzenia.

Nowa metryka programu Płatnik

23 grudnia 2022 r. została wdrożona nowa metryka dla wersji 10.02.002 programu Płatnik.  

Metryka będzie automatycznie pobierana podczas aktualizacji programu.