KSeF wymusza na firmach zmiany w obszarach sprzedaży, relacji z klientami, obsługi faktur i płatności. Wdrożenie tego złożonego rozwiązania wymaga dobrego przygotowania i warto je rozpocząć już teraz.
Przesunięcia terminów mają swoje przyczyny
Po raz kolejny ustawodawca przesunął termin wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF, obawiając się, że firmy nie zdążą z przygotowaniami. Czy podana obecnie data okaże się ostateczną? Nie wiadomo, ale nie można ryzykować zablokowania sprzedaży tym, że firma nie obsługuje jeszcze KSeF. Nie warto więc zwlekać z przygotowaniami, które ze względu na złożoność, wymagają działania na kilku poziomach.
Nie wystarczy zapewnić systemom ERP nowych możliwości komunikacji z KSeF, ale trzeba „przezbroić” procesy sprzedażowe: ustalić, w jakich systemach i scenariuszach powstają faktury, kto odpowiada za ich kompletność oraz jak trafiają do klientów, jak wygląda obsługa korekt… Po takiej analizie konieczne jest uwzględnienie wymogów KSeF w obecnych procesach, a czasem nawet ich przeorganizowanie.
Sprawdzanie faktur ma duże znaczenie
Komunikacja techniczna to nie wszystko, ponieważ KSeF stawia konkretne warunki dotyczące struktury dokumentów, które z czasem staną się przedmiotem kontroli organów skarbowych. Chodzi nie tylko o poprawność techniczną zgodnie ze schematem, ale także zgodność z przepisami VAT i spójność danych identyfikacyjnych kontrahentów. Warto więc podczas przygotowań rozejrzeć się za narzędziami takimi jak Businesscheck by Asseco, które będą kontrolować faktury sprzedaży przed przesłaniem do KSeF oraz weryfikować faktury zakupu pobierane z KSeF.
Obowiązek czy szansa?
Prawdą jest, że stosowanie KSeF to (już wkrótce) po prostu kolejny obowiązek dla podatników, który ma uszczelniać system podatkowy, ale warto te konieczne przygotowania potraktować jako szansę na rozwój i osiągnięcie korzyści takich jak usprawnienie procesów sprzedażowych i zakupowych.
Automatyczny obieg faktury zakupu wyglądałby następująco: systemy ERP by Asseco przy pomocy usługi Businesslink automatycznie pobierają faktury z KSeF i w Businesscheck walidują ich poprawność. Następnie przekazują je do obiegu akceptacji, udzielając użytkownikom inteligentnych podpowiedzi na temat osób akceptujących czy oznaczeń kosztowych. Na koniec dokumenty automatycznie są dekretowane w rejestrach księgowych.
Automatyzacja, czyli sukces
Przygotowanie do obsługi KSeF jest szansą na automatyzację, która skraca czas obsługi dokumentów, eliminuje pomyłki, przyspiesza komunikację i podnosi jakość relacji z partnerami biznesowymi. W ten sposób można przekuć obowiązek podatkowy na konkretne korzyści biznesowe wynikające z obiegu akceptacji e-faktur. Można je osiągać już teraz, nie czekając na wejście w życie obowiązku korzystania z KSeF.
