W świecie IV rewolucji przemysłowej transformacja cyfrowa jest koniecznością dla każdego przedsiębiorstwa
Twoja firma kupiła wydajny system ERP i zainwestowała w szkolenia. Zatrudniła rekomendowanych specjalistów od digitalizacji dokumentów. A mimo to w dalszym ciągu skanujesz papierowe faktury i wysyłasz je mailem. Wszystko jest tak skomplikowane i czasochłonne, jak dawniej. Co poszło nie tak? Dlaczego cyfryzacja okazała się pozorna?
Realna i pozorna transformacja cyfrowa – co je różni?
W świecie IV rewolucji przemysłowej transformacja cyfrowa jest koniecznością dla każdego przedsiębiorstwa – niezależnie od jego wielkości i branży, w której działa. Wyzwaniem jest jednak takie przeprowadzenie tego procesu, by transformacja cyfrowa była realna, a nie pozorna.
Czym jest transformacja cyfrowa?
Nie ma jednej definicji transformacji cyfrowej, ale we wszystkich nacisk kładziony jest na jednoczesną zmianę technologiczną i mentalną. Z jednej strony jest to integracja technologii cyfrowych we wszystkich obszarach działalności firmy. A z drugiej, zmiana kultury organizacyjnej.
W przeciwnym razie przepaść pomiędzy potrzebami żyjących w cyfrowym świecie klientów i ofertą analogowej firmy będzie się pogłębiać. Cyfryzacja oraz automatyzacja procesów biznesowych pozwolą sprostać oczekiwaniom rynku i wprowadzić firmę na drogę rozwoju.
Etapy transformacji cyfrowej
Czytelnym znakiem realnej transformacji cyfrowej jest wdrożenie paperless, czyli odejście od stosowania papieru. Proces przebiega w dwóch etapach:
- digitalizacja – dotyczy analogowych informacji i dokumentów, które trzeba przenieść do postaci cyfrowej (zeskanować, zapisać w postaci plików) i zmagazynować na firmowych serwerach lub dyskach wirtualnych (w chmurze);
- cyfryzacja – wdrożenie w pełni elektronicznego obiegu dokumentów.
Realna transformacja cyfrowa oznacza zmianę w myśleniu o user experience i wprowadzenie innowacyjnych modeli biznesowych. To szansa na nowe otwarcie, optymalizację wewnętrznych procesów i pozyskanie kolejnych klientów.
Trzy kroki do udanego wdrożenia paperless
Droga do wdrożenia „biura bez papieru” rozpoczyna się od zdefiniowania problemów i wyzwań. Następnie należy wypracować rozwiązanie i zakomunikować je interesariuszom. Oto trzy kluczowe kroki:
1. Diagnoza
Sukces transformacji cyfrowej zależy od trafnego zdefiniowania jej celów. W związku z tym należy zbadać i opisać aktualny stan organizacji, by wskazać problemy, które ma rozwiązać transformacja cyfrowa. Może to być na przykład zmniejszenie wydatków na druk, przyspieszenie tempa załatwiania spraw czy usprawnienie metod pracy zdalnej.
2. Analiza procesów biznesowych
Jeżeli celem jest np. optymalizacja kosztów druku, należy przeanalizować procesy biznesowe, które generują największą liczbę wydruków. Nie zawsze wystarczy prosta zamiana dokumentów papierowych na cyfrowe. Przykładem pozornej transformacji cyfrowej są skany papierowych faktur, które trzeba wysyłać mailem.
Aby móc mówić o realnej cyfryzacji, należy zacząć od systemu ERP. Następny krok to wprowadzenia podpisu elektronicznego i platforma Businesslink, która zapewnia sprawny obrót elektronicznymi fakturami. Z kolei Portal HR, pozwala obsłużyć wszystkie procesy kadrowe bez konieczności drukowania dokumentów, wielogodzinnych rozmów telefonicznych i rozsyłania maili.
3. Komunikacja zmiany
Niezwykle istotnym, choć często pomijanym, etapem cyfrowej transformacji, jest komunikacja zmiany. Po wybraniu i przetestowaniu narzędzi należy zakomunikować nadchodzącą zmianę pracownikom, kontrahentom i klientom. Powinni być przekonani, że zmiana jest konieczna i oczekiwana oraz że można ją wspólnie wdrożyć.
Jakie są najczęstsze błędy popełniane w trakcie cyfryzacji?
Kluczowe błędy popełniane w trakcie procesu cyfryzacji to: brak lidera i wsparcia ze strony zarządu, brak planu całościowej transformacji oraz nadmierne przywiązanie do tradycyjnych modeli biznesowych. Szkodliwy jest także hurraoptymizm, czyli nieprzemyślane wdrażanie cyfrowych narzędzi – działanie pod wpływem „mody”, ale bez głębszego zrozumienia samej istoty cyfryzacji.
