Wraz z początkiem roku weszły w życie zmiany w przepisach dotyczących składania sprawozdań finansowych. Nowe zasady objęły także podatników CIT nie wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, ale widniejący w innych rejestrach Krajowej Rady Sądowniczej. Od stycznia 2020 podmioty takie jak stowarzyszenia, fundacje, organizacje i zakłady opieki zdrowotnej mają obowiązek sporządzać sprawozdania finansowe w formie zgodnej ze strukturą JPK_SF przygotowaną przez Ministerstwo Finansów. Podmioty te muszą składać e-sprawozdania do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej – a nie, jak dotąd, do urzędów skarbowych. Szef KAS przekazuje otrzymane informacje do właściwych organów. Wyjątek od tej reguły dotyczy jednostek SPZOZ, które od 2020 roku kierują swoje sprawozdania do KRS.
Przypomnijmy że 1 października 2018 wprowadzono obowiązek składania sprawozdań finansowych wyłącznie w formie elektronicznej dla podatników CIT wpisanych do KRS oraz podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe. Wyjątek nadal stanowią jednostki sporządzające sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR).
W jaki sposób i w jakiej formie należy przesyłać e-Sprawozdania?
Podmioty zobowiązane do sporządzania i przesłania sprawozdania w formie elektronicznej mogą skorzystać z bezpłatnego systemu informatycznego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej. Zamieszczone przez Ministerstwo pliki stanowią dokumenty w formacie XSD, odrębne dla każdego typu sprawozdania finansowego. Każdy z nich jest wzorcowym dokumentem struktur danych oraz zestawem definicji, umożliwiającym sporządzenie e-Sprawozdania w formacie XML. Aby powstał ustrukturyzowany plik z danymi, konieczne jest jednak posiadanie aplikacji pozwalającej na wytworzenie sprawozdania w formacie XML.
Ponadto Ministerstwo Finansów udostępniło także na swojej stronie www bezpłatne narzędzie. Aplikacja e-Sprawozdania Finansowe ma pomóc zobowiązanym do tego osobom fizycznym składać sprawozdania w formie elektronicznej. Rozwiązanie pozwala m.in. na otwarcie sprawozdania, wprowadzanie do niego oraz zapisywanie danych, podpisanie pliku, przygotowanie i podpisanie wysyłki, a także pobranie UPO. Aplikację można pobrać ze strony Ministerstwa.
Zgodnie z art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości „sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR opracowuje się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych”. Jak wynika zatem z przepisów – jednostki sporządzające sprawozdanie finansowe zgodnie z MSSF, na ten moment przygotowują te dokumenty w formie elektronicznej, ale w wybranej przez siebie dowolnej strukturze.
Obecnie wystarczy przekazać sprawozdanie finansowe wyłącznie raz – do KRS. Nie ma konieczności przesyłania tych dokumentów do Urzędów Skarbowych. Dane z nich zostaną umieszczone z sądowego repozytorium do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.
e-sprawozdania w systemie ERP
Sprawdź, jak system ERP ułatwia składanie sprawozdań elektronicznych
Obowiązek podpisu e-sprawozdania
e-Sprawozdanie musi być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub zaufanym profilem ePUAP. Dokument ten może przesłać jedynie osoba wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego z ujawnionym PESELem. Od 2020 roku e-sprawozdanie można podpisać także cyfrowym podpisem osobistym. Jest to forma uwierzytelnienia na podstawie e-dowodu osobistego.
Ponadto art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości nakłada obowiązek podpisu elektronicznego sprawozdania przez wszystkich członków zarządu. Wymóg ten może jednak wiązać się z pewnymi utrudnieniami. Bywa, że członkowie zarządu spółki są obcokrajowcami i nie posiadają numeru PESEL. Dlatego też takie osoby będą musiały uzyskać ww. numer po uprzednim zameldowaniu się na pobyt czasowy lub stały w Polsce.
Sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego
Znowelizowane przepisy nakładają również obowiązek sporządzania sprawozdania z badania sprawozdania finansowego przedsiębiorcy wpisanego do KRS w postaci elektronicznej. Biegły rewident musi ponadto podpisywać e-Sprawozdania z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Kary w przypadku, gdy nie złożymy sprawozdania lub prześlemy je za późno
W przypadku nie złożenia sprawozdania finansowego w terminie na przedsiębiorcę zostanie nałożona kara grzywny lub ograniczenia wolności. W razie opóźnienia istnieje jednak możliwość złożenia tzw. czynnego żalu. Jest to oświadczenie o popełnieniu czynu zabronionego. Taki dokument może uratować przedsiębiorcę przed negatywnymi konsekwencjami.
