Przedstawiamy kolejną odsłonę naszego krótkiego cyklu o pulpicie użytkownika w systemie ERP. Tym razem skupimy się na perspektywie Specjalisty ds. Kadr i Płac – jak wyglądałby pulpit dostosowany do wymagań osoby na tym stanowisku? Które elementy są kluczowe dla zwiększenia wygody pracy z punktu widzenia pracownika działu HR? Które zmiany w funkcjonalności i wyglądzie pulpitu są najważniejsze?

“Co zyska handlowiec dostosowując pulpit do swoich potrzeb?”
Przeczytaj pierwszą część cyklu o usprawnieniach przestrzeni roboczej w systemie Merit ERP.

Pulpit Specjalisty ds. Kadr i Płac

Analogicznie do poprzedniej części artykułu o organizowaniu pulpitu użytkownika, punktem wyjścia będzie skupienie się na tym, czym jest dla nas taki pulpit. Kiedy uświadomimy sobie, jak wiele ma on wspólnego z rzeczywistą przestrzenią, w której pracujemy – blatem biurka, będzie nam łatwiej zdecydować, które elementy pulpitowej układanki są kluczowe dla naszej wygody – a przez to też zwiększonej wydajności.

Zadania

Prostym tego przykładem są Zadania, czyli funkcja, która w bardzo efektywnie służy do zaplanowania (i monitorowania!) naszych działań. Powtarzalnym, a jednocześnie dość skomplikowanym projektem, który pojawia się do realizacji w dziale HR, jest proces zatrudniania pracownika. Jest on z reguły wieloetapowy, dlatego tak ważna jest dobra organizacja poszczególnych działań z nim związanych. W tym kontekście często pojawiają się nagłe kwestie. Trzeba je szybko, “na już”, załatwić. Są to takie hr-owe pożary, które trzeba natychmiast gasić. Ktoś nieustannie czegoś potrzebuje, i zgłasza tę potrzebę zazwyczaj niezapowiedzianie (w dokumentacji Kowalskiego brakuje danych o…). Tego typu pożary zakłócają codzienny system pracy Specjalisty ds. Kadr i Płac. I bez nich lista rzeczy do zrobienia jest długa. Zamiast odrywać się od realizowanych obowiązków, w Zadaniach wystarczy wówczas zaznaczyć priorytety dla zadań związanych z zakończeniem procesu dokumentacji nowego pracownia. Dzięki temu, nawet mimo takich niespodzianek, wiemy dobrze, które rzeczy są pierwsze w kolejce do zrobienia.

Karteczki

Dodatkowym elementem w procesie organizacji wykonywanych zadań są Karteczki. Nazwa dobrze oddaje cel ich istnienia. Karteczki to drobne narzędzie, swego rodzaju bonus. Ich funkcjonalność nie służy do zorganizowania całego harmonogramu pracy. Są jednak, w pewnym sensie, równie istotnym przypomnieniem. Jak prawdziwe post-it. Specjalistę ds. Kadr i Płac takie karteczki na pulpicie użytkownika mogą informować choćby o tym, by co drugi dzień zaimportować i zweryfikować informacje o nieobecnościach. Pomogą wyznaczyć konkretny moment na tego typu działania. ich osobliwa forma i kontrastujący z resztą pulpitu kolor nie pozwolą ich przegapić.

Innym przykładem zastosowania Karteczek w codziennej pracy może być sytuacja, w której menadżer prosi Specjalistę ds. Kadr i Płac o pomoc w skomplikowanej prawnie sprawie pracowniczej lub o przygotowanie danych na spotkanie kierownictwa. Pracownik nie musi już odrywać się od realizowanych obecnie zadań. Program umożliwia, przy użyciu Karteczek, takie tematy zapisać i umieścić na pulpicie, by wkrótce do nich wrócić. Jest to szczególnie istotne w kontekście użytkowania z punktu widzenia pracowników działu HR, ponieważ jest to niejako zespół usługowy wobec organizacji i pracowników. Jego zadaniem jest dbanie o swoich klientów wewnętrznych – co oznacza pamiętanie o zgłoszonych przez nich pytaniach i reagowanie na ich potrzeby.

Skróty

Skrótach rozpisaliśmy się szerzej w poprzednim odcinku cyklu, więc tutaj warto tylko wspomnieć o istocie tej funkcji. U osoby pracującej w dziale HR zapewne znajdziemy tam kartotekę osobową, zdarzenia kadrowe, obszar związany z listami płac, informacje przekazywane do ZUSu, czy te związane z podatkami. Wszystkie często potrzebne dane będą pod ręką. Na dodatek, dobrze zorganizowany Specjalista ds. Kadr i Płac będzie mieć na pewno skrót do swojego ulubionego serwisu prawnego. Wiadomo, świat zmienia się nieustannie i prawo, próbując za nim nadążyć, również musi. Zatem osoby odpowiedzialne za przestrzeganie prawa muszą być na bieżąco – i tak koło się zamyka. Merit ERP ułatwia życie, pozwalając mieć takie aktualności pod ręką.

Obszary robocze, Start procesów i Raporty

System ERP to duży system i może się kojarzyć z wielkim, zabałaganionym biurkiem. Miewamy czasem koszmary takie jak ten. Dobra wiadomość jest taka, że nie musi tak być! Merit ERP nie przypomina tego typu zamieszania. W trzech bardzo istotnych obszarach, jakimi są Obszary robocze, Start procesówRaporty Specjalista ds. Kadr i Płac nie znajdzie – co bardzo istotne – rzeczy związanych z księgowością. Jeśli któraś z tych trzech funkcji znajdzie się na jego pulpicie, oznacza to, że jest tam coś konkretnego do zrobienia.

W ramach Obszarów roboczych będą to kartoteki pracowników, zapewne lista płac, rozliczenia ZUS i PPK. W Raportach będą, wynikające ze specyfiki pracy, zestawienia z list płac albo rzeczy dotyczące kadr, statystyk, czy znów, rozliczeń ZUS. Za to Start procesu można opisać jako listę rzeczy kolejno ustawionych po sobie do realizacji. Weźmy znów jako przykład zatrudnienie. Ten proces, jak i każdy inny, zawsze ma jakiś początek . Trzeba choćby zarejestrować dane. Start procesów wyznacza nam kolejne etapy projektu do zrealizowania. Tym samym pomaga nam w pracy, automatyzując ją.

Wyszukiwanie

Funkcja Wyszukiwanie właściwie mocno ogranicza marnotrawienie czasu. Specjalista ds. Kadr i Płac używa jej głównie do wyszukiwania danych – adresowych, wskazujących właściciela rachunku bankowego i inne. W przypadku dużej kartoteki to wielka oszczędność czasu, ale przeszukać można również dane kadrowe czy rachunki.

Komunikator

Komunikator w swej prostocie ułatwia kontakt w sprawach nagłych (których, jak już wspomnieliśmy, jest wiele). To wewnętrzne narzędzie do komunikowania się z innymi pracownikami będzie wykorzystywane choćby w procesie zatrudniania, bądź zarządzania danymi. Gdy tylko czegoś brakuje lub coś szybko trzeba rozwiązać, wystarczy wysłać łącze do sprawy przez Komunikator. Odbiorca takiej wiadomości jest w stanie sprawnie się w takiej sprawie zorientować. Szybszy jest więc nie tylko kontakt, ale i wyjaśnienie kontekstu sytuacji, w ramach której się kontaktujemy.

Zdjęcia

Na co dzień praca Specjalisty ds. Kadr i Płac sama w sobie jest wymagająca i stresująca. Jednak prawdziwa kumulacja napięcia następuje w momencie rozliczania list płac. Wszystkie wspomniane wcześniej pożary, pojawiają się niejako “na raz” i są często trudne do ugaszenia. Przytłoczony obowiązkami i intensywnością pracy pracownik HR, by przetrwać ten ciężki okres, powinien zaopatrzyć swój pulpit w Zdjęcia.  Pomogą i zmotywują – niezależnie czy będzie to pupil, partner, czy pensjonat SPA, do którego można się udać, by odprężyć umysł i ciało po pracy. Wybór zdjęcia zależy już tylko od osobistej inwencji twórczej.

Mała rzecz, a cieszy

Mała rzecz, a cieszy – jakie trafne powiedzenie. W tej sytuacji możemy je nieco sparafrazować. Mała rzecz, a “robi robotę”. Praca specjalistów kadrowo-płacowych jest trudna – i coraz trudniejsza. Powodują to stres, zmiany przepisów czy dynamiczny rynek wymuszający walkę o pracowników. Dzięki możliwości swobodnej organizacji Pulpitu wykonywanie codziennych obowiązków przez Specjalistę ds. Kadr i Płac może być łatwiejsze, a przez to także przyjemniejsze.

Przeczytaj inne nasze artykuły opowiadające o pracy w obszarze hr.

Adam Tarkowski
Autor

Szef wydziału rozwiązań HR w Dziale Produkcji Rozwiązań Macrologic ERP w firmie Asseco Business Solutions S.A.