Uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i wykorzystanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) zmieni obsługę faktur zakupu w przedsiębiorstwach. Zmiany będą dotyczyć procesów zakupowych: od potrzeby zapewnienia komunikacji z KSeF, poprzez odbiór e-faktury, po jej rejestrację i dalszą obsługę w firmie. Na co zwrócić uwagę przy obsłudze faktur zakupu odbieranych z KSeF i jakie ogólne korzyści niesie ze sobą to nowe rozwiązanie?

Głównym założeniem Krajowego Systemu e-Faktur jest wprowadzenie systemu teleinformatycznego, który przyspieszy komunikację podatników i administracji, uszczelni system podatkowy i będzie przeciwdziałać oszustwom. KSeF jako nowa forma dokumentowania transakcji, poprzez platformę Ministerstwa Finansów docelowo ma gromadzić wszystkie e-faktury wystawiane przez przedsiębiorców.

Dla kogo jest KSeF?

Póki co jest to dobrowolne, jednak w marcu Komisja Europejska wyraziła zgodę na wprowadzenie w Polsce obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) i w niedługim czasie Ministerstwo Finansów wdroży obowiązkowe fakturowanie elektroniczne w Polsce. Zgodnie z zapowiedzią faktury sprzedaży będą musiały być rejestrowane w KSeF już od 1 kwietnia 2023 roku.

Obowiązek to szansa!

Obowiązek używania KSeF wymaga od przedsiębiorców wprowadzenia koniecznych zmian organizacyjnych oraz zaplanowania konkretnych działań.  Obsługa faktur zakupu dzięki KSeF zostanie w całości zautomatyzowana, bowiem będzie przebiegała w całości elektronicznie, a to nie tylko ograniczy koszty obsługi dokumentów, oszczędzi czas i pracę użytkowników, ale pozwoli również na szybsze (bo zdalne) procesowanie dokumentów.

Poniżej podpowiadamy, z jakich elementów można stworzyć automatyczną obsługę faktur w oparciu o platformę KSeF i wskazujemy, jakie korzyści może uzyskać Państwa organizacja.

Automatyczna obsługa e-faktury

Do końca 2021 roku przedsiębiorcy mogli stosować dwie równorzędne formy fakturowania – fakturę papierową lub elektroniczną. W przypadku faktur elektronicznych najczęściej wykorzystywane przez firmy formaty to m.in. pliki PDF, które jednak nie udostępniają postaci tekstowej dokumentu. Odbiorca, który otrzyma taką fakturę, często ręcznie wprowadza ją do swojego systemu, co wymaga czasu i jest źródłem potencjalnych pomyłek przy rejestracji.

Dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur odbiorca dokumentu możne wykorzystać fakt, że wystawiane w systemie e-faktury bazują na jednolitym formacie, określonym przez Ministerstwo Finansów.

Czy warto?

Dzięki automatyzacji obsługi e-faktury Państwa przedsiębiorstwo może uzyskać następujące korzyści:

• Oszczędność kosztów i czasu przy obsłudze dokumentów zakupu – faktura zostanie automatycznie zarejestrowana w systemie.
• Wyeliminowanie pomyłek – do rejestracji zostaną wykorzystane dane z e-faktury, która została wystawiona i zweryfikowana przez KSeF.
• Uproszczenie i przyspieszenie procesu – dokumenty w kolejnych etapach procesu będą szybciej dostępne. Etap ręcznej rejestracji faktury nie będzie już potrzebny.
• Faktury wystawione w systemie ERP np. na podstawie zamówień do dostawców lub dokumentów PZ, będą mogły być zweryfikowane pod kątem zgodności z fakturą otrzymaną z KSeF.

Automatyczna komunikacja z KSeF

Automatyczną komunikację systemów ERP z Krajowym Systemem e-Faktur zapewnia platforma wymiany dokumentów Businesslink, którą można już teraz uruchomić jako część przygotowań do wdrożenia KSeF. Businesslink na bieżąco przekazuje wystawione przez Państwa dostawców faktury do bufora dokumentów przychodzących w systemie ERP.

Businesslink może również odbierać od kontrahentów inne dokumenty, których nie obsługuje KSeF np. wysłane przez dostawców załączniki do faktur. Businesslink wspiera cały proces komunikacji z KSeF, w tym również automatycznie przekazuje faktury sprzedaży.

Elektroniczny obieg faktur

Po pierwsze: odbiór faktury

Faktura zakupu automatycznie odebrana z KSeF przez platformę Businesslink jest zapisywana w buforze dokumentów przychodzących systemu ERP. Sposób ich dalszej obsługi w systemie może się różnić w zależności od typu faktury. Faktury towarowe w obiegu magazynowym mogą np. zostać powiązane z generowanymi na podstawie zamówień do dostawców dokumentami.

Po drugie: akceptacja

W kolejnym etapie obiegu faktura za pośrednictwem systemu elektronicznego obiegu dokumentów  jest przekazywana do osoby odpowiedzialnej za jej opis. Osobę opisującą fakturę system ERP może ustalić automatycznie (np. jeśli do poszczególnych dostawców przypisani są opiekunowie) lub może zostać ona wskazana ręcznie. Kolejne etapy obiegu faktury (opis i akceptacja) mogą zostać przeprowadzone mobilnie, za pośrednictwem telefonu lub przeglądarki. W systemie elektronicznego obiegu dokumentów fakturę można również przypisać do wcześniej złożonego zapotrzebowania. Następnie dokument jest przekazywany do kolejnego etapu – akceptacji. Osoba akceptująca oprócz zatwierdzenia faktury weryfikuje również jej opis.

Po trzecie: księgowanie

Końcowym etapem obiegu faktur jest ich zaksięgowanie. Opisana i zaakceptowana faktura trafia wprost do księgowości. Po zweryfikowaniu dokumentu pod kątem formalnym i podatkowym oraz po ewentualnym uzupełnieniu informacji, księgowy kieruje dokument do automatycznej dekretacji. Jeśli dokument jest niepoprawnie opisany lub zarejestrowany – księgowy może go odrzucić z odpowiednim komentarzem (do osoby akceptującej).

Monitorowanie dokumentu na każdym etapie

System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na bieżąco śledzić każdą fakturę. Dla każdego dokumentu zakupu można tym samym sprawdzić jego aktualny status lub ustalić osobę odpowiedzialną za jej opis czy akceptację. Pozwala to na monitorowanie całego procesu akceptacji dokumentów. System elektronicznego obiegu dokumentów wspiera również obsługę zapotrzebowań i delegacji oraz pozwala na elektroniczne podpisywanie dokumentów umów zawieranych z kontrahentami.

Co można zyskać, cyfryzując obieg faktur?

Uruchamiając platformę Businesslink i system elektronicznego obiegu dokumentów przedsiębiorstwo może uzyskać następujące korzyści:

• Oszczędność kosztów i czasu pracy pracowników

Cały proces zostanie zautomatyzowany i połączony w jedną całość. Dokumenty są rejestrowane automatycznie na podstawie e-faktury, odebranej z KSeF i przekazywane do kolejnych osób uczestniczących w procesie.

• Obniżenie kosztów administracyjnych

Obniżeniu ulegają zwłaszcza koszty związane z wyjaśnianiem i poszukiwaniem zagubionych dokumentów wewnątrz firmy. Znikają także koszty dotyczące konieczności kserowania dokumentów i posługiwania się kopiami podczas akceptacji zakupów.

• Terminowe spłaty bez odsetek

Terminowa spłata zobowiązań i uniknięcie odsetek za zaległości w płatnościach poprzez usprawnienie i automatyzację dekretacji dokumentów zakupu.

• Utrzymanie płynności finansowej środków

Obieg faktur pozwala na zaplanowanie niezbędnych wydatków i śledzenie ich wraz z termiami realizacji zobowiązań. Sprawna rejestracja dokumentów zakupu pozwala też na planowanie wydatków z uwzględnieniem stanu środków pieniężnych i zaplanowanie terminu i wysokości lokat odsetkowych.

• Obniżenie kosztów podatkowych i prawidłowa klasyfikacja do odliczeń VAT.

• #paperless

Realizacja całego procesu bez papieru wpisuje się w działania z zakresu ochrony środowiska.