Koniec roku to dla wielu przedsiębiorstw czas podsumowania dotychczasowych działań, a także planowania aktywności i związanych z nimi wydatków oraz potencjalnych przychodów na kolejny okres rozliczeniowy. Aby proces ten był rzeczywiście skuteczny, warto wspomóc się profesjonalnymi narzędziami ułatwiającymi budżetowanie. Wówczas nasze działania będą prowadzone w sposób usystematyzowany i bardziej precyzyjny, a także co najważniejsze – umożliwiający zaangażowanie w planowanie kadry menedżerskiej z wszystkich działów w firmie, co przełoży się na lepsze wyniki osiągane przez nas w kolejnym roku.
Spis treści
- Planowanie a budżetowanie kosztów przedsiębiorstwa
- Kiedy warto zamienić arkusz kalkulacyjny na dedykowany system do budżetowania?
- Dlaczego dedykowany system do budżetowania?
- Budżetowanie w oparciu o system Softlab ERP by Asseco
- Korzyści z wdrożenia dedykowanego modułu do Budżetowania
- Co warto zapamiętać?
Planowanie a budżetowanie kosztów przedsiębiorstwa
Plan, jako jedno z narzędzi do zarządzania w przedsiębiorstwie, pozwala określać cele do realizacji oraz opisywać sposoby, dzięki którym ww. cele mogą zostać osiągnięte. Zazwyczaj plan tworzony przez przedsiębiorstwo ma przynajmniej dwa poziomy:
- na pierwszym poziomie wyznaczane są ogólne parametry do osiągnięcia, np. zwiększenie w określonym stopniu udziałów w rynku albo poziomu sprzedaży.
- na kolejnym poziomie znajduje się natomiast plan operacyjny, czyli lista działań do wykonania (np. zwiększenie sprzedaży w danym regionie, dzięki otwarciu lokalnego oddziału przedsiębiorstwa). Na podstawie takiego planu można stwierdzić (po zakończeniu danego okresu), czy dany cel został osiągnięty.
Oszacowany wraz z planem działań budżet stanowi próbę „przetłumaczenia” ww. planu operacyjnego na kategorie pieniężne. Budżet pozwala określić, jaki będzie wpływ planowanych działań na przychody i koszty oraz aktywa i pasywa przedsiębiorstwa. Takie kategorie można już łatwo wykorzystać do oceny efektywności realizacji planów, czyli celów. A nawet więcej – za jego pomocą można śledzić drogę dochodzenia do celów i dostatecznie wcześnie reagować, np. poprzez podejmowanie działań dostosowawczych, gdy zbacza się z tej drogi.
Nie posiadając jednak odpowiednich narzędzi do budżetowania nie jest możliwe bieżące monitorowanie postępów realizacji planu finansowego.
Kiedy warto zamienić arkusz kalkulacyjny na dedykowany system do budżetowania?
Podstawowym narzędziem do budżetowania, stosowanym nadal przez wiele firm, jest arkusz kalkulacyjny dostępny w popularnych pakietach biurowych. Do jego zalet należą: niski koszt licencji, elastyczność (umożliwia on odwzorowanie niemal dowolnej działalności) oraz powszechna umiejętność obsługi (przynajmniej w podstawowym zakresie). W małej lub nieskomplikowanej działalności jest on zupełnie wystarczający.
W przypadku przedsiębiorstw prowadzących bardziej złożoną działalność i dysponujących większymi zasobami, pracochłonność oraz koszt utrzymania takiego sposobu budżetowania mogą okazać się bardzo wysokie, zaś jego efekty – mało skuteczne. Co miesiąc należy bowiem pozyskiwać dane o wykonaniu planu, zestawiać je z wcześniejszymi założeniami, przekazywać raporty odpowiednim osobom, a niekiedy także modyfikować strukturę modelu budżetowego, co często bywa kłopotliwe i prowadzi do przypadkowych błędów. Z tego względu większe przedsiębiorstwa częściej sięgają po inne narzędzia – czyli bardziej zaawansowane rozwiązania przeznaczone do budżetowania, które umożliwiają wygodne i skuteczne przygotowanie oraz sformalizowanie budżetu.
Dlaczego dedykowany system do budżetowania?
Dedykowany system do budżetowania automatyzuje comiesięczne zadania związane z pozyskiwaniem, przetwarzaniem i prezentowaniem danych, umożliwia udostępnianie ich właściwym osobom, pozwala pracować nad budżetem wielu osobom jednocześnie, a także pilnuje poprawności oraz integralności wprowadzanych danych.
Takie rozwiązanie pozwala nie tylko na bardziej efektywne planowanie działań i wydatków na kolejne okresy, ale również wspiera użytkowników w dokonywaniu rzetelnej oceny dotychczasowych wyników firmy. Ponadto system umożliwia bieżące monitorowanie planu i śledzenie postępów w realizacji celów założonych przez przedsiębiorstwo. Dzięki niemu możliwe jest zatem – w łatwy i kompleksowy sposób, przełożenie ww. celów na kategorie pieniężne.
Budżetowanie w oparciu o system Softlab ERP by Asseco
Przykładem rozwiązania wspomagającego budżetowanie jest moduł Budżetowanie systemu Softlab ERP by Asseco, który pozwala na zwiększenie efektywności pracy menedżerów oraz umożliwia większą kontrolę nad budżetami szczegółowymi – system automatycznie scala te budżety dla poszczególnych jednostek w jednolity budżet całej firmy.
- Elastyczne budowanie budżetu i bieżąca kontrola realizacji planu w całym przedsiębiorstwie – dedykowany system do budżetowania Softlab ERP by Asseco pozwala budować budżety dla dowolnych wymiarów. W zależności od potrzeb organizacyjnych firmy mogą nimi być np. dział, produkt albo projekt. Budżety mogą domyślnie obejmować dowolny 12-miesięczny okres i mogą być wyrażone w miarach wartościowych lub ilościowych. Umożliwia to sprawne przygotowanie planów całego przedsiębiorstwa, a także bieżącą analizę i kontrolę realizacji założeń. System automatycznie sygnalizuje odchylenia od wartości planowanych z uwzględnieniem kosztów planowanych oraz niezaksięgowanych. Alerty informujące o nich mogą być wysyłane na maila i na urządzenia mobilne. Pozwala to kierownikom poszczególnych jednostek podejmować szybkie działania dostosowawcze i korygujące. Dodatkowo program Softlab ERP by Asseco wspomaga użytkowników w analizie realizacji budżetu poprzez wskazanie dokumentów źródłowych (takich jak faktury czy zamówienia) składających się na poszczególne pozycje budżetowe.
- Zautomatyzowane tworzenie dokumentów i współpraca z innymi modułami systemu ERP – moduł Budżetowanie umożliwia też automatyczne tworzenie wielu dokumentów planistycznych oraz kolejnych wersji budżetu, bez konieczności uciążliwego wprowadzania danych od nowa. Proponuje on m.in. kwotę planowaną, wyznaczaną na podstawie danych historycznych oraz automatycznie zestawia wartości budżetowane z realizacją. Narzędzie w pełni współpracuje ponadto z innymi modułami systemu Softlab ERP by Asseco, wspomagając użytkowników w procesie planowania. Dzięki temu formalności zostają w dużym stopniu ograniczone, a użytkownicy mogą skoncentrować się na zarządzaniu przedsiębiorstwem i działaniach zmierzających do zrealizowania założonych planów.
- Czytelny i przyjazny interfejs zwiększają intuicyjność obsługi programu – budżety w programie Softlab ERP by Asseco pokazywane są w przyjaznej i elastycznej formie tabeli przestawnej. System dostarcza wielu raportów obrazujących budżet na każdym etapie: konfiguracji, planowania i realizacji. Dzięki oznaczaniu kolorami poszczególnych pozycji budżetowych użytkownik szybko dostrzega stopień realizacji budżetu i jego ewentualne przekroczenie. Rozwiązanie wykorzystuje znane na ogół użytkownikom elementy interfejsu graficznego i sposoby pracy z dokumentami, co znacznie ułatwia wdrożenie funkcjonalności. Użytkownicy modułu doceniają ponadto łatwą dwukierunkową komunikację z arkuszem kalkulacyjnym. Softlab ERP by Asseco umożliwia stworzenie budżetów w arkuszach kalkulacyjnych Excel z możliwością odczytu i zapisu danych z systemu ERP.
Korzyści z wdrożenia dedykowanego modułu do Budżetowania
Użytkownicy modułu Budżetowanie systemu Softlab ERP by Asseco doceniają małą pracochłonność jego utrzymania, ponieważ rozwiązanie skutecznie wspomaga ich podczas wszystkich faz budżetowania. Podsumowując – firmy, które wdrożyły rozwiązanie do budżetowania, są w stanie lepiej zarządzać kosztami, czego wymiernym efektem jest poprawa ich wyników finansowych.
Co warto zapamiętać?
- System do budżetowania, będący integralną częścią rozwiązania ERP, pozwala przedsiębiorstwu przede wszystkim stworzyć plan finansowy, który ma zdecydowanie większe szanse na realizację. Jest to możliwe dzięki temu, że w proces budżetowania są zaangażowane osoby, które znajdują się „najbliżej biznesu”, czyli plan wzrostu przychodów dla wybranego działu nie jest statystycznym szacunkiem działu finansowego, ale faktyczną prognozą menedżera sprzedaży, który po pierwsze odpowiada za dane działania, po drugie najlepiej wie, jak ten wzrost osiągnąć. Ten kawałek budżetu przygotowany przez niego to oczywiście dalej finansowa prognoza przyszłości, ale ze znacznie większą szansą na realizację. Jeśli połączymy w całość mniejsze budżety wszystkich działów, zarówno przychodowych jaki kosztowych, które do przychodowych budżetów muszą zaalokować swoje zasoby, wówczas w skali całej firmy uzyskujemy naprawdę stabilną i zazwyczaj „spełniającą się” prognozę.
- Drugą i nie mniej ważną przewagą takiego zintegrowanego systemu budżetowania, stanowiącego jednocześnie jego kluczową przewagę, jest automatyczna i naturalna kontrola realizacji budżetu. I to prowadzona nie przez dział finansowy, ale przede wszystkim przez osoby, które odpowiadają za swoje budżety. Są one w stanie sprawdzać czy realizują plan praktycznie każdego dnia, a jeśli występują jakieś odchylenia – mogą od razu reagować i stosować działania naprawcze. Takie rozwiązanie umożliwia de facto stworzenie kontrolingowego procesu zarządczego, dzięki któremu wszystkie zaangażowane w planowanie budżetu strony zmierzają do jego realizacji, i zawsze wiedzą co, jak i kiedy mają robić.
Więcej informacji na temat rozwiązania do budżetowania Softlab ERP by Asseco znajduje się na naszej stronie www.
Autorzy:
Michał Szyszka, Menedżer Projektu w Dziale Sprzedaży i Wdrożeń Softlab ERP by Asseco
Grzegorz Pitek, Dyrektor ds. Jakości Oprogramowania Asseco Business Solutions
