Menedżerowie odpowiedzialni za zarządzanie personelem w organizacji coraz częściej doceniają możliwość prowadzenia analityki zarządczej oraz przekrojowego analizowania danych zatrudnionych pracowników. Liczy się w tym przypadku nie tylko statystyka, ale także możliwość samodzielnego drążenia danych w sposób intuicyjny i szybki, a także atrakcyjna wizualizacja uzyskanych informacji. Wszystko po to, aby móc sprawniej podejmować właściwe decyzje oraz w odpowiednim momencie reagować na zmiany.
Posłużmy się przykładem – prezes firmy prosi o podanie przyczyny opóźnienia w realizacji zamówienia dla kluczowego klienta. Dział planowania jako przyczynę podaje opieszałość w produkcji, zaś dział produkcji narzeka na zbyt duże tempo narzucone przez planistów – co powoduje odejścia z pracy robotników. Ostatecznie prezes prosi dyrektora HR o weryfikację i sprawdzenie – dlaczego tak wielu pracowników produkcyjnych zrezygnowało ostatnio z pracy. Ale czy dyrektor personalny jest w stanie szybko rozwiązać problem?
I tutaj właśnie z pomocą przychodzi analityka zarządcza. Aby przeanalizować szczegółowo ww. problem warto wesprzeć się odpowiednim narzędziem analitycznym, które na bieżąco pokazuje – kiedy, z jakiego powodu i jacy pracownicy odeszli z naszej firmy i dlaczego. Dzięki dostępowi do raportu dotyczącego fluktuacji zatrudnienia, dyrektor HR będzie w stanie szybko ustalić, że wspomniane wyżej opóźnienie w produkcji spowodowane było dużą rotacją personelu. Zbyt obciążeni pracownicy dodatkowo nie otrzymywali premii, stąd ich motywacja do pracy słabła i wiele osób rezygnowało z zatrudnienia. Patrząc na powyższe zagadnienie kompleksowo, możliwe jest szybkie zastosowanie programu naprawczego, aby uniknąć przerwania ciągłości produkcji, a co za tym idzie – zapobiec spadkowi przychodów.
Obecne problemy z analizą danych w HR
W wielu firmach obecne formy raportowania posiadają pewne ograniczenia – raporty przygotowywane są na podstawie danych dostępnych w wielu miejscach oraz są agregowane są za pomocą zewnętrznych narzędzi. Osoba przygotowująca raport musi zlokalizować miejsca zawierające odpowiednie informacje, musi też pamiętać o zastosowaniu tych samych kryteriów, a czasami nawet wykonywać ten sam raport z różnymi ustawieniami w sposób ręczny. Może wiązać się to z powstawaniem różnych wersji analiz.
Nowy sposób analizowania danych
Narzędzia klasy Business Intelligence (BI) są w stanie wesprzeć menedżerów HR w analizie dużej ilości zgromadzonych przez organizację danych oraz przetworzyć je w konkretną wiedzę, czyli fakty. Pozwalają też na wprowadzenie jednego spójnego modelu analitycznego dla całej organizacji. Umożliwiają ponadto dostęp do zagregowanej informacji przedstawiającej obraz całego przedsiębiorstwa oraz zastosowanie rozwiązania na każdym poziomie hierarchii organizacyjnej.
Bardzo skutecznym wsparciem menedżerów HR są w szczególności aplikacje typu self-service BI, które pozwalają im (czyli osobom spoza działów technicznych czy IT) samodzielnie formułować pytania i wydobywać odpowiedzi na zadane pytania z obszaru HR. Dzięki dostępnym informacjom osoby zarządzające personelem są wówczas w stanie trafniej przewidzieć potrzeby i oczekiwania przedsiębiorstwa.
Jakie dane możemy analizować w obszarze HR?
Mając do dyspozycji narzędzia klasy Business Intelligence menedżer HR jest w stanie badać całą historię ukrytą w danych dotyczących pracowników. Może analizować oraz porównywać informacje w takich obszarach, jak np.:
- Analizy zatrudnienia – informacja o średnim zatrudnieniu w wybranym okresie; możliwość porównania zatrudnienia w poprzednich okresach.
- Fluktuacja – informacja na temat zmian w zatrudnieniu w wybranym okresie oraz jego przyczyny (np. rezygnacja z pracy, zwolnienie, emerytura, itp.).
- FTE – full-time equivalent – analiza przepracowanych faktycznie etatów, z uwzględnieniem godzin rzeczywiście przepracowanych przez dane osoby.
- Analiza płacowa – informacja na temat kosztu godziny pracy w różnych działach i wybranych okresach (połączenie kosztu wynagrodzenia z rzeczywistą ilością przepracowanych godzin).
- Budżet wynagrodzeń – analiza stopnia wykorzystania budżetu wynagrodzeń (na podstawie danych z rozwiązania ERP).
- Analiza nieobecności – analiza pokazująca, jaką część czasu pracy stanowią nieobecności i jaka jest ich przyczyna (np. choroba, urlop, itp.).
- Urlopy – analiza pokazująca stopień wykorzystania urlopów w organizacji oraz jej poszczególnych działach, informująca czy odbywa się to w sposób zgodny z przepisami oraz nie odbiegający od normy. Funkcja ta jest szczególnie przydatna, aby na bieżąco kontrolować stopień wykorzystania urlopów w danym roku.
- Godziny – raporty informujące o ilości przepracowanych godzin w stosunku do godzin nominalnych; informacja o godzinach nominalnych, nieobecnościach i godzinach nadliczbowych.
Więcej informacji na temat rozwiązań HR Softlab ERP by Asseco znajduje się na naszej stronie www.
