Jakie są prawa i obowiązki płatnika podczas kontroli ZUS?

Z naszych obserwacji wynika, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych zintensyfikował w ostatnim czasie kontrole płatników składek i zwiększył wykrywalność nieprawidłowości. Dlatego płatnicy powinni znać swoje prawa i obowiązki, aby nie doszło do nieprawidłowości podczas przeprowadzania kontroli.

Po co ZUS przeprowadza kontrole?

Cele kontroli ZUS obejmują weryfikację, czy płatnicy składek prawidłowo wypełniają obowiązki związane z ubezpieczeniami społecznymi, w tym zgłaszanie do ubezpieczeń, obliczanie i opłacanie składek oraz wypłacanie świadczeń. Kontrole są planowane na podstawie analizy ryzyka naruszeń, a ich zakres obejmuje m.in. poprawność zgłaszania do ubezpieczeń, rozliczanie składek, wypłatę świadczeń i rozliczenia z tego tytułu, a także inne aspekty działalności płatników. W ostatnich miesiącach obserwuje się wzrost liczby kontroli, zwłaszcza w obszarach wcześniej mniej analizowanych, takich jak świadczenia dla pracowników mobilnych, umowy B2B i kwestia „pozornego pracodawcy”.

Jak przebiega kontrola ZUS?

Kontrola ZUS rozpoczyna się od doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli i okazania legitymacji służbowej przez inspektora. Przedsiębiorca otrzymuje zawiadomienie o zamiarze kontroli, która może rozpocząć się nie wcześniej niż po 7 dniach i nie później niż 30 dni od odbioru zawiadomienia. Na pisemny wniosek przedsiębiorcy kontrola może ruszyć wcześniej. W przypadku równoczesnej kontroli przez inną instytucję, inspektor ZUS może przesunąć termin lub odstąpić od działań, chyba że przedsiębiorca zgodzi się na jednoczesne kontrole.

Kontrola odbywa się w siedzibie płatnika lub miejscu prowadzenia działalności, jednak na wniosek lub za zgodą może być prowadzona w innym miejscu, gdzie przechowywana jest dokumentacja, albo w placówce ZUS, jeśli zgodę wyrazi płatnik składek. Bez tej zgody kontrola w ZUS jest możliwa tylko w określonych sytuacjach, np. gdy charakter działań tego wymaga.

Prawa płatnika podczas kontroli ZUS

Podczas kontroli ZUS, płatnik składek ma kilka kluczowych praw, które pomagają zapewnić transparentność i sprawiedliwość procesu:

• Prawo do uzyskania informacji – płatnik ma prawo do szczegółowych informacji na temat celu i zakresu kontroli po doręczeniu upoważnienia. Pozwala to na odpowiednie przygotowanie się do kontroli.
• Prawo dostępu do dokumentów – płatnik ma prawo do wglądu w dokumenty związane z kontrolą, zarówno te wydane przez ZUS, jak i dokumentację kontrolną.
• Prawo uczestnictwa w czynnościach kontrolnych – płatnik ma możliwość udziału w kluczowych czynnościach, takich jak przesłuchanie świadków czy oględziny składników majątku.
• Sprzeciwy i zażalenia podczas kontroli ZUS – podczas kontroli ZUS, płatnik składek ma prawo wniesienia sprzeciwu oraz zażalenia na decyzje i postanowienia.
• Prawo do zgłaszania zastrzeżeń do protokołu końcowego – płatnik ma prawo zgłosić zastrzeżenia do wyników kontroli, jeśli uważa, że zawierają błędy lub nieprawidłowości.
• Skargi na przewlekłość czynności kontrolnych prowadzonych przez ZUS – od 1 stycznia 2024 r. przedsiębiorcy mogą składać skargi na przewlekłość czynności kontrolnych prowadzonych przez ZUS do sądów administracyjnych, dzięki nowym przepisom dodanym do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Obowiązku płatnika podczas kontroli ZUS

Płatnicy składek podczas kontroli ZUS mają obowiązki, które muszą spełnić, aby zapewnić sprawne przeprowadzenie kontroli. Oto najważniejsze z nich:

• Udostępnienie dokumentacji – płatnik jest zobowiązany udostępnić wszystkie wymagane dokumenty, księgi oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, zarówno te, które znajdują się u niego, jak i u osób trzecich.
• Zapewnienie dostępu do majątku – jeśli płatnik zalega z opłatą składek, musi umożliwić inspektorom dostęp do składników majątku w celu przeprowadzenia oględzin.
• Zapewnienie kopii dokumentów – płatnik musi dostarczyć kontrolującym niezbędne kopie dokumentów.
• Warunki do przeprowadzenia kontroli – przedsiębiorcy są dodatkowo zobowiązani do zapewnienia odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli, w tym dostępu do środków technicznych i łączności.
• Tłumaczenie dokumentów – płatnik musi zapewnić tłumaczenie dokumentów sporządzonych w językach obcych na język polski.

Kontrola ZUS może poważnie wpłynąć na finanse firmy w przypadku wykrycia nieprawidłowości. Dlatego warto wcześniej dokładnie przeanalizować kluczowe obszary działalności, aby zminimalizować potencjalne ryzyko.

Przygotuj się do Kontroli ZUS:

1. Kontrola ZUS – informacje ogólne
2. Rozpoczęcie i prowadzenie kontroli ZUS
3. Prawa i obowiązki kontrolowanego podczas kontroli ZUS
4. Zakończenie kontroli ZUS oraz kolejne kroki
5. Decyzja administracyjna ZUS po kontroli ZUS
6. Postępowanie przed sądem ubezpieczeń społecznych– odwołanie od decyzji ZUS
7. Postępowanie przed sądem ubezpieczeń społecznych – przebieg procesu i koszty