Coraz więcej firm ma strukturę rozproszoną. Zespoły robocze kontaktują się w przestrzeni wirtualnej, a wielu pracowników nigdy nie spotyka się w miejscu pracy. W takiej sytuacji sprawne zarządzanie wymaga wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów i wykorzystania możliwości, jakie daje chmura obliczeniowa. W czasach globalnej gospodarki paperless nie jest opcją, lecz koniecznością.
Pandemia sprawiła, że home office stał się powszechną formą świadczenia pracy. Pracownicy i menedżerowie przeszli przyspieszoną edukację z komunikacji zdalnej. Przekonali się, jak bardzo użyteczne mogą być systemy elektronicznego obiegu dokumentów, takie jak te w systemach ERP by Asseco.
Dlaczego praca zdalna wymaga elektronicznego obiegu dokumentów?
Praca zdalna nie wymaga bezpośrednich spotkań pracownika i pracodawcy. Zespoły robocze mogą kontaktować się wyłącznie w świecie wirtualnym. Po pierwsze dlatego, że często przebywają w różnych częściach świata. Po drugie, nawet wtedy, gdy firma znajduje się w tym samym kraju lub mieście, znacznie wygodniej jest załatwiać sprawy zdalnie niż osobiście. Najlepiej pokazać to na przykładzie funkcjonowania działu HR.
Czy możliwy jest dział HR bez papieru?
Dział HR bez papierowych dokumentów jest nie tylko możliwy, lecz wręcz konieczny. Prowadzenie spraw kadrowych w firmach, które mają oddziały na terenie całego kraju lub na różnych kontynentach, jest ogromnym wyzwaniem. Poradzi sobie z tym tylko wysokiej jakości oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów.
Tradycyjne biuro, na relatywnie niewielkiej powierzchni, skupia dziesiątki, a czasem setki osób. Można do nich łatwo dotrzeć, aby dostarczyć umowę, przekazać informację wymagającą pokwitowania odbioru lub poprosić o spotkanie. Ale gdy dominującą formą świadczenia pracy staje się home office, zamiast jednego, pojawiają się dziesiątki lub setki rozproszonych i oddalonych od centrali miejsc pracy. Jedynym sposobem, aby zniwelować fizyczne odległości, jest wdrożenie zdalnej obsługi kadr.
Najbardziej uniwersalne i najwygodniejsze w użyciu są kwalifikowane podpisy elektroniczne, takie jak SimplySign, stosowany w rozwiązaniach by Asseco. Jest on tożsamy z podpisem odręcznym i w pełni skuteczny prawnie. W wielu sprawach kadrowych wystarczy zaawansowany, a nawet zwykły podpis elektroniczny. Dzięki odejściu od ręcznego podpisywania dokumentów, tempo załatwiania spraw jest szybsze, a fizyczne odległości przestają mieć znaczenie.
Portal HR pozwala uprościć i przyspieszyć dostęp do informacji dla pracowników. Bezpośrednie, telefoniczne lub mailowe udzielanie informacji na temat liczby dni urlopowych i wysokości wynagrodzenia, weryfikacja danych osobowych czy wydawanie kopii dokumentów pracowniczych zajmuje mnóstwo czasu. Tymczasem Portal HR pozwala zgromadzić w jednym miejscu wszystkie niezbędne informacje i zapewnić do nich dostęp pracownikom. W zależności od uprawnień, pracownik może przeglądać i pobierać dokumenty (np. PIT, umowa o pracę czy RMUA), zgłaszać poprawki i składać wnioski. Wszystkie sprawy można załatwić bezpośrednio w portalu – bez używania maila i telefonu.
Jakie korzyści daje chmura obliczeniowa?
Systemy do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów, Portal HR i system ERP najlepiej zainstalować w chmurze obliczeniowej. Podstawową korzyścią z takiego rozwiązania jest mobilny dostęp. Możesz załatwić wszystkie sprawy przy użyciu smartfona – z dowolnego miejsca na świecie, w którym jest dostęp do internetu.
Technologia cloud pozwala na redukcję wydatków na infrastrukturę IT. Nie trzeba inwestować w drogi sprzęt i zatrudniać specjalistów – wystarczy zapłacić miesięczny abonament. Chmura cyfrowa, w przeciwieństwie do klasycznej infrastruktury IT, jest łatwo skalowalna. Gdy pojawi się zapotrzebowanie na większą moc obliczeniową lub pojemność dyskową, wystarczy po prostu zmiana abonamentu.
Nie ma odwrotu od paperless
Era papieru kończy się na naszych oczach. Korzystanie z klasycznych dokumentów jest drogie, wymaga sporej ilości czasu, zwiększa ryzyko wystąpienia błędów, ma także szkodliwy wpływ na środowisko naturalne.
Nie ma odwrotu od cyfryzacji. To dobry moment, by dzięki paperless zbudować przewagę konkurencyjną i otworzyć swojej firmie bramę do globalnej ekspansji.
