W firmach, które zatrudniają wielu pracowników, wynagrodzenia stanowią znaczną część budżetu, wymagającą starannego planowania i kontroli. Planowanie budżetu wynagrodzeń to obecnie nie lada wyzwanie w nieustannie zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej i prawnej. Warto więc sięgnąć po profesjonalne wsparcie i skorzystać z budżetowania wynagrodzeń, jaki oferuje Macrologic. Budżet można wówczas oprzeć o rzeczywiste dane i przygotować na nadchodzący rok nawet kilkanaście propozycji budżetu wynagrodzeń. Dzięki budżetowaniu można również porównywać zaplanowany budżet z jego aktualnym wykonaniem w miarę rozliczania kolejnych list płac. Jak więc zapanować nad wydatkami na personel w firmie?
Co należy wziąć pod uwagę planując budżet na wynagrodzenia pracowników?
Z pewnością jednym z ważniejszych elementów uwzględnianych podczas budżetowania wynagrodzeń jest dotychczasowy przebieg zatrudnienia pracowników, czyli między innymi wysokość ich pensji, premii, dodatków czy rodzaju i czasu trwania ich nieobecności. Zwłaszcza nieobecności pracowników, takie jak zwolnienia lekarskie czy urlopy macierzyńskie i wychowawcze, mogą znacząco wpływać na wysokość budżetu, zmieniając obciążenia pracodawcy i wymuszając np. tworzenie nowych tymczasowych etatów. Na obciążenia pracodawcy mogą mieć wpływ również przepisy podatkowe czy regulacje prawne dotyczące ubezpieczenia zdrowotnego lub społecznego.
Podczas planowania budżetu warto też pamiętać o waloryzacji wynagrodzeń. Waloryzację można ustalić na określonym poziomie lub powiązać ze wskaźnikiem inflacji lub innymi danymi makroekonomicznymi, jak na przykład średnie płace w danej branży. W tym miejscu warto też zastanowić się nad zaplanowaniem budżetu na podwyżki i premie dla wyróżniających się pracowników, jak również przemyśleć wydatki na motywujące pracowników dodatki do wynagrodzenia – pakiety medyczne, sportowe czy dofinansowanie wypoczynku urlopowego. Podczas planowania budżetu wynagrodzeń ważne jest także zaplanowanie wydatków na wynagrodzenia pracowników kontraktowych oraz uwzględnienie nowych stanowisk pracy lub potencjalnych zwolnień pracowników.
Dlaczego potrzebne jest specjalistyczne narzędzie, a nie wystarczy Excel?
Często nawet w dużych firmach analitycy i specjaliści z HR budują modele budżetowe, korzystając z arkusza kalkulacyjnego. Różne wymiary budżetowania (pracownicy, jednostki organizacyjne, miesiące, składniki wynagrodzeń) sprawiają, że pliki są duże i trudne w utrzymaniu. Największym wyzwaniem jest nie tyle przygotowanie pierwszej wersji planu, co późniejsza aktualizacja budżetu wynagrodzeń i porównywanie z danymi rzeczywistymi.
Problemem jest również utrzymanie spójności i poprawności danych i obliczeń, kiedy pojawiają się nowe zasady naliczania podatków i składek, a także wakaty, nowe etaty, awanse bądź przesunięcia pracowników pomiędzy jednostkami. Tymczasem poprawność modelu jest niezbędna do prawidłowego obliczenia powiązanych składników – zasadniczego wynagrodzenia oraz premii, godzin nadliczbowych, dodatków, składek ZUS itp. Nieaktualne dane lub drobny błąd w kopiowaniu formuły albo usuwaniu wierszy może zepsuć cały model lub doprowadzić do nieprawidłowych wartości w planie wynagrodzeń firmy.
Z jakich danych należy korzystać przy budżetowaniu wynagrodzeń?
Rzetelne budżetowanie wynagrodzeń personelu zawsze powinno opierać się o szczegółowe i aktualne dane dotyczące pracowników i struktury ich zatrudnienia w firmie. Doskonale sprawdza się tutaj budżetowanie wynagrodzeń, stanowiące część zintegrowanego systemu ERP. Pozwala on pobierać realne dane kadrowe do budżetowania – takie jak aktualne listy płac – wprost z systemu ERP. Co więcej, każdorazowo jest tworzona kopia tych danych, więc w każdej chwili można sprawdzić, o jakie konkretnie dane kadrowe oparta jest każda z przygotowanych prognoz budżetu wynagrodzeń. Bieżące zmiany wprowadzane w systemie ERP nie mają bowiem wpływu na zapisane przez moduł budżetowania dane.
Jak działa moduł budżetowania w systemie Macrologic ERP?
W oparciu o rzeczywiste dane pobierane z systemu ERP można tworzyć prognozy budżetu wynagrodzeń według zdefiniowanych w tym celu formuł obliczeniowych, uwzględniających na przykład poziom waloryzacji wynagrodzeń. Modele budżetu wynagrodzeń są przygotowywane dla wskazanego roku i miesiąca, a rzeczywiste wykonanie budżetu opiera się na informacjach o wypłaconych listach płac, gromadzonych w systemie kadrowo-płacowym. Umożliwia to porównywanie prognozowanego budżetu z jego rzeczywistym wykonaniem. Moduł budżetowania pozwala tym samym sprawdzić między innymi czy zmieniła się zakładana wysokość wypłacanych świadczeń zdrowotnych lub premii albo czy pracownicy wykorzystali planowane urlopy wychowawcze i macierzyńskie.
Co firma może zyskać dzięki budżetowaniu wynagrodzeń?
Ogromną zaletą jest powiązanie prognoz z danymi rzeczywistymi, pochodzącymi między innymi z wypłacanych w firmie list płac. Moduł ten pozwala także na definiowanie własnych formuł obliczeniowych, na podstawie których przygotowywane są prognozy budżetu na zbliżający się nowy rok budżetowy czy poszczególne jego miesiące. Moduł budżetowania pozwala na bieżąco porównywać aktualne wykonanie budżetu z jego prognozami, wskazując na przykład, które wydatki nieoczekiwanie wzrosły, chociażby w związku z wprowadzeniem nowych świadczeń dla pracowników czy podniesieniem składek ZUS. Moduł budżetowania doskonale sprawdza się również przy planowaniu wysokości waloryzacji pensji, podwyżek czy premii.
Zaletą jest też możliwość różnicowania zakresu dostępu do szczegółowych danych poszczególnym pracownikom działu kadr czy managerom. Gwarantuje to, że nieuprawnione osoby nie otrzymają informacji o wysokości wynagrodzeń konkretnych pracowników firmy. Zachowana jest poufność danych płacowych.
Czy planowanie budżetu wynagrodzeń w zintegrowanym systemie ERP jest potrzebne w firmie?
Budżetowanie wynagrodzeń w Macrologic ERP z pewnością świetnie sprawdzi się w firmach zatrudniających wielu pracowników, bez względu na formę ich zatrudnienia. Przydatny będzie również w firmach, w których przykłada się dużą wagę do sporządzania prognoz i analiz.
- Wynagrodzenia można planować bazując na danych rzeczywistych z systemu ERP. Są to nie tylko dane płacowe, ale również dane o nieobecnościach czy benefitach.
- Algorytmy wyliczeniowe można w pełni dostosować do specyfiki przedsiębiorstwa, na przykład można wybrać wskaźnik waloryzacji dla określonych pracowników lub dla grup pracowników.
- Budżet można w każdej chwili porównać z wykonaniem i od razu stwierdzić, co się zmieniło, na przykład że zmienił się jakiś wskaźnik ZUS albo podatek.
- Nie wszyscy pracownicy, którzy planują wynagrodzenia, muszą mieć dostęp do pełnych danych płacowych. Zachowana jest poufność danych.
Controlling
Kontroluj budżet
i planuj przyszłość!
