Kontrola stanów magazynowych przy użyciu arkusza kalkulacyjnego to ciągle jeszcze norma w wielu przedsiębiorstwach. Ręczne wprowadzanie danych pochłania mnóstwo czasu i generuje trudne do weryfikacji błędy. Tak prowadzona inwentaryzacja magazynu zaczyna się dezaktualizować chwilę po zakończeniu. Jak wybrnąć z impasu i sprawnie monitorować przepływ ładunków? Wystarczy wdrożyć system Softlab WMS, dzięki któremu możliwa jest inwentaryzacja ciągła w magazynie.
Tradycyjne metody inwentaryzacji w magazynie są czasochłonne i zawodne
Klasyczne metody inwentaryzacji w magazynie czerpią dane ze spisów papierowych, wykonywanych ręcznie. Każdy z nich konfrontuje się z wartościami księgowymi, urealniając zapisy i wprowadzając faktyczne (rzeczywiste) stany magazynowe. Przygotowanie papierowych arkuszy, przeprowadzenie inwentaryzacji, wprowadzanie danych do systemu i analiza rozbieżności to procesy żmudne, pracochłonne i wiążące się z dużym ryzykiem błędów. Zadanie jest szczególnie uciążliwe, gdy należy uwzględnić dodatkowe atrybuty towaru, np. daty ważności. Wyjaśnienie pomyłek, do których dochodzi w czasie spisywania stanów i potem na etapie wprowadzania danych do systemu, jest trudne i dodatkowo wydłuża czas trwania inwentaryzacji.
Inwentaryzacja w magazynie może mieć charakter doraźny. Najczęstszymi uzasadnieniami natychmiastowego spisu stanów magazynowych są: kontrola, zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej lub podejrzenie kradzieży w magazynie. Jeżeli nie zaistnieje jakaś sytuacja nadzwyczajna, to inwentaryzacja magazynu ma charakter okresowy. Standardowo, aby spełnić wymogi prawne, należy ją wykonać raz do roku. Taki tryb pracy sprawia jednak, że w okresie pomiędzy inwentaryzacjami nie mamy wiarygodnych informacji na temat stanów magazynowych i lokalizacji towarów, co może utrudniać i spowalniać pracę.
Jeżeli magazyn działa idealnie, to towar znajduje się tam, gdzie zarejestrowano go w czasie inwentaryzacji – o ile nie został uszkodzony ani zagubiony – wtedy jest możliwy do pobrania. Jednak w praktyce palety i pojedyncze opakowania ulegają przesunięciom, które nie są rejestrowane w systemie. Zdarzają się też uszkodzenia i kradzieże produktów. Dlatego stany magazynowe są często nieaktualne.
W wielu przypadkach inwentaryzacja na magazynie jest równoznaczna ze wstrzymaniem sprzedaży. Przez kilka dni magazyn nie działa, co powoduje poważne straty przychodów. Nawet wtedy, gdy inwentaryzacja zostanie przeniesiona na dni wolne od pracy, nie da się uniknąć kosztów związanych z pracą zespołu spisowego.
Inwentaryzacja ciągła – co to jest i jakie daje korzyści?
Inwentaryzacja w Softlab WMS by Asseco ma charakter ciągły. Oznacza to, że wszystkie towary przepływające przez magazyn są automatycznie zliczane i śledzone. Aktualizacja stanów magazynowych odbywa się na bieżąco, na podstawie zeskanowanych danych o wydaniach i przyjęciach towaru, przemieszczeniach, uszkodzeniach i wszelkich innych zdarzeniach w magazynie.
Inwentaryzacja ciągła w magazynie daje liczne korzyści:
- zawsze aktualne stany magazynowe – inwentaryzacja ciągła, w przeciwieństwie do okresowej, nie odnosi się do stanu hipotetycznego, lecz wiernie odzwierciedla aktualny stan zapasów oraz ich faktyczną lokalizację w magazynie;
- pełny monitoring przepływu towarów – system monitoruje przepływy wszystkich towarów, dlatego możesz w każdej chwili uzyskać precyzyjną odpowiedź na pytanie o lokalizację, liczbę sztuk, datę wysyłki, rodzaj nośnika ładunku, a także numery serii czy daty ważności wszystkich produktów, kontenerów, paczek i palet;
- brak przerw w pracy – inwentaryzacja magazynu w systemie WMS nie wiąże się z przerywaniem pracy przy obsłudze zamówień, a w efekcie pozwala uniknąć niepotrzebnych kosztów;
- błyskawiczny i bezbłędny proces inwentaryzacji – w każdej chwili możesz wykonać inwentaryzację doraźną lub okresową w dowolnym zakresie, bez czasochłonnego drukowania i wypełniania arkuszy spisowych, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych i usuwania nieuniknionych błędów;
- mniejsza uciążliwość prac – inwentaryzacja odbywa się przy użyciu czytników kodów kreskowych działających na terminalach mobilnych, a osoba nadzorująca ma bieżący wgląd w postęp prac – przygotowanie odpowiednich zestawień jest automatyczne, co oznacza, że raporty są dostępne błyskawicznie, a ludzie nie muszą wykonywać uciążliwych i czasochłonnych prac;
- redukcja kosztów – inwentaryzacja w Softlab WMS trwa nieprzerwanie, więc nie trzeba powoływać zespołów spisowych i wstrzymywać normalnego funkcjonowania magazynu, a czynności sprawdzające może wykonać osoba bez specjalnego przeszkolenia;
- poprawa jakości obsługi klienta – inwentaryzacja ciągła pozwala na szybszą i pozbawioną błędów kompletację zamówień, co przekłada się na wzrost jakości obsługi klienta i możliwość budowania przewagi konkurencyjnej.
Inwentaryzacja ciągła magazynu gwarantuje precyzyjne zliczanie wszystkich towarów. Minimalizuje ryzyko wystąpienia braków w czasie kompletacji i pozwala uniknąć gromadzenia nadmiernych zapasów. Dzięki informacjom o rzeczywistych stanach magazynowych skrócisz znacząco średni czas przygotowania zamówienia. Jednocześnie zmaleje liczba pustych przebiegów (przemieszczeń bez ładunku) i wzrośnie wydajność pracy personelu.
Przeczytaj też: Zamówienia jednosztukowe i wielosztukowe, czyli kompletacja zamówień w magazynie z pomocą WMS
Zamówienia jednosztukowe i wielosztukowe, czyli kompletacja zamówień w magazynie z pomocą WMS
