Błędy merytoryczne w procesie wdrożenia koncepcji zarządzania rentownością firmy przekładają się na opóźnienia, problemy komunikacyjne i techniczne oraz poważne zagrożenia w realizacji budżetów. Wszystko zaczyna się od jakości przygotowania do procesu wdrożenia. Takim przygotowaniem jest stworzenie odpowiednich zasad organizacyjnych oraz wybór sprawdzonych narzędzi informatycznych.

W artykule poznasz 5 najczęstszych błędów popełnianych podczas wdrażania narzędzi zarządzania rentownością firmy. Lista powstała na podstawie doświadczeń różnych organizacji. Z lektury artykułu dowiesz się także, jak można uniknąć tych błędów przy użyciu Analizy Marży IV dostępnej z Merit ERP.

1. Zbyt długi proces wdrożenia koncepcji zarządzania poprzez Marże IV

Maksymalna rentowność działań jest celem niemal każdej organizacji. Podstawą dążenia do tego celu jest monitorowanie wyników firmy. Zwykle nieco bardziej szczegółowo analizuje się przychody, przy czym analiza marż cząstkowych na poziomie grup produktów, klientów czy struktur organizacyjnych stanowi już nie lada wysiłek merytoryczny i organizacyjny. Analiza marży IV obejmuje nie tylko ustalenia dotyczące przypisywania przychodów i kosztów bezpośrednich, wiarygodnych alokacji kosztów pośrednich oraz wprowadzenie budżetów cząstkowych. To także sposoby: gromadzenia danych, raportowania oraz oceniania i motywowania poszczególnych zespołów i menadżerów.

Kto nie chciałby wiedzieć, na jakich elementach produktów oraz klientach można zyskuje najwięcej, a na których najwięcej traci. Właśnie analiza marży IV pozwala monitorować rentowność w różnych przekrojach decyzyjnych. Niestety, złożoność i czasochłonność wdrożenia analizy Marży IV zniechęca do podjęcia całego procesu.

Rozwiązanie: uproszczenia na początek

Warto zacząć od uproszczonego modelu i gotowych rozwiązań. Takie podejście wprowadzi nową ideę zarządzania przez rentowność, przyzwyczai organizację i pomoże zebrać doświadczenia. Następnym krokiem jest rozbudowa oraz dostosowanie przyjętego pierwotnie modelu do zmian.

Analiza Marży IV dostępna w Merit ERP bazuje właśnie na takich założeniach. Pozwala rozpocząć prace od stopniowego ustalania zawartości przekrojów decyzyjnych. Ustalenia takie obejmują wskazanie grup najważniejszych produktów, kluczowych klientów i opartych na nich relacji oraz gromadzenie danych do celów analitycznych. Działania te nie wymagają zmian w ewidencji bieżących operacji.

Merit ERP oferuje gotowe propozycje sposobów alokacji kosztów pośrednich z możliwością ich łatwej zmiany. Dostępne są także funkcjonalności do uruchomienia budżetowania w popularnym środowisku arkuszy oraz gotowe widoki raportów i prezentacji graficznych w specjalistycznym narzędziu analitycznym.

2. Pominięcie jednego z głównych elementów monitorowania rentowności

Poprawnie realizowany proces zarządzania opiera się na planowaniu, koordynacji i kontroli przebiegu procesów biznesowych. Jeśli narzędzie wspomagające pominie któryś z tych elementów, szybko okaże się, że więcej czasu pochłonie uzupełnianie danych o procesach niż faktyczna analiza i wyciąganie wniosków praktycznych.

Rozwiązanie: wybór wszechstronnych narzędzi

W Analizie marży IV Merit EPR menadżerowie wprowadzają budżety cząstkowe, za które odpowiadają. Analizują aktualne wyniki oraz urealniają szanse na realizację celów poprzez bieżące prognozy. Dzięki temu widoczne są wartości poszczególnych marż cząstkowych oraz wartości całkowite, w porównaniu z budżetem oraz bieżącą prognozą wykonania planów. Na tej podstawie możliwe jest monitorowanie sytuacji i koordynacja wprowadzania potrzebnych zmian. Krótko mówiąc, rozwiązanie obsługuje cały proces zarządzania rentownością.

3. Nieaktualne i niejasne raporty okresowe

W zarządzaniu ważna jest szybkość dostępu decydentów do aktualnych raportów. Bieżący widok wyników powinien być przejrzysty, dostępny dla odpowiednich osób oraz wygodny w poszukiwaniu informacji szczegółowych. Co najważniejsze, widok wyników powinien prezentować aktualne dane za konkretny okres analityczny. W przeciwnym razie, raporty przestaną spełniać swoją funkcję i stają się nieprzydatne. W takiej sytuacji zanika element bieżącego monitorowania wyników.

Rozwiązanie: automatyczne aktualizacje cykliczne

Analiza marży IV po odpowiedniej konfiguracji zapewnia automatyzację pobierania i porządkowania danych z ewidencji ERP. Przedstawia je w gotowych układach zarządczych. Wygodny, graficzny interfejs analiz  można dostosować do potrzeb osób zarządzających. Dzięki temu, czas aktualizowania raportów na podstawie danych wybranego okresu jest niewielki, a raporty pozostają zawsze aktualne. Oczywiście należy liczyć się z tym, że pewne dane mogą być dostępne dopiero na koniec rozliczanego okresu. Taki przypadek stanowią dane pobierane na do alokacji kosztów. W takich sytuacjach docelowe naliczania wartości wyników dla okresu możliwe są dopiero na koniec tegoż.

4. Czasochłonna dystrybucja raportów

Niski koszt i łatwość cyfrowej dystrybucji raportów sprzyja pomysłowi wysyłania ich do każdej potencjalnie zainteresowanej osoby w firmie. Niestety, nie jest to sposób na eliminację sytuacji, w których trzeba tworzyć „na wczoraj” konkretny raport dla określonych osób. Dostarczanie raportów, zarówno cyklicznych jak i ad-hoc, może zatem nastręczać wiele dodatkowej pracy. Konieczność wyjaśniania układów i aktualności raportów powoduje powstawanie chaosu informacyjnego. Dodatkowo, obsługiwanie różnych potrzeb, wymaga różnych, często indywidualnych układów danych.

Rozwiązanie: samoobsługa raportowa

Rozwiązaniem jest wprowadzenie narzędzia wspierającego samoobsługę raportową użytkowników. W przypadku Analizy Marży IV każdy z uprawnionych menadżerów ma dostęp do danych o rentownościach, za które odpowiada. Dane te prezentowane są  w gotowych układach dostosowanych do analiz tego typu. Użytkownik może także samodzielnie filtrować dane, zmieniać ich zakres do swoich analiz, drążyć informacje od ogółu od szczegółu oraz tworzyć własne układy analiz. Wszystko to jest dostępne w profesjonalnym narzędziu analitycznym bazującym na aktualnych i uporządkowanych danych z systemu ERP.

5. Brak bieżącej realizacji zmian bazujących na wnioskach z analiz rentowności

Realizacja budżetów pozbawiona stosowania wniosków z analizy rentowności wprowadza niepotrzebne opóźnienie w pętli uczenia się firmy i doskonalenia procesów. Zamiast czekać do końca projektu czy roku sprawozdawczego, warto zdobytą wiedzę od razu implementować w procesach.

Rozwiązanie: masz narzędzia – działaj

Do sprawnego wdrażania zmian niezbędne są rozwiązania organizacyjne oparte o koncepcję zarządzania rentownością w organizacji. Analizy Marży IV nie mogą być tylko raportami informacyjnymi. Powinny zostać drogowskazem dla dążenia i walki poszczególnych menadżerów o osiągniecie postawionych w budżetach celów. Analizy powinny być także elementem oceny skuteczności danego menadżera i powinny być cyklicznie omawiane na wysokim szczeblu zarządczym w firmie.

Dobrą praktyką jest aktualizowanie prognoz na kolejne okresy, które pokazują wpływ czynników zewnętrznych. Ważne jest także, aby menedżerowie podejmowali działania zarządcze w celu  odpowiedniego reagowania i zarządzania zmianami. Takie możliwości dostępne są w Merit ERP.

Analiza to nie wszystko

Z powyższej listy wynika ważny wniosek. Nie można traktować narzędzia analizy marż jako ostatecznej odpowiedzi na wszystkie problemy z rentownością.  Analiza marży IV, jak każde inne narzędzie, przyniesie konkretne korzyści finansowe, jeżeli zostanie odpowiednio wdrożona. Trzeba pamiętać o odpowiednim przygotowaniu organizacyjnym, wdrożeniu reguł oraz systematycznym monitorowaniu wyników w sprawdzonym narzędziu. Warto także skorzystać z gotowych koncepcji i narzędzi, aby rozpocząć wprowadzanie analiz rentowności, uzyskać pierwsze wnioski i efekty. Kontynuacją działań będzie stałe dostosowywanie do swoich potrzeb i zmian w konkurencyjnym otoczeniu biznesowym oraz – osiąganie maksymalnej rentowności działań biznesowych, czego wszystkim życzymy.