Plan kont nie musi być narzędziem przeznaczonym wyłącznie dla księgowych. Takie rozwiązanie może także doskonale sprawdzić się w innych działach, wspomagając różne osoby odpowiedzialne za zarządzanie przedsiębiorstwem. W tym przypadku szczególną rolę odgrywają konta przychodowe i kosztowe, z których menedżerowie są w stanie uzyskiwać informacje na temat struktury przychodów i kosztów w różnych przekrojach. Pozwala im to na lepsze podejmowanie decyzji biznesowych w oparciu o konkretne dane liczbowe, udostępnione w układzie zrozumiałym nie tylko dla księgowego.
Oczywiście przy budowaniu planu kont powinny zostać wzięte pod uwagę ograniczenia użytkowanego systemu finansowo-księgowego lub – w przypadku takiej możliwości, warto skorzystać z jego rozbudowanych funkcjonalności. Stąd w pierwszym kroku ważna jest dobra znajomość takiej aplikacji. Poznanie wszystkich jej funkcji oraz narzędzi przydatnych przy budowaniu planu kont jest pierwszym krokiem, który należy wykonać zanim rozpoczniemy pracę. Jest to szczególnie ważne w odniesieniu do kont wynikowych.
Rodzaje systemów finansowo-księgowych
W odniesieniu do kont wynikowych wyróżnić można dwa rodzaje systemów finansowo-księgowych:
- Pierwszy z nich opiera się o rodzajowe konta wynikowe dla potrzeb sprawozdawczości finansowej, dla których rozwinięciem dla potrzeb układu kalkulacyjnego (zarządczego) są tzw. wymiary. Wymiarami są najczęściej miejsca powstawania kosztów, zlecenia lub inne elementy, które nie są rozwinięciem planu kont, a powiązane są jedynie z zapisami księgowymi. Ich wyciągnięcie z systemu następuje poprzez różnego rodzaju raportowanie dostępne w programie lub też bardziej rozbudowane narzędzia analityczne typu Business Intelligence (BI). Ustawienie raportowania w tego typu aplikacjach wymaga najczęściej współpracy z wdrożeniowcami. Ww. rozwiązania są przeważnie budowane i przeznaczone dla bardzo dużych podmiotów.
- Drugi rodzaj systemów finansowo-księgowych opiera się w większej mierze o plan kont, poszerzony o dodatkowe elementy (wymiary, cechy), poza planem kont. Są to najczęściej rozwiązania, w których plan kont pozwala na analizy zarówno w układzie rodzajowym jak i funkcjonalnym (kalkulacyjnym). Są to aplikacje pozwalające na budowę raportów w oparciu o plan kont, nie wymagające zbyt dużej wiedzy informatycznej, a zatem zaangażowania wdrożeniowców. Dalsza część artykułu odnosi się do tego rodzaju systemów finansowo-księgowych.
Konta przychodowe i kosztowe podstawowej działalności operacyjnej
Pierwsza i najważniejsza zasada przy budowaniu kont przychodowo-kosztowych jest taka, aby wszystkie konta miały jednolitą strukturę. Pozwala to na uzyskanie odpowiednich wyników raportowania w oparciu o dane kryterium wyboru, zarówno dla przychodów jak i kosztów. Druga zasada to tworzenie kont od ogółu do szczegółu, by w ten sposób również móc dokonywać analiz biznesowych.
Praktyczne przykłady: propozycja budowy analityki kont przychodowych i kosztowych
- Pierwszy element numeru konta to konto syntetyczne, w polskiej praktyce najczęściej 3-cyfrowe. Powinno ono określać segment biznesu, którym chcemy odrębnie zarządzać. Przykładowo, jeśli przedsiębiorstwo prowadzi dwa rodzaje usług i chce je biznesowo wydzielić, powinno również wydzielić dwa konta syntetyczne dla przychodów i dwa konta syntetyczne dla kosztów bezpośrednich, czyli np. dla przychodów konta: „701 dla robót budowlano-montażowych” i „702 dla działalności deweloperskiej” oraz odpowiednio konta kosztowe: 501 i 502.
- Dalej, w ramach danego segmentu operacyjnego, firma może posiadać różne komórki organizacyjne składające się na dany segment albo też oferować różne produkty, na temat których chciałaby uzyskiwać informacje. Czyli np. w ramach robót budowlano-montażowych, spółka chciałoby mieć wiedzę na temat przychodów i kosztów w zakresie robót drogowych oraz robót hydraulicznych. Zatem pierwszym elementem analityki dla naszego przykładu byłyby te właśnie usługi, czyli 701-01 (albo komórka organizacyjna/MPK 701-RDR) i 701-02 (alternatywnie komórka organizacyjna/MPK 701-HYD).
- W przypadku, kiedy działalność przedsiębiorstwa polega na wykonywaniu indywidualnych zamówień, kolejnym elementem może być zamówienie produkcyjne. Wówczas numer zamówienia byłby kolejnym elementem analityki. Dla przedsiębiorstw o dużej liczbie zamówień warto poprzedzić numer zamówienia rokiem, w którym je przyjęto. Jeśli działalność firmy polega na wykonywaniu standardowych usług lub produktów, można ten element pominąć lub zastąpić go grupą asortymentową.
- Aby móc w pełni dokonywać analizę biznesową segmentu, warto wprowadzić kolejny element analityki na kontach funkcjonalnych (kalkulacyjnych zespołu „5”), tj. kontach układu rodzajowego (tzw. „4”-ki). Pozwolą one z jednej strony przeanalizować strukturę rodzajową w ramach danego segmentu biznesowego lub zamówienia produkcyjnego, ponadto umożliwią – dla potrzeb sprawozdawczości finansowej, automatyczne księgowanie na konta zespołu „4” na podstawie analityki rodzajowej wbudowanej w konta zespołu „5”.
- Ostatnim elementem, który warto wprowadzić, jest aspekt podatkowy, tj. czy dany rodzaj przychodu lub kosztu stanowi przychód lub koszt podatkowy czy też nie. Może to być oznaczenie cyfrą, np. „0” i „1”, symbolami „NP” i „P”, które będą definiować dany przychód czy koszt jako podatkowy lub niepodatkowy.
| Przykładowe konto kosztowe 501-RDR-180001-401-01-P oznaczające odpowiednio: |
Przykładowe konto dla przychodów 701-RDR-180001-000-00-P oznaczające odpowiednio: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
W ten sposób zbudowaliśmy plan kont prosty w obsłudze, zrozumiały nie tylko dla księgowych, ale również użyteczny dla zarządzających. Co ważne, nie wymaga on znaczącego rozbudowania oprogramowania finansowo-księgowego. Na podstawie takiego planu kont możliwa jest analiza biznesu od ogółu, tj. od marży na danym segmencie operacyjnym, poprzez marżę na zamówieniach, skończywszy na analizie kosztów rodzajowych w ramach danego segmentu/zamówienia.
Konta przychodowe i kosztowe pozostałej działalności operacyjnej i finansowej
W odniesieniu do takiej części sprawozdawczości, jak: pozostała działalność operacyjna i finansowa, ważne jest zachowanie struktury kont przychodowych i kosztowych. Poniższy plan kont można rozszerzyć o podział na transakcje z jednostkami powiązanymi/niepowiązanymi. Przykładowe konta:
- 750-01-P – przychody finansowe, różnice kursowe zrealizowane (podatkowe),
- 750-02-P – przychody finansowe – odsetki bankowe (podatkowe),
- 755-01-P – koszty finansowe, różnice kursowe zrealizowane (podatkowe),
- 755-02-P – koszty finansowe – odsetki bankowe/kredytowe (podatkowe).
Przykład planu kont wynikowych
- 501-RDR-180001-401-01-P – roboty budowlano-montażowe – roboty drogowe – zamówienie z 2018 roku o numerze 1 – zużycie materiałów bezpośrednio z magazynu – koszty podatkowe
- 501-RDR-180001-402-01-P – roboty budowlano-montażowe – roboty drogowe – zamówienie z 2018 roku o numerze 1 – usługi podwykonawców – koszty podatkowe
- 501-RDR-180001-402-02-P – roboty budowlano-montażowe – roboty drogowe – zamówienie z 2018 roku o numerze 1 – usługi dźwigowe – koszty podatkowe
- 501-HYD-180001-401-01-P – roboty budowlano-montażowe – roboty hydrauliczne – zamówienie z 2018 roku o numerze 1 – zużycie materiałów bezpośrednio z magazynu – koszty podatkowe
- 501-HYD-180001-402-01-P – roboty budowlano-montażowe – roboty hydrauliczne – zamówienie z 2018 roku o numerze 1 – usługi podwykonawców – koszty podatkowe
- 501-HYD-180001-402-02-P – roboty budowlano-montażowe – roboty hydrauliczne – zamówienie z 2018 roku o numerze 1 – usługi dźwigowe – koszty podatkowe
- 502-RDR-180002-401-01-P – działalność deweloperska – roboty drogowe – zamówienie z 2018 roku o numerze 2 – zużycie materiałów bezpośrednio z magazynu – koszty podatkowe
- 502-RDR-180002-402-01-P – działalność deweloperska – roboty drogowe – zamówienie z 2018 roku o numerze 2 – usługi podwykonawców – koszty podatkowe
- 502-RDR-180002-402-03-P – działalność deweloperska – roboty drogowe – zamówienie z 2018 roku o numerze 2 – usługi najmu – koszty podatkowe
- 520-RDR-000000-402-10-P – koszty zakupu – roboty drogowe – brak przypisania do zamówienia – koszt transportu – koszty podatkowe
- 530-RDR-180001-402-90-P – koszty sprzedaży – roboty drogowe – prowizje handlowców za sprzedaż dot. zamówienia z 2018 roku o numerze 1
- 530-RDR-000000-402-15-P – koszty sprzedaży – roboty drogowe – materiały promocyjne – koszty podatkowe
- 550-ZAR-000000-409-01-NP – koszty ogólnego zarządu – koszty reprezentacji – koszty niepodatkowe
- 701-RDR-180001-000-00-P – przychody ze sprzedaży usług – roboty drogowe – zamówienie z 2018 roku numer 1 – przychody podatkowe
- 750-01-P – przychody finansowe, różnice kursowe zrealizowane (podatkowe),
- 750-02-P – przychody finansowe – odsetki bankowe (podatkowe),
- 755-01-P – koszty finansowe, różnice kursowe zrealizowane (podatkowe),
- 755-02-P – koszty finansowe – odsetki bankowe/kredytowe (podatkowe).
- 760-01-P – pozostałe przychody operacyjne, sprzedaż środka trwałego (podatkowe),
- 760-02-NP – pozostałe przychody operacyjne, odpis aktualizujący wartość zapasów (niepodatkowe),
- 765-01-P – pozostałe koszty operacyjne, koszt sprzedaży środka trwałego (podatkowe),
- 760-02-NP – pozostałe koszty operacyjne, odwrócenie odpisu aktualizującego wartość zapasów (podatkowe)
