Z początkiem stycznia 2019 roku wejdą w życie przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych. Ww. projekt przewiduje również możliwość prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w postaci elektronicznej.

Nowe przepisy przewidują skrócenie okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji osobowej i płacowej wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku  – z 50 do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Projekt przewiduje również skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowników lub byłych pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy po 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. Będzie to jednak wymagało od pracodawcy złożenia odpowiedniego oświadczenia o zamiarze przekazania za te osoby raportu informacyjnego – tzw. ZUS OSW, zawierającego informacje konieczne do wyliczenia emerytury lub renty. Złożenie takiego oświadczenia będzie dobrowolne, ale rozpoczęcie procesu przekazywania raportów informacyjnych (ZUS RIA) spowoduje, że nie będzie można tej decyzji już cofnąć.

Raporty informacyjne dotyczące każdego pracownika

Po złożeniu oświadczenia ZUS OSW konieczne będzie złożenie raportu informacyjnego ZUS RIA – za każdego pracownika zatrudnionego od stycznia 1999 do grudnia 2018 roku. Ww. dokument będzie musiał zostać przekazany w w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia ZUS OSW – jeśli zatrudnienie pracownika lub zleceniobiorcy ustało przed złożeniem oświadczenia, a także wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA – jeśli zatrudnienie pracownika lub zleceniobiorcy ustało po złożeniu oświadczenia.

Dodatkowo na pracodawcy będzie ciążył obowiązek przekazania raportu informacyjnego w formie papierowej pracownikowi zwolnionemu, a po upływie 10 lat od złożenia tego raportu – dokumentów związanych z jego zatrudnieniem. W sytuacji, gdy pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie na nim nadal ciążył obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej zgodnie z przepisami obowiązującymi do dnia wejścia w życie ustawy, tj. co do zasady przez 50 lat.

Nowe formularze dla przedsiębiorców

W związku z wejściem w życiem ustawy zmienione zostaną również formularze ZUS DRA i ZUS ZSWUA, informacja miesięczna oraz roczna dla ubezpieczonego.

1. Na formularzu ZUS ZWUA pojawi się informacja o dacie, trybie rozwiązania stosunku pracy, podstawie prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informacja z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.

2. W deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA zostanie:

• usunięty blok VI – rozliczenie części IV i V – rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne,
• dodany zostanie blok IX – zestawienie należnych składek do zwrotu/zapłaty. W bloku tym rozliczone będą składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne, fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych, fundusz emerytur pomostowych oraz wypłaconych świadczeń podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne.

3. W informacji miesięcznej i rocznej zostaną uwzględnione następujące informacje:

• kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie wypadkowe,
• kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, obok wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe i który jest należny za inny rok kalendarzowy,
• okres wykonywania pracy nauczycielskiej.

Powstanie również nowy dokument ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach i wykonywaniu pracy nauczycielskiej.