JPK w biurach rachunkowych

Począwszy od 2018 roku obowiązkiem comiesięcznego przesyłania ewidencji VAT w formie JPK zostaną objęte również najmniejsze firmy. Dla biur rachunkowych, które obsługują mikro-przedsiębiorstwa, taki obowiązek może oznaczać więcej pracy związanej z przygotowaniem się do nowych wymogów i późniejszą obsługą klientów.

Wcześniejsza informacja

W pierwszej kolejności wskazane byłoby przejrzenie portfolio obsługiwanych klientów i wcześniejsze poinformowanie mikro-przedsiębiorców o czekających ich od 2018 roku wymogach. Klienci muszą być świadomi nowych obowiązków w zakresie JPK i konsekwencji ewentualnego niedostosowania się do nowych regulacji, ponieważ ewentualne sankcje z tytułu braku lub opóźnień w przesłaniu JPK do organów skarbowych ciążą przede wszystkim na podatniku.

Nie tylko rejestry

Co istotne, na wdrożeniu JPK w celu generowania i przesłania do urzędu skarbowego rejestrów VAT w wymaganej formie nie kończą się wyzwania w zakresie oprogramowania do obsługi księgowej mikro-przedsiębiorców. Od 1 lipca 2018 r. bowiem może powstać konieczność przekazania całości ksiąg rachunkowych w formie JPK na wezwanie organów podatkowych. Oznaczać to może konieczność wdrożenia oprogramowania dla pozostałych struktur JPK.

Problematyczne struktury

Z punktu widzenia biura rachunkowego szczególnie problematyczne może okazać się obsługa klientów pod kątem struktury Faktury VAT i Magazyn w formacie JPK. W większości przypadków wszelkie dane sprzedażowe i magazynowe są generowane bezpośrednio w programie sprzedażowym klienta, dlatego też należy zastanowić się nad możliwościami ich importu do posiadanego oprogramowania biura rachunkowego lub też należałoby uzgodnić z klientem, że wygenerowanie JPK w zakresie tych struktur będzie leżało po jego stronie.

Kluczowy czas na wdrożenie

Odpowiednie dostosowanie do nowych wymogów w zakresie JPK może wymagać od biura rachunkowego lub jego klientów zakupu nowego oprogramowania lub odpowiedniej aktualizacji. Idealnie byłoby, gdyby dane generowane z poszczególnych systemów klienta mogły zostać automatycznie zaimportowane i zintegrowane w systemie biura rachunkowego. Należy również pomyśleć o przeszkoleniu pracowników. Procesy przygotowawcze mogą zająć sporo czasu, w zależności od aktualnie posiadanych rozwiązań informatycznych i zakresu oraz stopnia skomplikowania operacji gospodarczych prowadzonych przez klienta.

Inwestycja w efektywność

Dla biura rachunkowego wymogi w zakresie JPK mogą spowodować znaczny wzrost pracochłonności w zakresie obsługi klientów, jeżeli dane biuro zdecyduje się np. na przepisywanie danych otrzymanych od klientów w celu wygenerowania wymaganych struktur JPK. Dlatego też warto przeanalizować wszystkie opcje i już teraz wraz z klientami pomyśleć o wdrożeniu najlepszych rozwiązań. Nowe obowiązki można bowiem wykorzystać dla rozwoju biura rachunkowego, inwestycji w nowoczesne rozwiązania i zwiększeniu efektywności pracy.