W poprzednim artykule omówiliśmy metody automatyzacji procesów sprzedażowych przy wykorzystaniu usługi Businesslink, komunikującej się z platformą KSeF Ministerstwa Finansów. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku faktur zakupu firmy, ponieważ faktura sprzedaży wystawiona i zarejestrowana w KSeF, jest natychmiast dostępna w KSeF dla nabywcy towaru lub usługi. Dla firm, które w okresie do wejścia powszechnego obowiązku korzystania z KSeF wyraziły chęć korzystania z KSeF, data otrzymania faktury przez nabywcę równa się dacie nadania numeru KSeF faktury.
W związku z tym, w okresie wejścia w życie powszechnego obowiązku korzystania z KSeF, wszystkie faktury zakupu wystawione w KSeF dla firmy będą dostępne do pobrania na tej platformie. Natomiast w okresie przejściowym, do czasu wejścia tego obowiązku, będzie to dotyczyć tylko faktur wystawionych przez dostawców, którzy dobrowolnie będą korzystać z KSeF. Należy podkreślić, że odbiorcy mogą w tym okresie nie wyrazić zgody na otrzymywanie faktur od dostawców za pośrednictwem KSeF. W takiej sytuacji dostawcy będą zobowiązani, poza wystawieniem faktur w KSeF, dostarczyć je takim odbiorcom inną metodą, na przykład tradycyjną.
Odbieranie faktur zakupu z KSeF
Skoncentrujmy się jednak na sytuacji, w której zarówno sprzedawca, jak i odbiorca korzystają z KSeF. Ci z Państwa, którzy zapoznali się z poprzednim artykułem domyślają się już zapewne, jakie korzyści płyną z dostępu do swoich faktur zakupu na platformie KSeF za pośrednictwem usługi Businesslink. Będzie ona automatycznie, okresowo sprawdzać czy na platformie KSeF nie pojawiły się nowe, wystawione na firmę faktury. Jeżeli tak, automatycznie je pobierze i przeniesie do bufora dokumentów importowanych w programie zarządzania sprzedażą i magazynami WAPRO Mag oraz w programach finansowo-księgowych, WAPRO Fakir lub WAPRO Kaper.
Wspomniany bufor dokumentów importowanych w programie należy traktować jako integralny element usługi Businesslink. Bufor dokumentów łączy usługę Businesslink niezależnie z programem zarządzania sprzedażą i magazynami oraz z księgami programu finansowo-księgowego. Jednak ze względu na to, że dopiero KSeF wymusza wystawianie faktur w postaci ustrukturyzowanych plików XML, dopiero teraz pojawiła się możliwość przeprowadzenia pełnej analizy faktur przez wspomniane wyżej programy.
Bufor dokumentów w każdym przypadku, poza oczywiście importem faktur zakupu za pośrednictwem Businesslinka, spełnia inne zadania.
Faktury zakupu pobrane z KSeF w WAPRO Mag
W programie zarządzania sprzedażą i magazynami jego zadania polegają na pełnej automatyzacji przygotowania i rejestracji zakupu towarów handlowych. Daje to następujące możliwości:
- Weryfikacja wystawionych na firmę faktur
- Wiązania, w kontekście każdego dostawcy, nowej pozycji faktury zakupu towaru z własną nazwą
- Zatwierdzania importowanych faktur do przeniesienia do rejestrów programu
- Przenoszenia zatwierdzonych dokumentów do rejestrów programu
- Odbierania załączników do faktur
Faktury zakupu pobrane z KSeF w WAPRO Fakir i WAPRO Kaper
Zadanie bufora importowanych z Businesslink dokumentów w programach finansowo-księgowych jest inne. Dostępne są między innymi takie funkcje:
- Rozdzielanie pobranych dokumentów pomiędzy zarejestrowane w programie firmy – dotyczy biur rachunkowych
- Ustalanie typu importowanych faktur
- Przetwarzanie faktur w postać księgową, tj. grupowanie odpowiednich pozycji faktur w pozycje księgowe
- Dekretowanie pobranych z KSeF faktur zakupu
- Zatwierdzanie dokumentów do przeniesienia do ksiąg
- Przenoszenie faktur do ksiąg
- Udostępnianie podglądu faktur zakupu w postaci oryginalnej oraz w postaci księgowej
Sztuczna inteligencja jako pomoc dla księgowego
Bufor dokumentów w programach finansowo-księgowych zostanie dodatkowo wyposażony w mechanizmy sztucznej inteligencji (AI), które będą analizować całą zawartość faktur zakupu. Na tej podstawie AI będzie próbować wstępnie przetworzyć faktury w postać księgową oraz wstępnie je dekretować. W początkowym okresie większy ciężar będzie spoczywał na księgowym, ale z czasem program będzie zapamiętywał sposób, w jaki podobne dokumenty zostały wcześniej zadekretowane i na tej podstawie będzie mógł robić to coraz precyzyjniej. Mechanizmy analityczne bufora będą stale rozwijane, ponieważ docelowo bufor stanie się centrum wprowadzania dokumentów w obu programach finansowo-księgowych.
Dlaczego warto zastosować Businesslink do odbierania faktur z KSeF?
Po uruchomieniu w firmie KSeF, usługa Businesslink razem z buforem importowanych dokumentów znacznie usprawni pracę osób obsługujących systemy logistyczne oraz finansowo-księgowe.
WAPRO Mag – zarządzanie sprzedażą i magazynami
- Skrócenie do niezbędnego minimum czasu upływający od momentu wystawienia faktury przez dostawcę do zarejestrowania zakupu w programie magazynowym
- Obsługę całego procesu przetwarzania faktur zakupowych w dobrze znanym programie
- Wyeliminowanie obsługi papierowych faktur zakupu towarów handlowych od krajowych dostawców, w tym uciążliwego rejestrowania ich w programie
- Pełną automatyzację rejestrowania zakupu od stałych krajowych dostawców (faktur oraz dokumentów magazynowych), poprzez wykorzystanie automatycznego konwertowania nazw pozycji asortymentowych dostawcy na własne nazwy
- Zmniejszenie ilości popełnianych błędów podczas ręcznego rejestrowania dokumentów
WAPRO Fakir oraz WAPRO Kaper – programy finansowo-księgowe
- Skrócenie do niezbędnego minimum czasu upływającego od momentu wystawienia faktury przez dostawcę do zaksięgowania jej w programie finansowo-księgowym
- Rejestrację faktur zakupu, obsługiwanych przez KSeF, wyłącznie w programie finansowo-księgowym
- Wyeliminowanie obsługi papierowych faktur zakupu od krajowych dostawców, w tym rejestrowania ich w programie
- Wyeliminowanie operacji związanych z przesyłaniem, odbieraniem, sortowaniem dokumentów, konwertowaniem w postać zdatną do odczytania przez programy finansowo-księgowym. Szczególnie wyraźnie będzie to odczuwalne w biurach rachunkowych, w których wszystkie faktury zakupu klientów biura rachunkowego po prostu automatycznie trafią do odpowiednich firm
- Bezbłędny odczyt 100% treści dokumentu umożliwi pełniejszą interpretację treści dokumentów w systemie finansowo-księgowym oraz zdecydowanie zmniejszy możliwość popełnienia błędów
- Wstępne, automatyczne zadekretowanie zdecydowanej większości faktur zakupu skróci czas potrzebny na ich zaksięgowanie
- Praktyczne wyeliminowanie papierowych faktur zakupu
Wersja próbna? Już wkrótce!
Już niedługo w programach WAPRO będzie można uruchomić usługę Businesslink w wersji próbnej w wariancie BIURO dla biur rachunkowych. O szczegółach będziemy informować.
