Za nami ostatnia seria spotkań przedstawicieli Ministerstwa Finansów z przedsiębiorcami w ramach konsultacji społecznych Krajowego Systemu e-Faktur. W ostatnim tygodniu omawiano szczegółowe rozwiązania dotyczące wykorzystania systemu przez jednostki administracji samorządowej oraz kwestie związane z etapowym wdrażaniem i informowaniem o KSeF podmiotów zainteresowanych.
Harmonogram prac
Jedną z istotniejszych informacji, jaką Ministerstwo przekazało w ostatnim tygodniu jest uzupełnienie harmonogramu dotyczącego dalszych prac nad KSeF.
W połowie marca 2024 r. Ministerstwo ma przedstawić projekty rozwiązań legislacyjnych, które będą poddawane dalszym konsultacjom w grupach roboczych. W projektach tych będą zawarte szczegółowe informacje dotyczące m.in. certyfikatów użytkowników oraz trybu awarii. Koniec prac legislacyjnych zaplanowany jest na koniec czerwca br.
Format faktury ustrukturyzowanej
Ministerstwo nadal podtrzymuje niechęć do zmiany formatu faktury ustrukturyzowanej.
Etapowe wdrażanie KSeF
Oddzielnym blokiem tematycznym konsultacji było etapowanie wdrożenia systemu KSeF. Ministerstwo zaznaczyło, że nie przychodzi z gotowym rozwiązaniem i chętnie wysłucha wszystkich pomysłów. Ze strony uczestników pojawiały się głosy proponujące wdrażanie KSeF etapami, analogicznie jak w przypadku JPK VAT (czyli wg podziału na duże, średnie i małe przedsiębiorstwa), jednak większość osób zabierających głos opowiedziała się za wprowadzeniem wszystkich podmiotów w tym samym czasie. Podstawową korzyścią takiego rozwiązania jest brak konieczności weryfikowania, do której z kategorii przedsiębiorców należy odbiorca faktury. Jednocześnie zaznaczono, aby dodatkowe obowiązki wynikające z wprowadzenia systemu (np. zamieszczanie nr KSeF jako identyfikatora płatności w przelewach) zostały przesunięte na kolejny etap.
Jednym z ciekawszych pomysłów, nad którym Ministerstwo Finansów obiecało się pochylić, jest wprowadzenie obowiązku KSeF z wydłużonym obowiązkiem wysyłki wystawionej faktury. W takim scenariuszu faktura byłaby uznana za wystawioną zgodnie z wykazaną na niej datą, a podatnicy mieliby obowiązek wysłania jej do KSeF w ciągu kilku kolejnych dni. Okres ten w miarę działania systemu miałby być skracany aż do zrealizowania obecnych założeń.
Termin obowiązkowego KSeF
Podczas konsultacji uczestnicy konsultacji jednoznacznie zaznaczyli, że ich zdaniem nie powinien to być styczeń 2025 r., w związku z pracami dotyczącymi zakończenia roku (np. inwentaryzacje) oraz wdrożeniem kolejnego obowiązku, jakim jest cykliczne raportowanie pliku JPK_KR dla przedsiębiorców prowadzących pełną księgowość.
Uprawnienia
Podmioty samorządu terytorialnego, które mają liczne jednostki podległe, zgłosiły zastrzeżenia dotyczące obecnego systemu nadawania uprawnień.
Ich zdaniem jest on mało intuicyjny i zbyt skomplikowany do zarządzania dla dużych podmiotów z rozbudowaną strukturą oddziałów, w których wyznaczany jest główny administrator KSeF (przydziela uprawnienia administratorom poszczególnych jednostek). Ministerstwo Finansów obiecało zweryfikować problem w oparciu o konkretne przypadki użycia uprawnień i wprowadzenie niezbędnych zmian. Szef KAS przekaże także do urzędów skarbowych prośbę o jak najszybsze procedowanie składanych deklaracji ZAW-FA czy NIP-2, aby nie miały miejsca opóźnienia analogiczne do obecnych.
Wystawianie faktur dla podmiotów trzecich
Dotychczasowe rozwiązanie wprowadzone przez twórców KSeF zakłada, że w przypadku faktur wystawianych na rzecz podmiotów trzecich (oddziałów firm czy jednostek zależnych samorządu terytorialnego takich jak szkoły, przedszkola itp.), w dodatkowych polach dotyczących podmiotu trzeciego mają pojawić się dane bezpośrednio identyfikujące oddział.
Problemem staje się jednak sytuacja, w której taka informacja nie zostanie zawarta, ponieważ zmusza ona pracowników do ręcznego przyporządkowywania faktury do konkretnej jednostki już poza systemem KSeF. Ministerstwo jednoznacznie zaznaczyło, że nie wprowadzi obowiązku wypełniania w pliku ustrukturyzowanym pola Podmiot 3. Jedną z propozycji ułatwienia obsługi takich dokumentów jest umożliwienie oddzielnego odbierania tylko dokumentów bez wskazanego podmiotu trzeciego, co w obecnej konstrukcji systemu nie jest możliwe. Wskazano też na konieczne rozszerzenie systemu KSeF o umożliwienie przyporządkowywania faktur do danego oddziału.
Faktury B2C
Podobnie jak na poprzednich spotkaniach, dużą uwagę przykładano do problemów jakie stwarza konieczność rozróżniania podmiotów prowadzących i nieprowadzących działalności gospodarczej oraz przeniesienie odpowiedzialności za nieprawidłową identyfikację podmiotu na rzecz wystawiającego.
Uczestnicy konsultacji opowiedzieli się za opcją przekazywania przez odbiorców faktury informacji, czy jest ona wystawiana dla podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą, czy dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Na tej podstawie miałoby przebiegać przekazywanie faktur do systemu.
Adnotacja NP
W trakcie konsultacji zwrócono także uwagę na niejednoznaczną konstrukcję pliku JPK w zakresie wykazywania transakcji niepodlegających opodatkowaniu, potocznie nazywanych „stawką NP”.
Obecnie ze struktury pliku wynika, że informacja ta ma być wykorzystywana jedynie w przypadku handlu zagranicznego, co, jak zostało zauważone, jest niewystarczające. Ministerstwo Finansów nie potrafiło jednoznacznie udzielić odpowiedzi czy informacja w pliku ma dotyczyć tylko takich transakcji. Zaznaczono, że ich zdaniem obecnie adnotacja NP w zasadzie nie występuje w obrocie krajowym.
Tryb awarii w oddziałach
Dotychczas przedstawiona koncepcja dotycząca trybu awarii nie uwzględnia możliwości zgłoszenia awarii w jednym z oddziałów firmy.
Tryb awaryjny zawsze dotyczy całego podmiotu niezależnie od tego, czy pozostałe oddziały mają możliwość wystawiania faktur online. Ministerstwo Finansów obiecało przeanalizować opracowywany tryb offline w kontekście wystąpienia awarii tylko w jednym z oddziałów firmy.
Szkolenia i kampania informacyjna
Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że na przełomie kwietnia i maja 2024 r. zostaną uruchomione szkolenia regionalne prowadzone w urzędach skarbowych, które będą obejmowały przede wszystkim techniczne i praktyczne zagadnienia związane z wystawianiem i odbiorem faktur w KSeF, w szczególności z wykorzystaniem narzędzi oferowanych przez Ministerstwo.
Szkolenia te będą adresowane głównie do małych i mikro przedsiębiorstw. Dodatkowo zostanie uruchomiona dedykowana infolinia. Będą odbywały się także cykliczne webinaria poświęcone poszczególnym zagadnieniom lub dedykowane odpowiednim grupom przedsiębiorców.
Na stronach Ministerstwa będą także na bieżąco ukazywać się pytania i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (wraz z datą publikacji lub modyfikacji pojedynczej odpowiedzi). Jedną z podstawowych form komunikacji mają być objaśnienia podatkowe. Podtrzymano również chęć stworzenia kodeksu dobrych praktyk dotyczących KSeF.
Współpraca PEF i KSeF
PEF, czyli Platforma Elektronicznego Fakturowania, przeznaczona do przekazywania faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów pomiędzy wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi, będzie współpracowała z KSeF.
Faktury wystawione w PEF będą automatycznie przekazywane do KSeF, a sam system PEF będzie dostosowany do pobierania i prezentacji informacji właściwych dla KSeF (jak np. nr UPO faktury).
