To co spotkało nas wszystkich nadal stanowi dość duże zaskoczenie. Nagle większość naszych działań zostało przeniesionych do świata wirtualnego, który staraliśmy się racjonalnie dawkować. Nie tylko kontakty z innymi odbywamy za pośrednictwem łącz internetowych, ale również w ten sposób próbujemy ułożyć nasz biznes. Nie jest to proste, zwłaszcza jeżeli nasza działalność operacyjna wymaga pracy wykonywanej przez pracowników, fizycznie i na miejscu. Jeżeli jednak udało nam się wdrożyć w organizacji model pracy zdalnej to nadal musimy mierzyć się z wyzwaniami, które przed chwilą nie istniały.

Podpis elektroniczny

Podpisywanie umów, faktur oraz bieżących dokumentów może powodować pewne problemy. Zwłaszcza, jeśli bierzemy pod uwagę te, które my wysyłamy do naszych kontrahentów, ponieważ to one zapewniają nam bieżące przychody.

Z drugiej strony posiadanie w domu drukarki, skanera oraz pieczątki również wydaje się w niektórych sytuacjach niewygodne. Dokumenty jednak podpisywane są przez dwie lub więcej osób. Przez to wysłanie wynegocjowanej umowy jest niezwykle skomplikowanym procesem.

Wdrożenie w organizacji podpisu elektronicznego stwarza zupełnie nowe możliwości dla naszej działalności. Zwłaszcza, że jest on wykorzystywany nie tylko w zakresie czynności wymienionych powyżej, na potrzeby kontaktów z biznesem, ale również z administracją publiczną. Dzięki jego zastosowaniu nie istnieje problem osobistego składania dokumentów w instytucjach państwowych, ale również drukowania i podpisywania umów czy faktur, nawet przez kilka osób.

Podstawowe zalety podpisu elektronicznego:

• Oszczędność czasu oraz pieniędzy;
• Wygoda używania;
• Możliwość podpisywania dokumentów elektronicznych;
• Szybkość działania;
• Większa trudność w „podrobieniu” w stosunku do tradycyjnego;
• Łatwiejsza weryfikacja wprowadzanych zmian w podpisanych dokumentach;
• Łatwość obsługi urządzeń oraz samego podpisu;
• Eliminacja konieczności przekazywania sobie dokumentów w momencie, kiedy jest to znacznie utrudnione przez odległość lub sytuację epidemiologiczną;
• Możliwość wykorzystywania e-podpisu na urządzeniach przenośnych.

Warto przy okazji wprowadzania do organizacji e-podpisu, zastanowić się nad jego wykorzystaniem nie tylko w odniesieniu do dokumentów księgowych czy zawieranych umów. Szersze spojrzenie na procesy zachodzące w organizacji, pozwoli na usprawnienie wewnętrznych procedur, związanych z generowanymi zaświadczeniami czy potwierdzeniami.

Obsługa e-podpisu

Rozwiązania Asseco Business Solutions przygotowywane są do e-podpisu, zarówno dokumentów wymaganych przepisami, jak i opcjonalnych.  Nasz organizacja od lat korzysta z podpisu elektronicznego, a jednym z jego dostawców jest Asseco Data Systems. Zachęcamy Państwa do tej formy podpisywania dokumentów. Nie tylko ze względu na wygodę, ale również na bezpieczeństwo które w dniu dzisiejszym ma szczególne znaczenie.