Jak prawidłowo planować i ewidencjonować czas pracy?

Kwestie związane z czasem pracy, jego planowaniem i rozliczaniem to jedne z najistotniejszych i najtrudniejszych zagadnień normowanych przez Kodeks Pracy. Trudności sprawiają nie tylko skomplikowany charakter samego zagadnienia, ale również mnogość przypadków, jakie występują w codziennej praktyce.

Z niniejszego artykułu dowiesz się:

• wszystkiego o najważniejszych regulacjach związanych z ewidencją czasu pracy,
• jakie problemy sprawia ewidencja czasu pracy w praktyce,
• jak można usprawnić ewidencję czasu pracy i wyeliminować wiele problemów z tego obszaru.

Kodeks pracy poświęca cały dział szósty na zagadnienia związane z czasem pracy. W ramach tego działu wyróżnionych zostało aż 7 rozdziałów dotyczących szczegółowej tematyki. Do tego dodać należy szereg wykładni publikowanych w prasie fachowej oraz wytyczne Państwowej Inspekcji Pracy, Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Socjalnej, a także wyroki Sądu Najwyższego. Mnogość przepisów oraz ich wykładni może przytłaczać, a przecież każdy z nas, w mniejszym lub większym stopniu, jest uczestnikiem procesów związanych z czasem pracy, zarówno jako podwładny, jak i w niektórych przypadkach ­ jako kierownik. O ile w pierwszym przypadku jest zdecydowanie łatwiej – zwykle nie wymaga się od pracowników szczegółowej znajomości prawa pracy – o tyle w drugim przypadku może być zdecydowanie trudniej.

Przepisy prawne

Artykuł 149 Kodeksu Pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z wykonywaną pracą. Wspomniany artykuł KP nakłada również na pracodawcę obowiązek udostępnienia takiej dokumentacji na żądanie pracownika. W związku z tym pracownik może zwrócić się do pracodawcy z żądaniem przedstawienia dokumentacji związanej z ewidencją czasu pracy mającą wpływ na jego wynagrodzenie.

Kodeks pracy poświęca cały dział szósty na zagadnienia związane z czasem pracy. W ramach tego działu wyróżnionych zostało aż 7 rozdziałów dotyczących szczegółowej tematyki. Do tego dodać należy szereg wykładni publikowanych w prasie fachowej oraz wytyczne Państwowej Inspekcji Pracy, Ministerstwa Rodziny Pracy i Polityki Socjalnej, a także wyroki Sądu Najwyższego. Nic dziwnego więc, że mnogość przepisów oraz ich wykładni może być przytłaczająca.

Rozkład czasu pracy

Zgodnie z wytycznymi zawartymi w art. 129 § 3 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobligowany (poza określonymi wyjątkami) do sporządzenia rozkładu czasu pracy. Rozkład powinien być przygotowany przynajmniej na okres jednego miesiąca. Gotowy rozkład należy przekazać pracownikowi nie później niż na tydzień przed rozpoczęciem pracy w zaplanowanym okresie.

W przypadku stosowania podstawowego systemu czasu pracy, oraz gdy sama praca ma trwać od godziny 8 do 16 w dni robocze, ułożenie planu jest dość proste. Sytuacja zaczyna się komplikować, jeśli w firmie stosuje się równoważny system czasu pracy i dłuższa praca jednego dnia jest rekompensowana krótszym czasem pracy w inne dni. Pozwala to na elastyczne zarządzanie czasem pracy, ale komplikuje samo układanie planu. Pamiętajmy, że pracownicy powinni mieć zaplanowany czas pracy zgodnie z normami, jakie obowiązują dla okresu rozliczeniowego z uwzględnieniem wymiaru czasu pracownika.

Praca i odpoczynek

Przygotowany plan pracy powinien spełniać wszystkie wymogi stawiane przez prawo pracy. Jest ich co najmniej kilka. W Kodeksie pracy warto zwrócić uwagę na niżej wymienione artykuły.

Okresy odpoczynku

• Zgodnie 132. § 1. Pracownikowi przysługuje 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie pracowniczej. Warto pamiętać, że prawo do 11 godzin przerwy przysługuje również wtedy, gdy pracownik pracował dłużej ze względu na nadgodziny. Jeśli dobowy wymiar czasu pracy zostanie wydłużony do 16 godzin, to zgodnie z Art. 136. § 2. odpoczynek powinien co najmniej odpowiadać liczbie przepracowanych godzin.
• Zgodnie z 133. § 1. Pracownikowi przysługuje w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. W przypadku przejścia na inną zmianę (np. kolejny tydzień rozpoczynamy inną zmianą), wspomniany okres może być krótszy, jednak nie krótszy niż 24 godziny. Jeśli praca odbywa się w niedzielę, to odpoczynek może przypadać w innym dniu niż niedziela.
• 147. Jeżeli pracownik ma pracować w niedzielę lub święta, to należy mu zapewnić inne dni wolne w liczbie odpowiadającej co najmniej liczbie niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie. Warto zwrócić uwagę, że musi się to odbyć w okresie rozliczeniowym, a nie w dowolnym czasie.
  Dodatkowego wyjaśnienia wymaga określenie: „w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy przypadających w tym okresie”. Oznacza to, że przeciętnie w okresie tydzień pracy to pięć dni, ale dopuszczalna jest większa liczba dni, o ile uda się zapewnić odpoczynek 11 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu (o których mowa była wcześniej).
• 151 12. Pracownik pracujący w niedziele powinien korzystać co najmniej raz na 4 tygodnie z niedzieli wolnej od pracy. Nie dotyczy to pracownika zatrudnionego w systemie czasu pracy, o którym mowa w art. 144.
• 151 11. § 1. Pracownikowi wykonującemu pracę w niedziele i święta pracodawca jest obowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy.

Praca w niedzielę i święta

Warto poświęcić nieco czasu na omówienie planowania pracy w niedzielę i święta. Dla przypomnienia, zgodnie z Art. 1519. § 2. za pracę w niedzielę uważa się pracę w godzinach od 6 rano w niedzielę do 6 rano w poniedziałek, chyba że u pracodawcy została ustalona inna godzina. W praktyce może to rodzić pewne trudności, należy bowiem pamiętać, że praca w niedziele i święta dozwolona jest tylko wyjątkowo, o czym szczegółowo stanowi Art. 151 10.

Przykład

Może się zdarzyć, że planujemy czas pracy przypadający w godzinach nocnych w sobotę od godziny 23 i kończący się w niedzielę o godzinie 7. W takim przypadku, godzina pracy pomiędzy 6 a 7 rano przypada w dobie niedzielnej. Po pierwsze należy ustalić, czy zgodnie z Art. 151 10 taka praca jest dopuszczalna. Po drugie, jeśli jest, to należy w zamian za niedzielę zaplanować inny dzień wolny.

Godziny nadliczbowe pomiędzy dwiema dobami pracowniczymi

Przykład

Rozważmy rozkład czasu pracy obejmujący dwa dni: poniedziałek – który jest dniem wolnym od pracy dla pracownika – i wtorek, w którym czas pracy zaplanowano w godzinach 8-16. Ze względu na nieprzewidzianą sytuację, pracownik został poproszony o stawienie się we wtorek do pracy dwie godziny wcześniej, czyli na godzinę 6.

Rozpatrując ten przykład należy mieć na uwadze, że doba pracownicza obejmuje kolejne 24 godziny począwszy od 8 rano we wtorek. Poniedziałek był dniem wolnym, w związku z tym nie ustalono dla tego dnia doby pracowniczej. Czas pracy przypadający pomiędzy godzinami 6 a 8 we wtorek rano nie powinien zostać zakwalifikowana jako praca nadliczbowa w dobie pracowniczej, a jako praca nadliczbowa z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy*.

Planowanie czasu pracy

W polskich przedsiębiorstwach ciągle jeszcze najbardziej popularne jest ręczne planowanie i ewidencjonowanie czasu pracy. W efekcie działy kadr wiele czasu poświęcają na przetwarzanie danych związanych z czasem pracy i ich przygotowaniem do przeliczenia listy płac. Przy takiej organizacji pracy łatwiej o błędy, a ponadto proces taki jest dość żmudny i pracochłonny. W mniejszych organizacjach nie stanowi to aż takiego problemu, jednak tam, gdzie duża liczba pracowników pracuje w systemie wielozmianowym, na przykład w branży logistycznej, kurierskiej, czy handlowej, trudności mogą być znaczące.

W wielu firmach za planowanie i rozliczenie czasu pracy odpowiadają kierownicy. W końcu to oni są odpowiedzialni za realizację planów, organizowanie i nadzór pracy w zespołach, a także mają bezpośrednią wiedzę na temat ilości pracowników, jacy są niezbędnie do realizacji wyznaczonych zadań. Większość firm chciałaby skorzystać z tej wiedzy i zaangażować kierowników w planowanie czasu pracy. Z drugiej strony, trudno wymagać od każdego kierownika, aby był ekspertem od prawa pracy, szczególnie, że koncentrują się oni głównie na innych zadaniach. Aby mogli prawidłowo planować i rozliczać czas pracy, potrzebna jest albo specjalistyczna wiedza albo wsparcie.

Poniższy przykład pokazuje, ile czynników musi uwzględnić kierownik planując czas pracy, a przecież swoje obowiązki musi wykonać bezbłędnie i na czas.

Przykład

Przyjrzyjmy się pracy kierownika sklepu, który musi zaplanować czas pracy podwładnym zatrudnionym w równoważnym systemie czasu pracy. Dla przypomnienia: równoważny system czasu pracy normuje art. 135 Kodeksu pracy, który stanowi, że system taki może być stosowany w uzasadnionych przypadkach.

Równoważny system pracy dopuszcza przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, co w przypadku sklepów umożliwia elastyczne planowanie czasu pracy, odpowiadające wahaniom działalności sklepów np. w okresach przedświątecznych. Kierownik sklepu powinien tak zaplanować czas pracy, aby wykorzystać maksymalnie obsadę sklepu – może maksymalnie zaplanować 12 godzin pracy, z zastrzeżeniem, że w kolejnych dniach czas pracy zostanie zrównoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy. Stworzony plan pracy powinien spełniać wszystkie wymogi stawiane przez prawo pracy, a więc np. zapewnić pracownikowi 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie. Ponadto należy zapewniać do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu pracy.

Na tym nie kończy się rola kierownika. W dalszej kolejności dostarcza on informację o czasie pracy do działu płac, który na tej podstawie ustala wynagrodzenia. Pamiętajmy też, że mimo najstaranniej zaplanowanego czasu pracy, zawsze mogą zdarzyć się sytuacje, kiedy pracownik zostanie poproszony o pracę w nadgodzinach, które również mają trafić do działu płac i zostać rozliczone.

Rozpatrując ten przykład należy mieć na uwadze, że doba pracownicza obejmuje kolejne 24 godziny począwszy od 8 rano we wtorek. Poniedziałek był dniem wolnym, w związku z tym nie ustalono dla tego dnia doby pracowniczej. Czas pracy przypadający pomiędzy godzinami 6 a 8 we wtorek rano nie powinien zostać zakwalifikowana jako praca nadliczbowa w dobie pracowniczej, a jako praca nadliczbowa z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy*.

Problemy z ewidencją czasu pracy

Ewidencja czasu pracy wiąże się z szeregiem problemów, jak np.:

• Żmudny proces ewidencji czasu pracy, często opierający się na formularzach papierowych, na podstawie których wyliczane jest następnie wynagrodzenie.
• Duża błędogenność, wynikająca po prostu z ludzkich pomyłek.
• Poprawne ustalenie wynagrodzenia za przepracowany czas pracy.
• Wyliczenie dodatków za nadgodziny.
• Ewidencjonowanie odbiorów nadgodzin.
• Ewidencjonowanie wyjść w celach prywatnych.
• Ewidencja odpracowania wyjść prywatnych (nie stanowi to pracy w nadgodzinach).

Problemy te są ze sobą połączone i wzajemnie na siebie oddziałują, co dodatkowo komplikuje ich obsługę i zwiększa ryzyko popełnienia błędów.

Rozwiązanie: planowanie i ewidencja czasu pracy w formie elektronicznej

Skutecznym rozwiązaniem problemów z ewidencją czasu pracy może być prowadzenie kart ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej. Przepisy wskazują jedynie, w jakim zakresie ewidencja powinna być prowadzona, wybór sposobu ewidencji pozostawiając w gestii pracodawcy. Przepisy prawa pracy nie zakazują prowadzenia kart czasu pracy z zastosowaniem systemów komputerowych.

Nowoczesne systemy ERP to rozwiązania kompleksowe, umożliwiające pełne zarządzanie czasem pracy. Ich funkcje obejmują planowanie czasu pracy, weryfikację planów, a następnie rozliczenie faktycznie przepracowanego czasu pracy z ustaleniem godzin nadliczbowych oraz godzin przepracowanych w porze nocnej.

Powróćmy do kierownika z przykładu powyżej. Wyobraźmy sobie, że wyposażyliśmy go w narzędzie ułatwiające realizację jego zadań związanych z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy. Zamiast mozolnie wypełniać papierowe formularze, posiada on teraz program, w którym może wygodnie planować czas pracy podwładnych. System sam zadba o kontrolę poprawności tworzonych planów i poinformuje planującego o tym, że plan nie spełnia norm prawnych. Po ustaleniu planów, umożliwi ich rozesłanie do pracowników, aby mogli się z nim zapoznać z odpowiednim wyprzedzeniem.

Kiedy plan pracy jest gotowy, ewidencja czasu pracy ograniczy się do rejestracji wyjątków odbiegających od planu, co znacznie zmniejszy zakres pracy wykonywanej przez kierownika.

Nie musi on też przekazywać papierowych dokumentów zawierających ewidencję czasu pracy do działu płac, gdyż te informacje automatycznie trafią do systemu płacowego, gdzie na ich podstawie ustalone zostanie wynagrodzenie. Analogicznie z dodatkiem za nadgodziny: na podstawie ewidencji czasu pracy prowadzonej przez kierownika, system wyliczy dodatek za nadgodziny w przypadku pracy w godzinach nadliczbowych.

Korzyści z elektronicznej ewidencji czasu pracy

Podsumowując, zastosowanie ewidencji czasu pracy z użyciem systemu komputerowego przynosi szereg korzyści, jak np.

• Automatycznie powstaje ewidencja czasu pracy.
• Dane z ewidencji czasu pracy są wykorzystywane do ustalenia wynagrodzenia.
• Szybki dostęp do informacji dla osób z działu HR.
• Informację można łatwo udostępnić podwładnym na portalu pracowniczym.
• Eliminacja błędów wynikających z ręcznego wprowadzania kart pracy.
• Eliminacja błędów związanych z nieprawidłowym planowaniem czasu pracy.
• Wzrost efektywności działu kadr.
• Odciążenie kierowników planujących i rozliczających czas pracy.

* Więcej informacji na ten temat znaleźć można w wyjaśnieniach biura promocji i mediów Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 13 września 2013 r. w sprawie godzin nadliczbowych przypadających pomiędzy dwiema dobami pracowniczymi.