fbpx

Miejski Zakład Komunikacji  Sp. z o.o. w Grudziądzu zoptymalizował realizowane procesy. Uzyskał też szybki dostęp  do informacji zarządczej oraz zredukował  czasochłonność  jej przygotowania. We wprowadzeniu zmian w zarządzaniu transportem miejskim pomógł system Macrologic ERP by Asseco.

MZK Sp. z o.o. w Grudziądzu jest głównym przewoźnikiem na terenie powiatu grudziądzkiego. Zasięgiem swojego działania obejmuje miasto-gminę Grudziądz (powiat grodzki), gminę Grudziądz, gminę Rogóźno (powiat ziemski grudziądzki)  oraz gminę Radzyń Chełmiński.  Historia Zakładu sięga 1896 roku. Wówczas na ulice miasta jako pierwsze wyjechały tramwaje konne. Już w 1899 roku powstała trakcja elektryczna i linia tramwajowa, która dziś przebiega trasą wzdłuż osi miasta. Obecnie autobusy i tramwaje MZK  w Grudziądzu obsługują 17 linii dziennych i 1 linię nocną (wykonując łącznie  2 598 001 wozokilometrów) oraz 6 linii sezonowych.

Zakład dysponuje halą stacji obsługi pojazdów oraz własną stacją paliw. Realizuje zadania zlecone przez miasto-gminę Grudziądz. Odpowiada za zimowe i letnie  utrzymanie dróg, prowadzi punkt selektywnej zbiórki odpadów komunalnych  i zbiórkę odpadów wielkogabarytowych. Spółka organizuje również akcje  związane z usuwaniem skutków zdarzeń nadzwyczajnych (kolizje, wypadki,  klęski żywiołowe). Od roku 2017 prowadzi także ośrodek opieki nad zwierzętami.

Priorytetem dla MZK w Grudziądzu jest świadczenie wysokiej jakości  usług oraz zapewnienie bezpieczeństwa pasażerom. Spółka spełnia rygorystyczne wymogi stawiane firmom przewozowym w ustawie o transporcie  drogowym.

Wyzwanie

Przed wdrożeniem rozwiązania Macrologic ERP MZK w Grudziądzu pracował na systemach, które nie były ze sobą kompatybilne. Istnienie wielu źródeł informacji skutkowało problemami w prawidłowym rozliczaniu kosztów oraz niską wiarygodnością prowadzonych analiz. To z kolei przekładało się na trudność podejmowania trafnych decyzji zarządczych. Zbieranie informacji, ich scalanie i przeliczanie wykonywano „ręcznie”. Skutkiem tego, analiza kosztów oraz przetwarzanie danych potrzebnych do opracowania raportów były procesami skomplikowanymi oraz czasochłonnymi.

W celu bardziej efektywnego zarządzania spółką zdecydowaliśmy się na wprowadzenie w 2014 roku jednego zintegrowanego systemu do zarządzania (klasy ERP), obejmującego także rozwiązanie  do controllingu. Potrzebowaliśmy inteligentnego narzędzia, które przyczyni się do poprawy jakości danych oraz optymalizacji procesów poprzez ich automatyzację — mówi Paweł Maniszewski, prezes zarządu w Miejskim Zakładzie Komunikacji Sp. z o.o. w Grudziądzu.

Szczególnie istotne dla osób zarządzających w MZK w Grudziądzu było szybkie docieranie do informacji na temat kondycji finansowej spółki oraz do wyniku na poszczególnych rodzajach działalności  w celach sprawozdawczych oraz zarządczych.

Oczekiwaliśmy elastycznego rozwiązania, dostosowanego  do naszych potrzeb. Takiego, które skutecznie zintegruje się z programami  do zarządzania zajezdnią i stacją diagnostyczną oraz obsłuży sprzedaż na stacji paliw — dodaje Paweł Maniszewski.

Przebieg wdrożenia

Macrologic rozpoczął wdrożenie od przeprowadzenia wnikliwej analizy wymagań, które następnie zostały zebrane w formie dokumentu. W zapisach z analizy przedwdrożeniowej uwzględniono migrację danych podstawowych kartotek, danych startowych oraz historię związaną z listami płac. Opracowany przez obie strony harmonogram prac podzielony został na etapy, aby rozłożyć w czasie zaangażowanie pracowników MZK  w Grudziądzu.

Moment wprowadzania systemu Macrologic ERP wykorzystaliśmy do tego, by przy doradztwie konsultantów Macrologic wypracowany został nowy plan kont. Miał on uwzględniać możliwości systemu zintegrowanego oraz korzyści z zastosowania narzędzi controllingowych, które pozwalają na uzyskiwanie danych zdecydowanie bardziej szczegółowych niż jest to wymagane w zapisach ustawy  o rachunkowości — wyjaśnia Paweł Maniszewski.

Uruchomieniu systemu towarzyszyła seria szkoleń oraz asysta przy pracy dla użytkowników aplikacji. Zarówno w początkowej fazie użytkowania systemu, jak i podczas późniejszych kluczowych działań (naliczanie list płac, zamykanie rozliczeń miesiąca czy generowanie rozliczeń do raportów controllingowych).

Korzyści

W wyniku wdrożenia systemu controllingowego Klient uporządkował wszystkie procesy realizowane w działaniach operacyjnych. Miało to pozytywne przełożenie na finanse spółki.

Z wykorzystaniem Macrologic ERP Controlling zbudowaliśmy odzwierciedlające naszą specyfikę modele controllingowe. Pozwoliły nam zwiększyć możliwości analityczne w zakresie pozyskiwania danych na temat kosztów prowadzenia poszczególnych działalności. Dzięki zdefiniowanym w modelu wymiarom takim jak: linie, pojazdy, zlecenia, rodzaje działalności czy rodzaje kosztów dokładniej ewidencjonujemy i rozliczamy wszystkie koszty. Ponadto dysponujemy pełniejszą i bardziej szczegółową informacją we wszystkich obszarach funkcjonowania spółki. Mamy możliwość szybkiej sprawozdawczości dla potrzeb wewnętrznych i zewnętrznych, zwłaszcza dotyczących rozliczeń  z Urzędem Miasta Grudziądz. — Informuje Paweł Maniszewski.

W wyniku realizacji projektu MZK w Grudziądzu wprowadził jednolity model pracy nad budżetem oraz automatyczną konsolidację budżetów cząstkowych. Ponadto ma teraz możliwość kontroli realizacji planu, analizowania odchyleń, prognozowania wyniku finansowego — tak spółki, jak i poszczególnych  działalności. W efekcie tego czasochłonność całego procesu budżetowania została znacznie skrócona. Informacja zarządcza jest dostarczana w czasie rzeczywistym, a spółka zwiększyła świadomość kosztową swoich pracowników.

Wdrożenie systemu Macrologic ERP pozwoliło wprowadzić elektroniczny obieg wniosków o zapotrzebowanie. Dzięki temu mogliśmy zastosować działanie wyprzedzające, polegające na kontroli przyszłego kosztu oraz jego zgodności z budżetem na etapie planowania zakupu. Teraz weryfikujemy zasadność i wysokość kosztów przed akceptacją wniosku, a nie w momencie otrzymania faktury zakupu. Takie rozwiązanie w powiązaniu z rejestracją umów długoterminowych realizowanych w ramach zamówienia publicznego pozwala nam także śledzić stan wykonania poszczególnych umów — uzupełnia Paweł Maniszewski.

Realizacja projektu w sposób istotny przyczyniła się do usprawnienia procesów związanych z gospodarką warsztatową spółki. Dotyczyło to w szczególności  zarządzania wyposażeniem taboru i kontrolowania przeglądów okresowych wraz ze szczegółowym rozliczeniem kosztów wykonanych remontów i zleceń.

Wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania procesami zachodzącymi w MZK w Grudziądzu okazało się niezwykle ważną inwestycją. Aktualnie przekłada się ona na wzrost wydajności oraz przejrzystości naszych działań — podsumowuje Paweł Maniszewski.

Rozwiązanie

W skrócie

Producent systemu Macrologic, firma Asseco Business Solutions S.A. spełniła w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, realizowanego w ramach zamówień sektorowych, wszystkie warunki formalne oraz oczekiwania funkcjonalne wobec narzędzia.

W wyniku przeprowadzonego projektu Asseco Business Solutions zaimplementowało w Miejskim Zakładzie Komunikacji w Grudziądzu rozwiązania Macrologic ERP w następującym zakresie:

Główne korzyści:

  • szybki dostęp do informacji zarządczej,
  • usprawniony i zautomatyzowany proces budżetowania,
  • wsparcie w rozliczaniu kosztów,
  • redukcja czasochłonności przygotowania raportów i sprawozdań,
  • gwarancja poprawności danych,
  • wsparcie dla gospodarki warsztatowej,
  • możliwość większej kontroli kosztów  w wyniku zastosowania elektronicznego obiegu informacji.