Co do zasady, biała lista podatników VAT miała pomóc firmom w weryfikacji wiarygodności ich kontrahentów. Przedsiębiorcy mogą na niej sprawdzić, czy ich kontrahent jest zarejestrowany dla potrzeb VAT. Mogą także potwierdzić jego aktualny numer rachunku bankowego. W rzeczywistości jednak przysporzyła ona firmom dodatkowych, często czasochłonnych obowiązków.

Jak przedsiębiorca powinien sprawdzać swoich dostawców i kontrahentów na białej liście podatników?

 Zgodnie z przepisami ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (a szczególnie art. 88) przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT jedynie od faktury, którą wystawił zarejestrowany podatnik. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien każdorazowo sprawdzić każdego swojego kontrahenta wystawiającego mu fakturę. W praktyce jest to proces czasochłonny, żmudny i wymagający dokładności. Ważny jest także przemyślany sposób dokumentowania dopełnienia obowiązku weryfikacji kontrahentów na białej liście.

Przedsiębiorca, który otrzymuje od swojego kontrahenta fakturę do opłacenia powinien w pierwszej kolejności zająć się sprawdzeniem jego statusu na białej liście podatników VAT.

W tym celu powinien skorzystać z internetowej wyszukiwarki podatników, która znajduje się pod adresem https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka. Po wpisaniu numeru identyfikacyjnego podatnika, zazwyczaj numeru NIP lub REGON, uzyska dostęp do wszelkich informacji o aktualnym statusie podatnika na dzień złożenia zapytania. Aby sprawdzić, jaki status miał podatnik w innym dniu, przedsiębiorca musi dokładnie przeanalizować dostępne na liście dane i samodzielnie ustalić status kontrahenta na interesujący go dzień.

Ponadto przedsiębiorca musi pamiętać, żeby za każdym razem zapisać unikalny identyfikator wyszukiwania lub wydrukować jego potwierdzenie. Następnie zarchiwizować je, tak by w razie kontroli szybko odnaleźć niezbędne dokumenty. W przypadku przedsiębiorstw współpracujących z dziesiątkami czy setkami kontrahentów, powyższe działania z przysparzają dodatkowej pracy i kłopotów organizacyjnych.

W jaki sposób dobry system ERP może wspierać przedsiębiorców w sprawdzaniu ich kontrahentów?

Dobry system ERP może wydatnie wesprzeć przedsiębiorców w realizacji ich obowiązków związanych z weryfikacją statusu każdego kontrahenta na białej liście podatników VAT. System taki, poprzez API, czyli specjalny mechanizm integracji oferowany przez Ministerstwo Finansów, automatycznie łączy się z białą listą podatników VAT, co stwarza zupełnie nowe możliwości weryfikacji kontrahentów i płatności w firmach.

• Po pierwsze system ERP umożliwia weryfikację statusu kontrahenta na tzw. “żądanie”, czyli dla pojedynczego, wybranego dostawcy czy faktury. Można tego dokonać za pomocą specjalnego przycisku. Możliwej jest to na różnych etapach pracy z fakturą czy z kartoteką kontrahentów, nawet w momencie wystawiania deklaracji VAT7. System wyświetla wówczas status danego kontrahenta, powiadamiając, czy jest on zarejestrowanym płatnikiem podatku VAT.
• Po drugie firmy, które korzystają z systemów ERP mogą też liczyć na automatyzację całego procesu. Oznacza to, że proces weryfikacji kontrahentów zachodzi samoistnie, niejako w tle innych prac. Rozpoczynając dany dzień pracy przedsiębiorca dysponuje już pełną informacją o aktualnym statusie swoich kontrahentów. Ponadto, w chwili wprowadzania do systemu nowych faktur, system automatycznie dokonuje sprawdzenia ich wystawców i powiadamia o tym przedsiębiorcę.
• Po trzecie system inteligentnie przetwarza informacje o kontrahentach zawarte na białej liście podatników VAT. Są to np. data wykreślenia lub przywrócenia rejestracji podatnika – i porównuje je do dat widniejących na sprawdzanych fakturach.

 Korzyści z zastosowania systemów ERP w firmach

Dobry system ERP przede wszystkim daje firmom pewność, że każdy kontrahent został drobiazgowo sprawdzony. To pozwala uniknąć sankcji za płatności dokonywane na rzecz niewłaściwych podmiotów i umożliwia odpowiednie rozliczenie kosztów uzyskania przychodów. W przypadku kontroli przedsiębiorca ma też pewność, że w szybki i łatwy sposób odszuka potwierdzenia weryfikacji statusów poszczególnych kontrahentów. System ERP archiwizuje bowiem odpowiednie potwierdzenia wyszukiwania i umożliwia dostęp do nich zarówno z poziomu każdego kontrahenta i jak i każdej faktury.

Podsumowanie

Automatyzacja, oszczędność czasu i bezpieczeństwo z pewnością przemawiają za wykorzystywaniem w firmach dobrych systemów ERP. Mogą one wspomóc przedsiębiorców w obowiązkowym sprawdzaniu swoich kontrahentów. Usprawniają także procesy płatności w firmach poprzez weryfikację numerów rachunków widniejących na fakturach.