Paperless. Prowadź swój biznes z cyfryzacją procesów

Paperless jest jednym z trzech filarów strategii Asseco Business Solutions. Dwa pozostałe to Anywhere, czyli mobilny dostęp do systemu ERP oraz Genius, który wprowadza sztuczną inteligencję do procesów biznesowych. Współcześnie te trzy składniki decydują o rynkowym sukcesie każdego przedsiębiorstwa. Pierwszym, koniecznym krokiem jest cyfryzacja dokumentów i procesów. Zostań Paperless z Asseco i uwolnij się od papieru, aby wykorzystać nowe możliwości rozwoju Twojego biznesu.

Czy firma może obejść się bez papieru?

Czy tylko papier zapewnia wiarygodne świadectwo, że jakieś zdarzenie lub proces miał miejsce? Oczywiście, że nie. Dokumenty cyfrowe, sygnowane podpisem elektronicznym są tak samo ważne, jak papierowe. Digitalizacja procesów od kilku lat nie jest już ciekawostką dla pasjonatów cyfryzacji, lecz codzienną praktyką. Wystarczy zastanowić się, w jakiej postaci są sprzedawane bilety (kolejowe, lotnicze, na koncerty), ile spraw można załatwić w urzędach, korzystając z Profilu Zaufanego czy aplikacji mObywatel. Również w firmach funkcjonuje wiele dokumentów elektronicznych: wnioski urlopowe, dokumenty ZUS, deklaracje podatkowe PIT, a także zwolnienia lekarskie.

Podane przykłady można potraktować jako zachętę do wykonania kolejnego kroku na ścieżce prowadzącej do całkowitego uwolnienia się od papieru w firmach i organizacjach. Digitalizacja procesów w firmie to wyzwanie i szansa. Możesz ułatwić sobie zadanie, korzystając ze sprawdzonego w systemach ERP od Asseco rozwiązań typu Paperless.

4 kroki do biznesu #paperless

Paperless jest elementem składowym flagowych produktów Asseco: Wapro ERP, Macrologic ERP i Softlab ERP. Ważnym etapem transformacji cyfrowej jest digitalizacja posiadanych dokumentów. Cyfrowa postać danych umożliwia automatyzację wielu procesów biznesowych.

1. SEOD

SEOD (System Elektronicznego Obiegu Dokumentów) zapewnia płynny przepływ dokumentów pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za ich obsługę. Automatycznie powiadamia o koniecznych do wykonania czynnościach i przesuwa dokument na kolejną pozycję w obiegu – aż do załatwienia sprawy.

2. Businesslink

Businesslink wysyła i odbiera dokumenty: zamówienia, faktury, załączniki. Aplikacja dostarcza dokumenty do odbiorcy i potwierdzenia odbioru do nadawcy. Masz możliwość konwertowania dokumentów na format używany przez odbiorcę, co pozytywnie wpływa na wzajemne relacje. Businesslink dostarcza automatycznie faktury do KSeF (Krajowy System eFaktur), odbiera potwierdzenia, a następnie informuje klientów, że faktura została wystawiona.

Obsługa faktury jest przykładem automatyzacji i digitalizacji procesów w Businesslink. Aplikacja automatycznie importuje dokument z KSeF. Faktura trafia do bufora dokumentów w systemie ERP, gdzie automatycznie określany jest jej typ (na podstawie danych nagłówkowych). Jeżeli w buforze znajdują się podobne dokumenty, system proponuje przypisanie przetwarzanej fakturze analogicznej kategorii i schematu dekretacji. Jeżeli nie ma odpowiedniego dokumentu, rozpoczyna się analiza danych w fakturze. Następne etapy to: grupowanie pozycji, automatyczna dekretacja, weryfikacja i zatwierdzenie (przez uprawnioną osobę). Proces kończy się zaksięgowaniem faktury w systemie. Na podobnej zasadzie obsługiwane są umowy, wnioski, podania itp.

3. Portal HR

Portal HR zapewnia łatwą i szybką, w dużym stopniu zautomatyzowaną obsługę procesów kadrowych oraz wymianę informacji pomiędzy pracownikami a działem HR. Wszystko bez jednej kartki zadrukowanego papieru. Każda zatrudniona osoba ma stały dostęp do informacji HR – o nieobecnościach, wynagrodzeniu, urlopach, benefitach czy PPK.

Menedżerowie korzystają z ułatwień w obsłudze wniosków premiowych i mogą w każdej chwili uzyskać niezbędne informacje o podległych pracownikach: komplet danych o absencjach, siatkę płac, informacje o przypisaniu wyposażenia. Znika problem ze stosami papierowych dokumentów. System dostarcza informacji i odpowiada na większość pytań, które w tradycyjnym modelu prowadzenia spraw pracowniczych pochłaniają długie godziny mozolnej pracy wielu ludzi.

4. Podpis elektroniczny SimplySign

To komfortowa alternatywa dla podpisu odręcznego. Umożliwia sygnowanie wszystkich dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie z poziomu aplikacji klienckiej na smartfonie lub innym urządzeniu mobilnym.

Jakie korzyści daje digitalizacja procesów biznesowych?

Niezależnie od prowadzonej działalności i zakresu wykorzystania możliwości pakietu Paperless, digitalizacja procesów biznesowych przynosi szereg wymiernych korzyści:

• zwiększenie wydajności pracy – możesz obsłużyć większą liczbę klientów bez zwiększania zatrudnienia, a nawet uwolnić zasoby ludzkie i przekierować pracowników do nowych zadań;
• obniżenie kosztów – optymalizujesz koszty druku (zakupu sprzętu, materiałów eksploatacyjnych, energii elektrycznej, serwisu), archiwizowania (serwer zastępuje kosztowne i mało komfortowe fizyczne archiwum), przesyłania tradycyjną pocztą, niszczenia, kopiowania, odtwarzania;
• ułatwienie integracji z partnerami – elektroniczny obieg dokumentów upraszcza i przyspiesza nie tylko procesy wewnątrz organizacji, lecz także współpracę z podmiotami zewnętrznymi;
• wzrost konkurencyjności – szybkie i wolne od błędów załatwianie spraw oznacza wzrost zadowolenia klientów i kontrahentów, co przekłada się na wzrost konkurencyjności i lepsze wyniki finansowe;
• zniesienie barier lokalizacyjnych – bez problemu komunikujesz się i wymieniasz dokumentami z pracownikami i kontrahentami, którzy akurat znajdują się w lokalizacjach oddalonych od siedziby firmy lub świadczą pracę zdalnie;
• lepsza kontrola – w każdej chwili zlokalizujesz potrzebny dokument i sprawdzisz etap jego obsługi;
• większe bezpieczeństwo danych – dokumenty elektroniczne nie niszczą się, nie gubią i są znacznie trudniejsze do przejęcia przez osoby nieuprawnione,
• pełna dostępność dokumentów – uprawniona osoba ma natychmiastowy dostęp do niezbędnych dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie;
• standaryzacja dokumentów i procesów – korzystasz z ujednoliconych wzorów dokumentów, których obsługa odbywa się w zgodzie z ustalonymi regułami, dzięki czemu masz porządek w dokumentacji i minimalizujesz ryzyko błędów w zapisach;
• personalizacja i zaangażowanie – digitalizacja procesów w firmie zmienia relacje z pracownikami: zmniejsza się biurokracja, a jednocześnie rośnie osobiste zaangażowanie, a w efekcie zacieśniają się związki z firmą;
• zmniejszenie śladu węglowego – rezygnacja z papieru znacząco obniża ślad węglowy tworzenia i obsługi dokumentacji firmowej.

Długa lista korzyści dowodzi niezbicie, że biznes bez papieru jest nie tylko możliwy, ale wręcz konieczny. Cyfryzacja dokumentów i procesów daje istotne oszczędności, jest przejawem odpowiedzialnej postawy wobec wyzwań ekologicznych i otwiera nowe ścieżki rozwoju. Rozpocznij nowy rozdział w historii swojego biznesu i zostań #paperless z Asseco Business Solutions!