Plan kont może pełnić istotną funkcję oraz ułatwiać zarządzanie firmą poprzez prowadzenie analiz biznesowych. Ważne jest, by był skrojony na miarę wielkości danej organizacji i jej biznesu. Odpowiednio rozbudowany, ale nie w większym zakresie, niż jest to konieczne. Jego rolę w firmie powinni przede wszystkim docenić zarządzający.

Niestety plan kont jest jeszcze często niedoceniany przez wiele przedsiębiorstw. Uznaje się go za narzędzie księgowych, konieczne do sporządzenia kalkulacji podatków, przygotowania sprawozdania finansowego czy analizy rozrachunków. Tymczasem dobrze zbudowany plan kont to nie tylko możliwość sprawnej realizacji ustawowych obowiązków. To także narzędzie, które pozwala na różnego rodzaju analizy biznesowe, istotne w podejmowaniu decyzji dotyczących prowadzonej działalności.

Jaka rolę może spełniać plan kont w firmie? W małej i średniej wielkości przedsiębiorstwach plan kont może służyć jako dedykowane, podstawowe narzędzie do analizy poszczególnych linii biznesowych czy produktowych. W dużej wielkości firmach plan kont doskonale sprawdzi się przy wstępnej ocenie sytuacji finansowej i majątkowej poszczególnych obszarów działania. Pomoże także przy ocenie struktury ich kosztów oraz majątku.

Jak budować plan kont?

Plan kont pozwala przedsiębiorcom na uzyskanie kluczowej wiedzy dotyczącej poszczególnych obszarów biznesu lub linii produktowych czy usługowych. Analityka planu kont powinna zawierać informacje zarówno o wynikach dotyczących danej linii, ale również o zasobach majątkowych zaangażowanych w dany obszar. Tego typu wiedza może być kluczowa zarówno dla osób zarządzających danym podmiotem, jak i menedżerów odpowiedzialnych za jego poszczególne obszary. Wydaje się, że powyższe stwierdzenie jest banalne.  Co ciekawe, na rynku  nadal istnieją podmioty, które nie doceniają i nie uzyskują tego typu informacji.

Kolejnym krokiem jest budowa dalszej analityki w oparciu o to, co chcemy wiedzieć o danej linii biznesowej. Często poszczególne linie dzielą się też na mniejsze – i w takim przypadku warto rozbudować analitykę również o tą wiedzę. Mając dostęp do informacji o wynikach, czy zasobach majątkowych danych linii biznesowych, z pewnością warto też sprawdzić, jakie czynniki mają największy wpływ na wynik, w tym są najbardziej kosztotwórcze.

Przy tak zbudowanym planie kont otrzymujemy podstawową, ale często wystarczającą wiedzę o poszczególnych obszarach naszego biznesu, w ramach zarządzanego podmiotu. Dostajemy informacje o wygenerowanych przychodach i kosztach naszych linii biznesowych. Potrafimy odpowiedzieć na pytanie, które z przychodów czy kosztów wpłynęły najbardziej znacząco na wynik. Znamy też zasoby majątkowe potrzebne do wygenerowania tego wyniku. Zatem przechodząc od ogółu, czyli od wyników poszczególnych linii biznesowych, do szczegółu, czyli poprzez np. rodzaj kosztów do jego źródła (listy płac, faktury), potrafimy powiedzieć o biznesie wszystko, co jest potrzebne do podjęcia odpowiednich decyzji. Warto też wspomnieć, że koszt takiej analizy jest stosunkowo niewysoki.

Struktura – pomoc w budowaniu raportów

Poza zakresem tego, co ma się znaleźć w poszczególnych analitykach czy też wymiarach/cechach naszego planu kont, ważna jest również jego struktura – aby była ona łatwa i przejrzysta, a co za tym idzie pomocna w budowaniu raportów biznesowych. Ważne jest zatem, aby budowa planu kont zarówno bilansowych, jak i wynikowych posiadała tę samą strukturę, mimo różnorodności biznesów. Jednorodność taka pozwala na łatwą analizę poszczególnych obszarów i małą czasochłonność przy przechodzeniu od ogółu do szczegółu. Łatwo ją też wdrożyć w całym przedsiębiorstwie, ponieważ każda z osób – menedżerowie, osoby merytoryczne czy też pracownicy nie mający profesjonalnej wiedzy o planie kont, działają według tego samego schematu w ramach planu kont.

Ponadto rozbudowa kont analitycznych powinna zapewniać ocenę działania poszczególnych linii biznesowych, ale na takim poziomie szczegółowości, aby nie zakłócać tej analizy. Krótko mówiąc, nie powinniśmy przesadzać z rozbudowywaniem analityk planu kont. Dalsze analizy należy prowadzić albo w oparciu o wymiary lub cechy, albo o bardziej rozbudowane narzędzia analityczne typu Business Intelligence (BI). Zbyt rozbudowany plan kont zaspokoi nasz apetyt na wiedzę o danych liniach biznesowych. W praktyce okaże się jednak, że jest niezrozumiały dla większości osób. Również tych dokonujących opisów analitycznych dokumentów źródłowych. W konsekwencji, dane źródłowe będą przekłamane. Raporty analityczne z kolei – dostarczą szeroką wiedzę na temat biznesu, ale nie odzwierciedlą rzetelnego obrazu sytuacji majątkowej i finansowej poszczególnych linii. Budujmy analitykę dostosowaną do naszego biznesu pamiętając, by dostarczała kluczową wiedzę o nim w oparciu o rzetelne dane źródłowe.

Jakie raporty może zaoferować dobry plan kont? 

Poprawnie zbudowany plan kont, z odpowiednim poziomem analityk, pozwala na dostarczenie kluczowej wiedzy o prowadzonych obszarach biznesowych. Informacje te dostępne są zarówno dla osób zarządzających na najwyższym poziomie, jak i menedżerów odpowiedzialnych za poszczególne linie. Jego efektem są raporty, które można łatwo wygenerować i na ich podstawie podejmować odpowiednie działania. Analityka biznesowa może pomóc przedsiębiorstwu uzyskać następujące – gotowe i wiarygodne raporty z takich obszarów jak m.in:

• wyniki finansowe obrazujące dynamikę związaną z kosztami i przychodami w ramach poszczególnych linii biznesowych,
• kontrola wykorzystania budżetów,
• analizy kosztowe w ramach poszczególnych obszarów działania,
• posiadane zasoby majątkowe w poszczególnych liniach biznesowych oraz efektywność ich wykorzystania,
• wiele innych w zależności od potrzeb zarządzających.

W przypadku grup kapitałowych również warto wykorzystać plan kont, jako narzędzie analizy poszczególnych linii biznesowych. W takim przypadku ważne jest, aby wszystkie spółki w grupie posiadały tę samą strukturę planu kont. Analityki w poszczególnych biznesach nie powinny nakładać się na siebie, jeśli prowadzony rodzaj biznesu pomiędzy podmiotami różni się od siebie. Odpowiednio zbudowany plan kont w grupie kapitałowej nie tylko pozwoli na wzrost efektywności i ułatwienia przy sporządzaniu konsolidacji sprawozdań finansowych, ale również usprawni analizę poszczególnych linii biznesowych. Tym samym raportowanie na poziomie grupy będzie również dużo łatwiejsze. Zapewni także analizę zbliżoną do tej, którą będziemy prowadzić w ramach poszczególnych podmiotów.

Systemy finansowo-księgowe

Sposób budowania planu kont jest uzależniony od wielu czynników. Podstawowym jest z pewnością system finansowo-księgowy, którym dysponujemy lub będziemy dysponować. Często takie oprogramowanie narzuca rozwiązania w budowie analityk kont bilansowych czy też wynikowych. Próba ich dostosowania do naszej wizji planu kont jest albo niemożliwa albo kosztowna. Ma na to wpływ pracochłonność i brak możliwości zmian we własnym zakresie.

Programy do zarządzania firmą są najczęściej rozbudowanymi systemami. Posiadają zaawansowane narzędzia analityczne lub współpracujące z takimi rozwiązaniami, przeznaczonymi dla największych korporacji lub tzw. pudełkowe dla najmniejszych przedsiębiorstw. Na rynku znajduje się wiele bardziej elastycznych programów. Dają one możliwości zmiany planu kont często we własnym zakresie lub z niewielkim udziałem informatyków. Ich cechą jest szeroka gama alternatywnych rozwiązań. Przeznaczone są one dla firm, które cenią sobie oprogramowanie funkcjonalne, pozwalające w dużym zakresie na samodzielność przy realizacji wizji planu kont dla swojego biznesu, oferujące szeroki wachlarz możliwości zarówno w zakresie tworzenia planu kont, jak i raportowania.

Jaki system zarządzania firmą wybrać dla swojego biznesu?

Jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie nie ma. Często korporacje mają narzucone oprogramowanie, z którego mają korzystać. Otrzymują również wytyczne  w jaki sposób ma być zbudowany plan kont i z jakich narzędzi analitycznych podmiot musi korzystać.

Mając możliwość wyboru, warto przede wszystkim zwrócić uwagę na elastyczność systemu informatycznego w tworzeniu planu kont. Z uwagi na różnorodność modeli biznesowych powinniśmy sami móc stworzyć własny plan kont w oparciu o model naszego biznesu, uwzględniając to co chcemy o nim naprawdę wiedzieć. Zdarza się, że systemy narzucają nawet liczbę cyfr kont syntetycznych. Uniemożliwiają też stosowanie liter lub znaków nie będących alfanumerycznymi. Dobre oprogramowanie często, poza samym planem kont, oferuje także jego rozwinięcie w postaci cech czy wymiarów. Buduje plan kont głównie dla potrzeb sprawozdawczości finansowej, kalkulacji podatków oraz podstawowych analiz biznesowych. Poprawia tym samym przejrzystość systemu. Jednocześnie tworzy  do każdego zapisu lub do zapisów na wybranych kontach tzw. wymiary czy cechy. Pozwalają na bardziej zaawansowaną analizę przy pomocy dodatkowych często nieskomplikowanych raportów. Ich poziom szczegółowości, daje szerokie możliwości analityczne poszczególnych biznesów w podmiocie.