Koniec roku to czas, w którym firmy dokonują corocznej inwentaryzacji. Jest to istotny aspekt systemu kontroli wewnętrznej w każdej jednostce, dlatego warto proces ten przeprowadzić w sposób właściwy. Oto subiektywna lista najważniejszych zasad, którymi należy się kierować.
Zrób to rzetelnie, bo to jest dla Ciebie korzystne.
Inwentaryzacja to ważny element kontroli nad majątkiem, a nie przykry obowiązek wymagany przez prawo. Brak rzetelnej inwentaryzacji grozi poważnymi stratami w majątku spółki oraz rozbieżnościami pomiędzy ewidencją księgową a faktycznym stanem posiadania. W dłuższej perspektywie może to zakłócić sprawnemu funkcjonowaniu jednostki i narazić ją na dodatkowe koszty.
Zaplanuj i przemyśl ten proces
Do inwentaryzacji należy się odpowiednio przygotować. Zadbaj o to, aby komisje spisowe zostały należycie poinstruowane, a miejsca spisowe uporządkowane. Warto także sharmonizować spis z procesami, które odbywają się w jednostce, aby nie kolidowały z inwentaryzacją. Celowo jest również wyznaczyć dodatkową komisję do wyrywkowej kontroli spisanych ilości. Proces i zasady inwentaryzacji warto również omówić z biegłym rewidentem odpowiedzialnym za badanie sprawozdania finansowego. Obecność biegłego na spisie dodatkowo zwiększa jego jakość.
Inwentaryzacja to nie tylko spis zapasów
Dość częstym błędem jest przekonanie, że inwentaryzacji polega tylko na weryfikacji składników aktywów obrotowych – liczenie zapasów i rozesłanie potwierdzeń sald należności + raz na cztery lata inwentaryzacja środków trwałych. Tymczasem zgodnie z ustawą o rachunkowości inwentaryzować należy wszystkie składniki aktywów i pasów. Istotne znaczenie ma tutaj inwentaryzacja kont księgowych – należy przejrzeć wszystkie salda i zweryfikować czy ich wartości są prawidłowe (zazwyczaj poprzez inwentaryzację z dokumentów).
Inwentaryzację powinny dokonywać osoby, które nie są odpowiedzialne za przedmiot spisu, ani takim osobom nie podlegają służbowo
Jeśli inwentaryzacji dokonuje osoba, która za dany składnik odpowiada, to istnieje ryzyko, iż spis może nie być rzetelny – występuje zjawisko autokontroli. Powinna tego dokonywać komisja, której skład osobowy zapewni obiektywność spisu. Osoba odpowiedzialna powinna, rzecz jasna, asystować i udzielać niezbędnej pomocy i wyjaśnień.
Zawieś obrót na czas spisu
Sytuacja, w której podczas spisu produkcja „idzie pełną parą” lub występuję ciągła dostawa i odbiór towarów bardzo utrudnia sprawne przeprowadzenie spisu. Może się okazać, że kontrolna weryfikacja po spisie będzie niemal niemożliwa, jeśli dane składniki zapasów znajdują się już w zupełnie innym miejscu lub w innym procesie. Wstrzymanie obrotu pozwoli usprawnić proces i uniknąć chaosu.
Spisujący nie mają wglądu w stany magazynowe
Wydaje się to oczywiste, ale nie zawsze jest przestrzegane. Jeśli jednak liczący mają informację ile powinno być zliczone zgodnie ze stanem z przed spisu, to jest duże ryzyko, że taką ilość będą chcieć spisać, nawet jeśli faktyczna ilość będzie inna. Warto jeszcze zwrócić uwagę, że komisja powinna dokonywać spisu skłądników aktywów w sposób uporządkowany, regał po regale. Liczenie wg ewidencji księgowej może skutkować, że te zapasy, których nie ujęto w ewidencji nie zostaną spisane.
Rozlicz inwentaryzację i wyciągnij wnioski
Wyniki inwentaryzacji dają sporo materiału do analizy. Prawidłowo wyciągnięte z niej wnioski są kluczem do osiągnięcia celu inwentaryzacji. Należy się zastanowić, dlaczego wystąpiły różnice. Czy odpowiada za to konkretny człowiek czy cały system? Znaczące rozbieżności mogą wskazywać na istotne niedociągnięcia w organizacji jednostki lub w nadzorze nad procesami, które się w niej odbywają.
